Prozess der Angebotsbewertung
Editierbare Swimlane zur Angebotsbewertung von „Bewertungskriterien und Interessenkonflikterklärungen festschreiben“ über „Angebot technisch konform?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.
Was ist prozess der angebotsbewertung?
Der Workflow beginnt bei „Bewertungskriterien und Interessenkonflikterklärungen festschreiben“. Die beiden folgenden Schritte, „Zulässige Angebote unter kontrolliertem Zugriff öffnen“ und „Technische Antwort und Nachweise bewerten“, schaffen die Informationsgrundlage für eine belastbare Entscheidung. Das Diagramm weist jede Übergabe einer Rolle zu und bewahrt die Nachweise zum Abschluss auf.
Die wichtigsten Tore sind „Angebot technisch konform?“ und „Stützen kaufmännische und Risikoprüfung die Vergabe?“. Der erste Zweig führt zum Dokumentieren des Ausschlusses oder zu einer zulässigen Klärung; der zweite kann ein finales Angebot anfordern oder das Risiko eskalieren. Lässt sich das nicht lösen, kann der Fall bei „Angebot ausschließen und Bewertungsgrund festhalten“ enden. Halten Sie technische, kaufmännische und Risikonachweise vor der Zusammenführung getrennt nachvollziehbar.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Bewertungskriterien und Interessenkonflikterklärungen festschreiben, gefolgt von zulässige Angebote unter kontrolliertem Zugriff öffnen.
- „Angebot technisch konform?“ mit einem Weg zum Dokumentieren des Ausschlusses oder zur zulässigen Klärung.
- Preis und Gesamtkosten auf gemeinsamer Basis vergleichen sowie Lieferantenrisiko und Compliance prüfen als getrennte Übergaben an Lieferanten und interne Stellen.
- „Stützen kaufmännische und Risikoprüfung die Vergabe?“ mit finalem Angebot anfordern oder Risiko eskalieren, wenn die Entscheidung negativ ausfällt. Eine eigene Entscheidung kann bei „Angebot ausschließen und Bewertungsgrund festhalten“ enden.
- Unabhängige Bewertungen zusammenführen, bestes bewertetes Angebot zur Freigabe empfehlen und Bewertungsbögen, Klärungen und Entscheidung aufbewahren als kontrollierter Abschluss.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Nutzen Sie es, um zu vereinbaren, wer „Bewertungskriterien und Interessenkonflikterklärungen festschreiben“ verantwortet und welche Informationen die nächste Rolle braucht.
- Nutzen Sie es, wenn die Antwort auf „Angebot technisch konform?“ unklar ist oder Entscheidungen außerhalb der Aufzeichnung fallen.
- Nutzen Sie es, um „Bewertungsbögen, Klärungen und Entscheidung aufbewahren“ in einem Audit oder einer Betriebsprüfung sichtbar zu machen.
So funktioniert es
Weisen Sie Entscheidungsverantwortliche zu
Ersetzen Sie die Bahnen Einkauf, Technisches Gremium, Kaufmännischer Analyst, Risikoprüfung und Freigebende durch Ihre tatsächlichen Funktionen. Halten Sie die verantwortliche Person für „Angebot technisch konform?“ vom Anfordernden getrennt, wenn Ihre Befugnisregeln das verlangen.
Konfigurieren Sie die Tore
Halten Sie technische, kaufmännische und Risikonachweise vor der Zusammenführung getrennt nachvollziehbar. Definieren Sie, welche Nachweise für „Stützen kaufmännische und Risikoprüfung die Vergabe?“ ausreichen und wer eine Ausnahme genehmigen darf.
Verbinden Sie nachgelagerte Aufzeichnungen
Verknüpfen Sie die Aufbewahrung von Bewertungsbögen, Klärungen und Entscheidung mit der zugehörigen Bestellung, dem Vertrag, dem Lieferantendatensatz oder dem Vorgang. Legen Sie Aufbewahrungs- und Überprüfungsfristen nach Ihrer Dokumentenrichtlinie fest.
Häufig gestellte Fragen
Was enthält die Vorlage zum Prozess der Angebotsbewertung?
Sie umfasst das Festschreiben von Bewertungskriterien und Interessenkonflikterklärungen, die Bewertung der technischen Antwort und Nachweise, die Prüfung von Lieferantenrisiko und Compliance sowie das Aufbewahren von Bewertungsbögen, Klärungen und Entscheidung, mit drei beschrifteten Entscheidungen und Nacharbeitswegen.
Lassen sich die Entscheidungsregeln ändern?
Ja. Halten Sie technische, kaufmännische und Risikonachweise vor der Zusammenführung getrennt nachvollziehbar. Passen Sie Beschriftungen der Tore, Swimlanes und Rückwege an, bevor Sie das Diagramm in Ihrer Organisation einsetzen.
Welche Nachweise sollten aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die Eingaben zu „Angebot technisch konform?“, die Nachweise hinter „Stützen kaufmännische und Risikoprüfung die Vergabe?“, Freigaben oder Ausnahmeentscheidungen sowie die Abschlussaufzeichnung auf: „Bewertungsbögen, Klärungen und Entscheidung aufbewahren“.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen folgt dieser Prozess auf RFQ-Prozess: Ablaufdiagramm für Preisanfragen und übergibt an Flussdiagramm Lieferantenauswahl mit gewichteter Bewertung.
Kommt davor
- RFQ-Prozess: Ablaufdiagramm für Preisanfragen — Bearbeitbares Swimlane-Diagramm des RFQ-Prozesses: von „Beschaffbare Spezifikation definieren“ über „Ausreichend konforme Angebote?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.
- RFP-Prozess: Ablaufdiagramm für Ausschreibungen — Bearbeitbares Swimlane-Diagramm des RFP-Prozesses: von „Ergebnis und Leistungsumfang definieren“ über „Angebote vollständig und zulässig?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.
- Ausschreibungsprozess in der Beschaffung — Bearbeitbare Swimlane für den Ausschreibungsprozess in der Beschaffung von „Umfang und Ausschreibungsweg freigeben“ über „Sind die Angebote fristgerecht eingegangen und regelkonform?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
Kommt danach
- Flussdiagramm Lieferantenauswahl mit gewichteter Bewertung — Vorlage für ein Flussdiagramm zur Lieferantenauswahl: Longlist, RFI und Shortlist, gewichtete Angebotsbewertung, Referenzen, Gesamtkostenvergleich und Vergabeempfehlung.