Proceso de licitación de compras
Proceso editable de licitación de compras en carriles: de “Aprobar el alcance y la vía de licitación” a “¿Ofertas recibidas en plazo y conformes?” y a un resultado documentado. Incluye roles, vías de excepción y evidencias.
¿Qué es proceso de licitación de compras?
El flujo empieza en “Aprobar el alcance y la vía de licitación”. Los dos pasos siguientes, “Publicar o invitar según las reglas de licitación” y “Gestionar las preguntas de los licitadores y las adendas”, reúnen la información necesaria para decidir con fundamento. El diagrama asigna cada traspaso a un rol y conserva las evidencias al cierre.
Las decisiones principales son “¿Ofertas recibidas en plazo y conformes?” y “¿Evaluación y aprobaciones completas?”. La primera rama conduce a rechazar la oferta tardía o no conforme según las reglas publicadas; la segunda puede exigir resolver conflictos, aclaraciones o carencias de puntuación. Si no puede resolverse, el caso puede terminar en “Cancelar la licitación y avisar a los licitadores”. Adapta los pasos de publicación, apertura y plazo de suspensión a las reglas que se aplican a tu organización.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Aprobar el alcance y la vía de licitación, seguido de publicar o invitar según las reglas de licitación.
- “¿Ofertas recibidas en plazo y conformes?” con una ruta para rechazar la oferta tardía o no conforme según las reglas publicadas.
- Cerrar la licitación y registrar las ofertas, y evaluar las ofertas técnicas y las ofertas comerciales, como traspasos separados entre proveedor y áreas internas.
- “¿Evaluación y aprobaciones completas?” con resolución de conflictos, aclaraciones o carencias de puntuación cuando la decisión no se cumple. Una decisión aparte puede terminar en “Cancelar la licitación y avisar a los licitadores”.
- Consolidar las puntuaciones y las declaraciones de conflicto, aprobar la recomendación de adjudicación, y avisar a los licitadores y conservar el expediente de licitación como cierre controlado.
Cuándo usar esta plantilla
- Úsalo para acordar quién es responsable de “Aprobar el alcance y la vía de licitación” y qué información necesita el siguiente rol.
- Úsalo cuando la respuesta a “¿Ofertas recibidas en plazo y conformes?” no esté clara o las decisiones se tomen fuera del registro.
- Úsalo para hacer visible “Avisar a los licitadores y conservar el expediente de licitación” en una auditoría o en una revisión operativa.
Cómo funciona
Asigna a los responsables de decisión
Sustituye los carriles Responsable del negocio, Compras, Proveedor, Comité de evaluación y Aprobador por tus funciones reales. Mantén al responsable de “¿Ofertas recibidas en plazo y conformes?” separado de quien lo solicita cuando tus reglas de autoridad lo exijan.
Configura las decisiones
Adapta los pasos de publicación, apertura y plazo de suspensión a las reglas que se aplican a tu organización. Define qué evidencia basta para “¿Evaluación y aprobaciones completas?” y quién puede autorizar una excepción.
Conecta los registros posteriores
Vincula el aviso a los licitadores y la conservación del expediente de licitación con el pedido de compra, el contrato, la ficha del proveedor o el caso operativo que corresponda. Fija las fechas de conservación y revisión según tu política documental.
Preguntas frecuentes
¿Qué incluye la plantilla de licitación de compras?
Cubre aprobar el alcance y la vía de licitación, gestionar las preguntas de los licitadores y las adendas, evaluar las ofertas técnicas y las ofertas comerciales, y avisar a los licitadores y conservar el expediente de licitación, con tres decisiones etiquetadas y vías de repetición.
¿Se pueden cambiar las reglas de decisión?
Sí. Adapta los pasos de publicación, apertura y plazo de suspensión a las reglas que se aplican a tu organización. Edita las etiquetas de las decisiones, los carriles y las vías de retorno antes de usar el diagrama en tu organización.
¿Qué evidencias conviene conservar?
Conserva los datos de entrada de “¿Ofertas recibidas en plazo y conformes?”, las evidencias de “¿Evaluación y aprobaciones completas?”, las aprobaciones o decisiones de excepción y el registro de cierre: “Avisar a los licitadores y conservar el expediente de licitación”.
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso sigue a Proceso de abastecimiento estratégico y da paso a Proceso de evaluación de ofertas.
Viene antes
- Proceso de abastecimiento estratégico — Diagrama de carriles editable del abastecimiento estratégico: de «Identificar el gasto o la necesidad futura» a «¿Vía de abastecimiento y competencia justificadas?» y un resultado documentado, con roles, excepciones y evidencias.
Viene después
- Proceso de evaluación de ofertas — Diagrama editable del proceso de evaluación de ofertas, de «Fijar criterios de evaluación y declaraciones de conflicto de intereses» a «¿Oferta técnicamente conforme?» y un resultado documentado. Con roles, excepciones y evidencias.