Prozessfamilie
Beschaffung bis Zahlung: sechs Vorlagen von Bedarf bis Lieferantenzahlung
Die Purchase-to-Pay-Kette als sechs verknüpfte Flussdiagramme: Bedarfsanforderung, Bestellung, Wareneingang, Drei-Wege-Abgleich, Rechnungsfreigabe und Zahlungsfreigabe, ergänzt um P2P-Übersichten, Lieferanten-Onboarding und Einkauf.
Purchase-to-Pay führt von einem festgestellten Bedarf bis zur bezahlten Lieferantenrechnung. Die sechs Vorlagen folgen der Dokumentübergabe: Aus Anforderung wird Bestellung, Bestellung wird mit Wareneingang und Rechnung abgeglichen, die freigegebene Rechnung geht in die Zahlung. Gesamtübersichten, Lieferanten-Onboarding und Einkauf ergänzen die Kette.
Die Kette beginnt mit einer kontierten und budgetgeprüften Anforderung und endet mit einer doppelt freigegebenen Bankzahlung. Lieferung und Wareneingang erzeugen den Beleg für den Wareneingang; der Drei-Wege-Abgleich vergleicht ihn mit Bestellung und Rechnung. Danach folgen Kontierung, Wertfreigabe und Zahlungsfreigabe.
Fehler entstehen zwischen den Belegen: Bestellung nach Lieferung, fehlender Wareneingang, doppelte Rechnung oder manipulierte Bankdaten. Toleranzabweichungen bleiben im Eigentum einer zuständigen Rolle, Rechnungsfreigabe prüft Dubletten und Lieferantenrückfragen, Zahlungsfreigabe trennt Ersteller und Bankfreigabe. Der Zahllauf selbst ist Teil von dem vollständigen Kreditorenzyklus.
Die P2P- und ERP-Übersichten zeigen den Gesamtzyklus; Lieferanten-Onboarding liefert Stammdaten und rückbestätigte Bankverbindungen, der Einkauf führt in Beschaffung und Vertrag. Rechnungskontrollen laufen weiter in der Kreditorenbuchhaltung, die Grundentscheidung über Ausgaben in der Ausgabensteuerung. Wareneingang mit ASN und WMS wird im Lagerwareneingang vertieft.
Die Abfolge
Schritt 1: Prozessdiagramm für die Bestellanforderung (BANF)
Prozessdiagramm für die Bestellanforderung: Spezifikation und Kontierung, Budgetprüfung, Genehmigung nach Wertgrenze, Prüfung durch den Einkauf und ein sauber begrenztes Eilverfahren.
Schritt 2: Flussdiagramm für den Bestellprozess (P2P)
Flussdiagramm für den Bestellprozess: Bestellanforderung, Budgetprüfung, Genehmigungsgrenzen, Angebote, Bestellung, Wareneingang, Dreiwege-Abgleich und Zahlung.
Schritt 3: Flussdiagramm Wareneingangsprozess: von der Anlieferung zum Beleg
Flussdiagramm für den Wareneingangsprozess an der Rampe: Zeitfenster, Belegprüfung gegen die Bestellung, Zählung und Schadensprüfung, Schadensmeldung, Wareneingangsbeleg und Einlagerung.
Schritt 4: Flussdiagramm für den Drei-Wege-Abgleich
Flussdiagramm für den Drei-Wege-Abgleich von Lieferantenrechnung, Bestellung und Waren- oder Leistungszugang mit Toleranzkontrollen und Klärfällen.
Schritt 5: Rechnungsfreigabe: Flussdiagramm für Eingangsrechnungen
Vorlage für die Rechnungsfreigabe als Swimlane-Diagramm: Erfassung, Dublettenprüfung, Drei-Wege-Abgleich mit Bestellung und Wareneingang, Kontierung, Freigabe nach Wertgrenze, Klärfälle, Buchung und Zahlung.
Schritt 6: Flussdiagramm für die Zahlungsfreigabe
Flussdiagramm für Zahlungsfreigaben: Zahlungsvorschlag, Prüfung der Lieferantenbankdaten, Freigabe nach Vollmacht, Doppelzeichnung bei der Bank, Buchung und Abstimmung.
Ebenfalls Teil dieser Familie
- Flussdiagramm Purchase-to-Pay (P2P): vom Bedarf bis zur Zahlung — Flussdiagramm für den Purchase-to-Pay-Prozess vom Bedarf bis zum bezahlten Lieferanten: Anforderung, Budget und Genehmigungsgrenze, Vertragsprüfung, Bestellung, Wareneingang, Dreiwegeabgleich, Rechnungen ohne Bestellung und Zahllauf.
- Purchase-to-Pay (P2P): Vorlage für den Prozessablauf — Auditsichere Vorlage für den Purchase-to-Pay-Prozess (P2P), von der Bestellanforderung bis zur Zahlung, mit Freigabeworkflow und Versionierung. Für ERP-Teams, die den Kreditorenprozess dokumentieren.
- Kreditorenbuchhaltung: Flussdiagramm des gesamten Prozesses — Flussdiagramm für den gesamten Kreditorenprozess: Rechnungseingang über alle Kanäle, Lieferantenstammdaten, Dubletten- und Bestellprüfung, Klärfälle, Zahllauf, Saldenabstimmung und Abgrenzung zum Periodenabschluss.
- Lieferanten-Onboarding: Vorlage für das Prozessdiagramm — Prozessdiagramm für das Lieferanten-Onboarding mit Bahnen für Bedarfsträger, Einkauf, Recht, Finanzen und Sicherheit: von der Lieferantenanfrage bis zum Eintrag in der Liste freigegebener Lieferanten.
- Flussdiagramm für den Beschaffungsprozess — Beschaffungsprozess als durchgängiges Flussdiagramm: Bedarf und Leistungsbeschreibung, Eigenfertigung oder Zukauf, Budgetfreigabe, Ausschreibung oder Abruf, Zuschlag, Vertrag, Lieferung und Bewertung.
- Source-to-Pay-Prozess — Bearbeitbarer Source-to-Pay-Prozess als Swimlane-Diagramm von „Bedarf, Umfang und Budgetverantwortlichen definieren“ über „Beschaffungsweg und Budget genehmigt?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmepfaden und Nachweisen.
- Strategischer Beschaffungsprozess — Bearbeitbarer strategischer Beschaffungsprozess als Swimlane-Diagramm von „Ausgaben oder künftigen Bedarf identifizieren“ über „Beschaffungsweg und Wettbewerb begründet?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
- Beschaffungs-RFI-Prozess — Bearbeitbare Swimlane für den Beschaffungs-RFI-Prozess von „Fähigkeits- oder Marktunbekannte identifizieren“ über „Decken die Antworten den Informationsbedarf ab?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
- RFQ-Prozess: Ablaufdiagramm für Preisanfragen — Bearbeitbares Swimlane-Diagramm des RFQ-Prozesses: von „Beschaffbare Spezifikation definieren“ über „Ausreichend konforme Angebote?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.
- RFP-Prozess: Ablaufdiagramm für Ausschreibungen — Bearbeitbares Swimlane-Diagramm des RFP-Prozesses: von „Ergebnis und Leistungsumfang definieren“ über „Angebote vollständig und zulässig?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.
- Ausschreibungsprozess in der Beschaffung — Bearbeitbare Swimlane für den Ausschreibungsprozess in der Beschaffung von „Umfang und Ausschreibungsweg freigeben“ über „Sind die Angebote fristgerecht eingegangen und regelkonform?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
- Prozess der Angebotsbewertung — Editierbare Swimlane zur Angebotsbewertung von „Bewertungskriterien und Interessenkonflikterklärungen festschreiben“ über „Angebot technisch konform?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.
- Bestelländerungsprozess — Bearbeitbare Swimlane für den Bestelländerungsprozess von „Änderungsanfrage zu Preis, Menge oder Termin entgegennehmen“ über „Liegt die Änderung innerhalb der vereinbarten Toleranz und des Umfangs?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
- Ablaufdiagramm für die Bestellüberwachung und -beschleunigung — Bearbeitbares Swimlane-Diagramm zur Beschleunigung von Bestellungen: von „Bestellung mit nahendem Bedarfstermin erkennen“ über „Lieferung gefährdet?“ bis zum dokumentierten Ergebnis, mit Rollen, Ausnahmewegen und Nachweisen.
- Management von Lieferantenverzögerungen — Bearbeitbarer Prozess für Lieferantenverzögerungen als Swimlane-Diagramm von „Verzögerungsmeldung oder verpassten Meilenstein erfassen“ über „Verzögerung gefährdet kritische Zusage?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
In diesen Branchen im Einsatz
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