Ausschreibungsprozess in der Beschaffung
Bearbeitbare Swimlane für den Ausschreibungsprozess in der Beschaffung von „Umfang und Ausschreibungsweg freigeben“ über „Sind die Angebote fristgerecht eingegangen und regelkonform?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
Was ist ausschreibungsprozess in der beschaffung?
Der Workflow beginnt bei „Umfang und Ausschreibungsweg freigeben“. Die nächsten beiden Schritte, „Nach Ausschreibungsregeln veröffentlichen oder einladen“ und „Bieterfragen und Nachträge verwalten“, liefern die Informationen für eine belastbare Entscheidung. Das Diagramm weist jede Übergabe einer Rolle zu und hält die Nachweise zum Abschluss fest.
Die wichtigsten Entscheidungen sind „Sind die Angebote fristgerecht eingegangen und regelkonform?“ und „Sind Bewertung und Freigaben abgeschlossen?“. Der erste Zweig führt zu „Verspätetes oder nicht konformes Angebot nach veröffentlichten Regeln ablehnen“; der zweite kann „Interessenkonflikte, Klärungsbedarf oder Bewertungslücken lösen“ erfordern. Lässt sich das nicht klären, kann der Fall bei „Ausschreibung aufheben und Bieter benachrichtigen“ enden. Passen Sie die Schritte für Veröffentlichung, Öffnung und Stillhaltefrist an die Regeln an, die für Ihre Organisation gelten.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- „Umfang und Ausschreibungsweg freigeben“, gefolgt von „Nach Ausschreibungsregeln veröffentlichen oder einladen“.
- „Sind die Angebote fristgerecht eingegangen und regelkonform?“ mit einem Weg zu „Verspätetes oder nicht konformes Angebot nach veröffentlichten Regeln ablehnen“.
- „Ausschreibung schließen und Angebote erfassen“ und „Technische und kommerzielle Angebote bewerten“ als getrennte Übergaben zwischen Lieferanten und internen Stellen.
- „Sind Bewertung und Freigaben abgeschlossen?“ mit „Interessenkonflikte, Klärungsbedarf oder Bewertungslücken lösen“, wenn die Entscheidung negativ ausfällt. Eine weitere Entscheidung kann bei „Ausschreibung aufheben und Bieter benachrichtigen“ enden.
- „Bewertungen und Interessenkonflikterklärungen zusammenführen“, „Zuschlagsempfehlung freigeben“ und „Bieter benachrichtigen und Vergabeakte aufbewahren“ als kontrollierter Abschluss.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Nutzen Sie es, um zu klären, wer „Umfang und Ausschreibungsweg freigeben“ verantwortet und welche Informationen die nächste Rolle braucht.
- Nutzen Sie es, wenn die Antwort auf „Sind die Angebote fristgerecht eingegangen und regelkonform?“ unklar ist oder Entscheidungen außerhalb der Aufzeichnung fallen.
- Nutzen Sie es, um „Bieter benachrichtigen und Vergabeakte aufbewahren“ in einem Audit oder einer Betriebsprüfung sichtbar zu machen.
So funktioniert es
Entscheidungsverantwortliche zuweisen
Ersetzen Sie die Bahnen Fachbereich, Einkauf, Lieferant, Bewertungsgremium und Freigebender durch Ihre tatsächlichen Funktionen. Halten Sie den Verantwortlichen für „Sind die Angebote fristgerecht eingegangen und regelkonform?“ vom Antragsteller getrennt, wo Ihre Befugnisregeln das verlangen.
Entscheidungen konfigurieren
Passen Sie die Schritte für Veröffentlichung, Öffnung und Stillhaltefrist an die Regeln an, die für Ihre Organisation gelten. Definieren Sie, welcher Nachweis für „Sind Bewertung und Freigaben abgeschlossen?“ genügt und wer eine Ausnahme genehmigen darf.
Nachgelagerte Aufzeichnungen verbinden
Verknüpfen Sie „Bieter benachrichtigen und Vergabeakte aufbewahren“ mit der zugehörigen Bestellung, dem Vertrag, dem Lieferantendatensatz oder dem betrieblichen Vorgang. Legen Sie Aufbewahrungs- und Prüffristen nach Ihrer Dokumentenrichtlinie fest.
Häufig gestellte Fragen
Was enthält die Vorlage für den Ausschreibungsprozess?
Sie umfasst „Umfang und Ausschreibungsweg freigeben“, „Bieterfragen und Nachträge verwalten“, „Technische und kommerzielle Angebote bewerten“ und „Bieter benachrichtigen und Vergabeakte aufbewahren“, mit drei beschrifteten Entscheidungen und Nacharbeitswegen.
Lassen sich die Entscheidungsregeln ändern?
Ja. Passen Sie die Schritte für Veröffentlichung, Öffnung und Stillhaltefrist an die Regeln an, die für Ihre Organisation gelten. Passen Sie Beschriftungen der Entscheidungen, Swimlanes und Rückwege an, bevor Sie das Diagramm in Ihrer Organisation einsetzen.
Welche Nachweise sollten aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die Eingaben für „Sind die Angebote fristgerecht eingegangen und regelkonform?“, die Belege hinter „Sind Bewertung und Freigaben abgeschlossen?“, Freigaben oder Ausnahmeentscheidungen und den Abschlussnachweis „Bieter benachrichtigen und Vergabeakte aufbewahren“ auf.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen folgt dieser Prozess auf Strategischer Beschaffungsprozess und übergibt an Prozess der Angebotsbewertung.
Kommt davor
- Strategischer Beschaffungsprozess — Bearbeitbarer strategischer Beschaffungsprozess als Swimlane-Diagramm von „Ausgaben oder künftigen Bedarf identifizieren“ über „Beschaffungsweg und Wettbewerb begründet?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
Kommt danach
- Prozess der Angebotsbewertung — Editierbare Swimlane zur Angebotsbewertung von „Bewertungskriterien und Interessenkonflikterklärungen festschreiben“ über „Angebot technisch konform?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.