如何创建流程图

运作方式

1. 先写下触发事件和终点线

   在画任何方框之前：什么事件启动这个流程，什么状态代表它已经结束？这两句话确定了范围，而关于流程图的多数争论，最后都会发现争的是边界而不是步骤。终点线要写成一个状态——“供应商已收到付款”——而不是一项活动。

2. 先把步骤列成行，而不是画成图

   在 QueryChart 中新建一张图表，把步骤逐行填进 Box text 列，一行一个。忍住不要去排版。列表比图更容易拿来讨论，而布局是自动生成的——连线交由应用完成，所以你在这里手工摆的东西反正也留不下来。

3. 用行号把各行连起来

   Line to 列填的是下一个步骤的行号，所以第 2 行指向 3，箭头就画出来了。某个步骤通向不止一个去处时，用逗号分隔填写多个行号。在 QueryChart 中连接流程图就只有这些内容，这也是为什么从没用过绘图工具的人也能修改这张图。

4. 把笔记里的每一个“如果”变成决策

   凡是笔记里出现“如果”“除非”或“视情况而定”的地方，就把那一行的 Shape 设为 Decision，并把标签改写成一个问题。然后把答案填进 Line text 列——“是”“否”“超过 10 万元”——让每条出口都说明自己对应哪种情况。没有标签的分叉，是流程图读不下去的最常见原因。

5. 画出异常路径

   取每个决策的不顺利分支，把它一路跟到一个真实的结论：它是回到前面的某一步、移交给别人，还是就此终止？终止时给它一个终止符图形。这是大家会跳过的部分，也正是读者真正需要的部分——没有人会去翻流程图，只为搞清楚一切顺利时会发生什么。

6. 和实际做这项工作的人一起走一遍

   把图念给实际执行这个流程的人听，问他们哪里不对。要预料到会发现：某一个步骤其实是三个，以及某一条从来没有人写下来的分支。在行里改好，把图表分享出去，并给它加上审批，让大家看到的版本是达成一致的那一版，而不是别人幻灯片里的一张截图。

常见问题

画流程图需要哪些图形？

四种几乎就承载了一切：终止符用于开始和每一种结束状态，矩形表示一个动作，菱形表示一个决策，文档图形表示会产生记录的步骤——一张签署的表单、一份报告、一条写入日志的记录。QueryChart 另外提供 Reject 与 Success 两种终止符，这很实用，因为一张图通常不止一种结束方式，用不同颜色区分能让不顺利的结局一眼可见。

流程图应该画到多细？

细到让一个不做这份工作的人也能照着走下来，不必更细。一个实用的判断：如果某个步骤可以交给另一个团队而无需额外解释，那它就是一个方框。如果解释它要用上一整段话，那它多半是一个子流程，值得有自己的图并从这张图链接过去。十五到二十五个方框，是多数业务流程还能在一屏内读完的区间。

流程图和流程地图有什么区别？

流程图呈现顺序和逻辑：发生什么、按什么次序、经过哪些决策。流程地图在这个顺序之外补上背景——每个步骤归谁负责、在哪个系统里完成、输入什么、输出什么。实际上两者的差别主要体现在泳道上：当你按责任人把流程拆开的那一刻，你手上的就是一张流程地图，而对于任何跨越团队边界的事情，通常正是这个版本才值得拥有。

决策一定要是“是”或“否”吗？

不一定，但它们必须穷尽且互斥。按变更类型分成三条——标准、常规、紧急——完全可以，只要每一个申请都恰好落进其中一类。真正会毁掉一张图的，是某个决策带标签的出口没有覆盖所有情况，因为那位情况被漏掉的读者无处可去，只会自己发明一条路。