如何建立流程圖
如何建立流程圖：確定觸發事件與結束狀態，每個方框只寫一個動作，把每一個「如果」變成帶標籤的決策，並讓每條分支都有歸宿。附一個可逐步檢視的完整示例。
運作方式
先寫下觸發事件和終點線
在畫任何方框之前：什麼事件啟動這個流程，什麼狀態代表它已經結束？這兩句話確定了範圍，而關於流程圖的多數爭論，最後都會發現爭的是邊界而不是步驟。終點線要寫成一個狀態——「供應商已收到付款」——而不是一項活動。
先把步驟列成行，而不是畫成圖
在 QueryChart 中新建一張圖表，把步驟逐行填進 Box text 欄，一行一個。忍住不要去排版。列表比圖更容易拿來討論，而版面是自動生成的——連線交由應用完成，所以你在這裡手動擺放的東西反正也留不下來。
用行號把各行連起來
Line to 欄填的是下一個步驟的行號，所以第 2 行指向 3，箭嘴就畫出來了。某個步驟通向不止一個去處時，用逗號分隔填寫多個行號。在 QueryChart 中連接流程圖就只有這些內容，這也是為什麼從未用過繪圖工具的人也能修改這張圖。
把筆記裡的每一個「如果」變成決策
凡是筆記裡出現「如果」「除非」或「視乎情況而定」的地方，就把那一行的 Shape 設為 Decision，並把標籤改寫成一個問題。然後把答案填進 Line text 欄——「是」「否」「超過 10 萬港元」——讓每條出口都說明自己對應哪一種情況。沒有標籤的分叉，是流程圖讀不下去的最常見原因。
畫出異常路徑
取每個決策的不順利分支，把它一路跟到一個真實的結論：它是回到前面的某一步、移交給別人，還是就此終止？終止時給它一個終止符圖形。這是大家會略過的部分，也正是讀者真正需要的部分——沒有人會去翻流程圖，只為弄清楚一切順利時會發生什麼。
和實際做這項工作的人一起走一遍
把圖唸給實際執行這個流程的人聽，問他們哪裡不對。要預料到會發現：某一個步驟其實是三個，以及某一條從來沒有人寫下來的分支。在行裡改好，把圖表分享出去，並為它加上審批，讓大家看到的版本是達成共識的那一版，而不是別人簡報裡的一張截圖。
常見問題
畫流程圖需要哪些圖形？
四種幾乎就承載了一切：終止符用於開始和每一種結束狀態，矩形代表一個動作，菱形代表一個決策，文件圖形代表會產生紀錄的步驟——一張簽署的表格、一份報告、一條寫入日誌的紀錄。QueryChart 另外提供 Reject 與 Success 兩種終止符，這很實用，因為一張圖通常不止一種結束方式，用不同顏色區分能令不順利的結局一眼可見。
流程圖應該畫到多細？
細到讓一個不做這份工作的人也能照著走下來，不必更細。一個實用的判斷：如果某個步驟可以交給另一個團隊而無需額外解釋，那它就是一個方框。如果解釋它要用上一整段，那它多半是一個子流程，值得有自己的圖並由這張圖連結過去。十五至二十五個方框，是多數營運流程仍能在一個畫面內讀完的區間。
流程圖和流程地圖有什麼分別？
流程圖呈現次序和邏輯：發生什麼、按什麼次序、經過哪些決策。流程地圖在這個次序之外補上背景——每個步驟歸誰負責、在哪個系統裡完成、輸入什麼、輸出什麼。實際上兩者的分別主要體現在泳道上：當你按負責人把流程拆開的那一刻，你手上的就是一張流程地圖，而對於任何跨越團隊邊界的事情，通常正是這個版本才值得擁有。
決策一定要是「是」或「否」嗎？
不一定，但它們必須窮盡且互斥。按變更類型分成三條——標準、常規、緊急——完全可以，只要每一個申請都恰好落入其中一類。真正會毀掉一張圖的，是某個決策帶標籤的出口沒有涵蓋所有情況，因為那位情況被遺漏的讀者無處可去，只會自己發明一條路。