流程系列

采购到付款流程：从申请到供应商付款的六份模板

六张相连流程图构成采购到付款链：采购申请、采购订单、收货、三方匹配、发票审批和付款审批，并配有 P2P 总览、供应商上线和采购流程。

采购到付款是从识别需求到支付供应商的运营周期。六份模板按单据实际交接排序：申请转为订单，订单与收货和发票核对，获批发票进入付款放行；端到端 P2P 总览、供应商上线和采购流程则并列补充。

链条从已编码并完成预算检查的申请开始，到双重放行的银行付款结束。获批申请经采购审核转为采购订单；供应商按订单交付，收货月台通过 货物收货 记录到货。发票随后在 三方匹配 中与订单和收货核对，按金额编码审批，并在付款审批控制下进入付款批次。每份模板都承接前一份产出的单据。

P2P 的失效发生在单据之间：货到后才开订单、收货未过账导致发票冻结、同一发票经两条渠道重复付款，或款项转入未经核实的账户。申请和订单在承诺前建立预算与授权关口，三方匹配冻结超出公差的差异，发票审批负责重复检查和供应商问询，付款审批将编制人与银行双重放行分开。实际付款批次位于 完整应付账款周期 内，付款审批是其放行关口。

两份总览图描绘完整周期：采购到付款流程图和面向 SOX、SOC 2 穿行测试的 ERP P2P 流程。应付账款周期包含付款批次和期末应计，供应商上线建立主数据与回电核实的银行信息，采购流程则把需求带入寻源、招标、授标和合同。发票控制延续至 应付账款，采购是否发生由 支出治理 决定；带 ASN 和 WMS 的仓库收货则在入库流程中展开。

流程顺序

  1. 第 1 步: 请购与审批流程图

    请购流程图：规格说明与科目填写、预算检查、直属经理与门槛以上审批、采购复核，以及一条定义清楚的紧急快速通道。

  2. 第 2 步: 采购订单流程图（采购到付款）

    采购订单流程图：请购、预算检查、审批权限门槛、供应商比价、开立采购订单、收货登记、三单匹配与付款放行。

  3. 第 3 步: 收货流程图（从卸货口到收货单）

    卸货口的收货流程图：预约到货时段、对照采购订单核对单据、清点与验损、承运商索赔、开具收货单以及上架入库与移交财务。

  4. 第 4 步: 三方匹配流程图

    用于比对供应商发票、采购订单及货物或服务收货记录的三方匹配流程图，涵盖容差控制和差异处理。

  5. 第 5 步: 发票审批流程图

    发票审批泳道模板：发票录入、重复检查、与采购订单和收货单的三方匹配、记账编码、按金额审批、供应商问询、过账与付款批次。

  6. 第 6 步: 付款审批流程图

    用于编制付款方案、核验供应商银行信息、授权审批、银行双重放款、入账和对账的付款审批流程图。

同属本系列

  • 采购到付款（P2P）流程图（从需求到付款） — 采购到付款端到端流程图：从识别出需求到供应商收到款项——请购、预算与授权审批、合同核查、开立采购订单、收货、三方匹配、无订单例外处理与付款批次。
  • 采购到付款（P2P）流程模板 — 随时可供审核的采购到付款（P2P）流程模板——从请购到付款——带审批流程与版本控制，面向为 SOX、SOC 2 和内部审计记录应付流程的 ERP 团队。
  • 应付账款流程图（完整应付周期） — 应付账款全周期流程图：发票在各渠道接收、供应商主数据核实、重复与采购订单核对、异常队列、付款批次与期末计提。
  • 供应商导入流程图 — 供应商导入流程图，含申请人、采购、法务、财务与安全五条泳道：尽职调查、风险分级、合同签署、银行信息核验，直到列入合格供应商登记册。
  • 从需求到供应商评估的采购流程图 — 端到端采购流程图：需求与规格、自制或外购、预算审批、招标或框架调用、单一来源理由、授标、合同、交付与绩效评估。
  • 寻源到付款流程图 — 可编辑的寻源到付款泳道流程，从“明确需求、范围与预算责任人”经“寻源方式与预算已获批准吗？”，直到形成有记录的结果。含明确的角色、异常路径与证据。
  • 战略寻源流程图 — 可编辑的战略寻源泳道流程，从“识别支出或即将产生的需求”经“寻源方式与竞争理由充分吗？”，直到形成有记录的结果。含明确的角色、异常路径与证据。
  • 采购信息征询（RFI）流程 — 可编辑的采购信息征询（RFI）流程泳道图：从“识别能力或市场方面的未知项”到“回复是否覆盖了信息需求？”，直至形成有记录的结果，含明确角色、例外路径与证据。
  • 询价（RFQ）流程图 — 可编辑的RFQ泳道图：从“明确可采购的规格”到“合规报价是否足够？”，直至留档的结果，含角色、异常路径与证据。
  • 征求建议书（RFP）流程图 — 可编辑的RFP泳道图：从“明确预期成果与服务范围”到“建议书是否齐全且合格？”，直至留档的结果，含角色、异常路径与证据。
  • 采购招标流程图 — 可编辑的采购招标泳道图：从“批准范围与招标方式”到“是否在截止时间前收到合规投标？”，直至留档的结果，含角色、异常路径与证据。
  • 评标流程图 — 可编辑的评标泳道图：从“锁定评标标准和利益冲突声明”到“投标是否技术合规？”，直至有记录的结果。含明确角色、例外路径和证据。
  • 采购订单变更流程图 — 可编辑的采购订单变更泳道图：从“收到价格、数量或日期变更请求”到容差判断，直至留档的结果，含角色、异常路径与证据。
  • 采购订单催交流程图 — 可编辑的采购订单催交泳道图：从“识别临近需求日期的采购订单”到“交付是否有风险？”，直至留档的结果，含角色、异常路径与证据。
  • 供应商延迟管理流程图 — 可编辑的供应商延迟管理泳道流程，从“收到延迟通知或错过里程碑”经“延迟影响关键承诺吗？”，直到形成有记录的结果。含明确的角色、异常路径与证据。

应用于以下行业

相关指南

  • 如何标准化业务流程 — 如何在多个团队或多个地点之间标准化一条业务流程：先梳理各个变体，把真实差异与习惯区分开，商定一条带有明确例外的流程，并管住版本。
  • 如何绘制一条业务流程 — 如何端到端绘制一条业务流程：先约定边界，访谈真正执行工作的人，把包含异常在内的现状画出来，然后逐一验证。附一个可直接操作的采购到付款示例。
  • 如何创建采购订单流程 — 如何设计一条采购订单流程：把请购与订单分开，把预算检查放在承诺之前，按授权审批矩阵设定金额门槛，并明确匹配容差。
  • 如何创建流程图 — 如何创建流程图：确定触发事件与结束状态，每个方框只写一个动作，把每一个“如果”变成带标签的决策，并让每条分支都有归宿。附一个可逐步查看的完整示例。
  • 如何创建发票审批工作流 — 如何围绕三方匹配搭建发票审批工作流：三份单据会以哪几种方式对不上、每一次更正各自回到哪一行，以及用泳道把职责分开。
  • 发票审批流程图 — Excel — 发票审批是一张供应商发票从收到到付款所走的受控路径：录入、重复与采购订单检查、成本中心编码、按金额审批，最后过账并在付款批次中放行。

适用于采购到付款的 QueryChart 功能

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