流程系列

採購到付款流程範本

採購到付款的可編輯流程範本,涵蓋角色交接、控制閘口、例外處理、審批責任及可追溯紀錄。

採購到付款把相關工作、決策及紀錄編成可執行的營運路徑,讓團隊按實際角色、系統及規則調整。

此採購到付款流程涵蓋相關範本相關範本相關範本相關流程相關流程,並把工作、責任及決定放在可追溯的營運路徑。

各步驟以控制閘口連接,確保輸入、審批、例外處理和完成條件清楚可見。

流程應按你們的角色、系統、法規和風險門檻調整;例外必須有具名負責人、紀錄及回到主流程或結案的路徑。

流程次序

  1. 第 1 步: 請購與審批流程圖

    請購流程圖:規格說明與科目填寫、預算檢查、直屬經理與門檻以上審批、採購覆核,以及一條界定清楚的緊急快速通道。

  2. 第 2 步: 採購訂單流程圖(採購到付款)

    採購訂單流程圖:請購、預算檢查、審批權限門檻、供應商比價、開立採購訂單、收貨登記、三方核對與付款放行。

  3. 第 3 步: 收貨流程圖(由卸貨區到收貨單)

    卸貨區的收貨流程圖:預約到貨時段、對照採購訂單核對單據、點算與驗損、承運商索償、開立收貨單以及上架入倉與移交財務。

  4. 第 4 步: 三方核對流程圖

    三方核對流程圖,用於比對供應商發票、採購訂單和貨品或服務收貨記錄,並處理容差管控及差異。

  5. 第 5 步: 發票審批流程圖

    發票審批泳道範本:發票輸入、重複檢查、與採購訂單和收貨單的三方核對、記帳編碼、按金額審批、供應商查詢、過帳與付款批次。

  6. 第 6 步: 付款審批流程圖

    付款審批流程圖,涵蓋編製付款建議、核實供應商銀行資料、授權審批、銀行雙重放款、入帳及對帳。

同屬本系列

  • 採購到付款(P2P)流程圖(由需求到付款) — 採購到付款流程圖,由識別出需求到付清供應商款項:請購、預算與授權額度審批、合約查核、發出訂單、收貨、三方核對、無訂單異常與付款批次。
  • 採購到付款(P2P)流程範本 — 隨時可供審核的採購到付款(P2P)流程範本——由請購到付款——附審批流程與版本控制,為 SOX、SOC 2 和內部審計記錄應付流程的 ERP 團隊而設。
  • 應付帳款流程圖(完整應付周期) — 應付帳款全周期流程圖:發票在各渠道接收、供應商主檔資料核實、重複與採購訂單核對、異常隊列、付款批次與期末應計。
  • 供應商導入流程圖 — 供應商導入流程圖,設有申請人、採購、法律、財務與保安五條泳道:盡職審查、風險分級、合約簽署、銀行資料核實,直到列入合資格供應商登記冊。
  • 由需求到供應商評估的採購流程圖 — 端到端採購流程圖:需求與規格、自製或外購、預算審批、招標或協議調用、單一來源理由、批出、合約、交付與表現評估。

應用於以下行業

相關指南

  • 如何標準化業務流程 — 如何在多個團隊或多個地點之間標準化一條業務流程:先梳理各個變體,把真實差異與習慣分開,議定一條帶有明確例外的流程,並管住版本。
  • 如何繪製一條業務流程 — 如何端到端繪製一條業務流程:先議定界線,訪談真正執行工作的人,把包含例外在內的現狀畫出來,然後逐一驗證。附一個可即時操作的採購到付款示例。
  • 如何建立採購訂單流程 — 如何設計一條採購訂單流程:把請購與訂單分開,把預算檢查放在承擔之前,按授權審批表訂定金額門檻,並訂明核對的容許差異。
  • 如何建立流程圖 — 如何建立流程圖:確定觸發事件與結束狀態,每個方框只寫一個動作,把每一個「如果」變成帶標籤的決策,並讓每條分支都有歸宿。附一個可逐步檢視的完整示例。
  • 如何建立發票審批流程 — 如何圍繞三方配對建立發票審批流程:三份文件會怎樣對不上、每一種更正各自從哪一列重新進入,以及用泳道把職責分開。
  • 如何繪製流程圖 — 同一個名稱底下其實有三種圖。如何按用途決定層級、把這個層級貫徹到每一個方框,以及在一個方框脹起來時把它拆成第二張圖,而不是就地展開成六個。

適用於採購到付款的 QueryChart 功能

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