流程系列

採購到付款流程範本

採購到付款的可編輯流程範本，涵蓋角色交接、控制閘口、例外處理、審批責任及可追溯紀錄。

採購到付款把相關工作、決策及紀錄編成可執行的營運路徑，讓團隊按實際角色、系統及規則調整。

此採購到付款流程涵蓋相關範本、相關範本、相關範本、相關流程、相關流程，並把工作、責任及決定放在可追溯的營運路徑。

各步驟以控制閘口連接，確保輸入、審批、例外處理和完成條件清楚可見。

流程應按你們的角色、系統、法規和風險門檻調整；例外必須有具名負責人、紀錄及回到主流程或結案的路徑。

流程次序

  1. 第 1 步: 請購與審批流程圖

    請購流程圖：規格說明與科目填寫、預算檢查、直屬經理與門檻以上審批、採購覆核，以及一條界定清楚的緊急快速通道。

  2. 第 2 步: 採購訂單流程圖（採購到付款）

    採購訂單流程圖：請購、預算檢查、審批權限門檻、供應商比價、開立採購訂單、收貨登記、三方核對與付款放行。

  3. 第 3 步: 收貨流程圖（由卸貨區到收貨單）

    卸貨區的收貨流程圖：預約到貨時段、對照採購訂單核對單據、點算與驗損、承運商索償、開立收貨單以及上架入倉與移交財務。

  4. 第 4 步: 三方核對流程圖

    三方核對流程圖，用於比對供應商發票、採購訂單和貨品或服務收貨記錄，並處理容差管控及差異。

  5. 第 5 步: 發票審批流程圖

    發票審批泳道範本：發票輸入、重複檢查、與採購訂單和收貨單的三方核對、記帳編碼、按金額審批、供應商查詢、過帳與付款批次。

  6. 第 6 步: 付款審批流程圖

    付款審批流程圖，涵蓋編製付款建議、核實供應商銀行資料、授權審批、銀行雙重放款、入帳及對帳。

同屬本系列

  • 採購到付款（P2P）流程圖（由需求到付款） — 採購到付款流程圖，由識別出需求到付清供應商款項：請購、預算與授權額度審批、合約查核、發出訂單、收貨、三方核對、無訂單異常與付款批次。
  • 採購到付款（P2P）流程範本 — 隨時可供審核的採購到付款（P2P）流程範本——由請購到付款——附審批流程與版本控制，為 SOX、SOC 2 和內部審計記錄應付流程的 ERP 團隊而設。
  • 應付帳款流程圖（完整應付周期） — 應付帳款全周期流程圖：發票在各渠道接收、供應商主檔資料核實、重複與採購訂單核對、異常隊列、付款批次與期末應計。
  • 供應商導入流程圖 — 供應商導入流程圖，設有申請人、採購、法律、財務與保安五條泳道：盡職審查、風險分級、合約簽署、銀行資料核實，直到列入合資格供應商登記冊。
  • 由需求到供應商評估的採購流程圖 — 端到端採購流程圖：需求與規格、自製或外購、預算審批、招標或協議調用、單一來源理由、批出、合約、交付與表現評估。
  • 源頭到付款流程圖 — 可編輯的源頭到付款泳道流程，由“定義需求、範圍及預算負責人”，經“採購方式及預算已核准？”，到有記錄的結果，包括指名角色、例外路徑及憑證。
  • 策略採購流程圖 — 可編輯的策略採購泳道流程，由“識別開支或即將出現的需求”，經“採購方式及競爭理據充分？”，到有記錄的結果，包括指名角色、例外路徑及憑證。
  • 採購 RFI 資料徵詢流程圖 — 可編輯的採購 RFI 泳道圖：由找出能力或市場上的未知數，到檢視回覆是否足夠，再到有紀錄的結果與封存。
  • RFQ 報價邀請流程圖 — 可編輯的 RFQ 泳道圖：由訂定可採購的規格，到檢查是否有足夠合規報價，再到比較表與採購訂單的紀錄。
  • RFP 邀請提案流程圖 — 可編輯的 RFP 泳道圖：由訂定預期成果與服務範圍，到檢查提案是否合資格，再到評分、澄清及授標的紀錄。
  • 採購招標流程圖 — 可編輯的採購招標泳道圖：由批准範圍與招標途徑，到檢查標書是否合規，再到有紀錄的結果。
  • 投標評審流程 — 可編輯的投標評審泳道圖：由「鎖定評審準則及利益衝突聲明」，經「投標是否在技術上合規？」，至有紀錄的結果。包括指明角色、例外路徑與證據。
  • 採購訂單變更流程圖 — 可編輯的採購訂單變更泳道圖：由收到變更要求，到判斷是否在容差內，再到有紀錄的結果。
  • 採購訂單催貨流程圖 — 可編輯的採購訂單催貨泳道圖：由識別接近到期的訂單，到判斷交貨風險，再到有紀錄的結果。
  • 供應商延誤管理流程圖 — 可編輯的供應商延誤管理泳道流程，由“收到延誤通知或錯過里程碑”，經“延誤影響關鍵承諾？”，到有記錄的結果，包括指名角色、例外路徑及憑證。

應用於以下行業

相關指南

  • 如何標準化業務流程 — 如何在多個團隊或多個地點之間標準化一條業務流程：先梳理各個變體，把真實差異與習慣分開，議定一條帶有明確例外的流程，並管住版本。
  • 如何繪製一條業務流程 — 如何端到端繪製一條業務流程：先議定界線，訪談真正執行工作的人，把包含例外在內的現狀畫出來，然後逐一驗證。附一個可即時操作的採購到付款示例。
  • 如何建立採購訂單流程 — 如何設計一條採購訂單流程：把請購與訂單分開，把預算檢查放在承擔之前，按授權審批表訂定金額門檻，並訂明核對的容許差異。
  • 如何建立流程圖 — 如何建立流程圖：確定觸發事件與結束狀態，每個方框只寫一個動作，把每一個「如果」變成帶標籤的決策，並讓每條分支都有歸宿。附一個可逐步檢視的完整示例。
  • 如何建立發票審批流程 — 如何圍繞三方配對建立發票審批流程：三份文件會怎樣對不上、每一種更正各自從哪一列重新進入，以及用泳道把職責分開。
  • 發票審批流程圖 — Excel — 發票審批是一張供應商發票由收到到付款所走的受控路徑：輸入、重複與採購訂單檢查、成本中心編碼、按金額審批，最後過帳並在付款批次中放行。

適用於採購到付款的 QueryChart 功能

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