So erstellen Sie ein Prozessflussdiagramm

Kurz gesagt

• Legen Sie zuerst Auslöser und Ziellinie fest; alles andere ist die Mitte.
• Eine Handlung pro Kasten, mit dem Verb voran: „Rechnung im System erfassen“, nicht „Rechnungswesen“.
• Jede Entscheidung ist eine Frage, und jeder Ausgang trägt eine Beschriftung.
• Jeder Zweig kehrt in den Ablauf zurück oder endet in einem eigenen Terminator: keine Linien, die in der Luft aufhören.
• Der Ausnahmepfad ist der Teil, der den Aufwand für das Diagramm rechtfertigt.

Was ein Flussdiagramm zu einem Flussdiagramm macht

Die meisten ersten Versuche eines Prozessflussdiagramms sind keine Flussdiagramme. Sie sind eine Reihe von Rechtecken mit Pfeilen dazwischen und beschreiben die Variante des Prozesses, in der nichts schiefgeht. Diese Zeichnung ist eine Checkliste mit Zusatzaufwand, und der Grund, warum so viele Prozessdiagramme einmal erstellt, ausgedruckt und nie wieder angesehen werden: Den guten Verlauf kennen ohnehin alle. Der Wert liegt in dem, was das Diagramm über die anderen Wege sagt.

Ein funktionierendes Flussdiagramm hat eine kleine, strenge Grammatik. Ein Start. Eine Handlung pro Kasten, mit dem Verb voran formuliert, damit klar ist, wer was tut. Eine Entscheidung, die als Frage gezeichnet ist und deren Ausgänge alle beschriftet sind, damit die Lesenden erkennen, wohin sie gehören. Und jeder Zweig kehrt entweder in den Hauptablauf zurück oder endet in einem eigenen Terminator, denn eine Linie, die in der Luft aufhört, heißt: Niemand weiß, was als Nächstes passiert. Genau diese Lage sollte das Diagramm ja beheben.

Das Beispiel unten ist eine echte Rechnungsfreigabe, in fünf Stufen aufgebaut. Achten Sie darauf, was bei jeder Stufe geschieht: Das Diagramm wird genau dann nützlich, wenn die Ausnahmen auftauchen: die doppelte Rechnung, der Preis, der nicht zur Bestellung passt, der Klärfall, der zum Lieferanten geht und weiter oben wieder in den Ablauf einmündet. Diese drei Zweige sind der ganze Grund, warum das Diagramm mehr wert ist als die Checkliste.

Ein Prozessflussdiagramm beim Entstehen

Fünf Stufen einer echten Rechnungsfreigabe. Klicken Sie sich durch: jede Stufe ergänzt das nächste Stück Flussdiagramm-Grammatik.

1. Ein Auslöser, ein erster Schritt

   Jedes Flussdiagramm beginnt mit genau einem Start-Symbol, und dieses benennt ein Ereignis, keine Tätigkeit: eine eingehende Rechnung, nicht „Rechnungsbearbeitung“. Hat Ihr Diagramm zwei Starts, zeichnen Sie in Wahrheit zwei Prozesse.

2. Die erste Frage stellen

   Die Raute ist eine Frage: „Doppelte Rechnung?“, und beide Ausgänge sind beschriftet. Der Ja-Zweig verläuft dabei nicht im Sand: Er endet in einem eigenen Terminator, denn eine Dublette zu sperren ist ein legitimes Ende dieses Prozesses und kein unfertiges Diagramm.

3. Nur wirklich verschiedene Wege trennen

   Eine Rechnung mit Bestellbezug geht in den Drei-Wege-Abgleich mit Bestellung und Wareneingang; eine Rechnung ohne Bestellung wird stattdessen auf Kostenstelle und Sachkonto kontiert. Zwei Zweige, weil die Arbeit sich tatsächlich unterscheidet, nicht damit das Diagramm gründlich aussieht.

4. Die Ausnahme zurück in den Ablauf führen

   Eine Preisabweichung eröffnet einen Klärfall beim Lieferanten, und nach der Klärung kehrt der Ablauf an der Weiche zum Bestellbezug zurück, statt von vorn zu beginnen. Rücksprünge mitten in einen Prozess sind normal; nicht normal ist ein Ausnahmezweig, der sich stillschweigend auflöst.

5. Auf einem Zustand enden, nicht auf einer Tätigkeit

   Die Freigabe wird nach Wertgrenze gesteuert, oberhalb der Schwelle kommt eine Gegenzeichnung hinzu, und das Diagramm endet bei „Lieferant bezahlt, Zahlungsavis versendet“, einem überprüfbaren Zustand. „Zahlung ausführen“ wäre eine Tätigkeit, und eine Tätigkeit ist nie eine Ziellinie.

So funktioniert es

1. Schreiben Sie zuerst Auslöser und Ziellinie auf

   Vor jedem Kasten: Welches Ereignis startet diesen Prozess, und welcher Zustand bedeutet, dass er fertig ist? Diese zwei Sätze setzen den Rahmen, und die meisten Auseinandersetzungen über ein Flussdiagramm sind in Wahrheit Auseinandersetzungen über die Grenzen, nicht über die Schritte. Formulieren Sie die Ziellinie als Zustand, „Lieferant bezahlt“, und nicht als Tätigkeit.

2. Erfassen Sie die Schritte als Zeilen, nicht als Zeichnung

   Öffnen Sie in QueryChart ein neues Diagramm und tippen Sie die Schritte in die Spalte „Box text“, einen pro Zeile. Widerstehen Sie dem Drang, schon etwas anzuordnen. Über eine Liste lässt sich schneller streiten als über ein Bild, und das Layout wird ohnehin erzeugt: die Linienführung übernimmt die App, von Hand bleibt hier nichts erhalten.

3. Verbinden Sie die Zeilen über Nummern

   Die Spalte „Line to“ nimmt die Zeilennummer des nächsten Schritts auf; eine 3 in Zeile 2 zeichnet den Pfeil. Mehrere Nummern durch Komma getrennt, wenn ein Schritt zu mehreren Stellen führt. Mehr ist Verbinden in QueryChart nicht, und deshalb kann das Diagramm auch jemand pflegen, der noch nie ein Zeichenwerkzeug benutzt hat.

4. Machen Sie aus jedem „wenn“ eine Entscheidung

   Überall dort, wo Ihre Notizen „wenn“, „außer“ oder „je nachdem“ sagen, setzen Sie die Spalte „Shape“ dieser Zeile auf Decision und formulieren die Beschriftung als Frage. Die Antworten kommen in die Spalte „Line text“: „Ja“, „Nein“, „Über 10.000 €“, damit jeder Ausgang seinen Fall benennt. Eine unbeschriftete Verzweigung ist der häufigste Grund, warum sich ein Flussdiagramm nicht lesen lässt.

5. Zeichnen Sie den Ausnahmepfad

   Nehmen Sie bei jeder Entscheidung den unerfreulichen Zweig und verfolgen Sie ihn bis zu einem echten Abschluss: Springt er zu einem früheren Schritt zurück, übergibt er an jemand anderen, oder endet er? Geben Sie ihm dort ein Terminatorsymbol, wo er endet. Diesen Teil lassen die meisten aus, und genau ihn brauchen die Lesenden, denn niemand schlägt eine Prozesslandkarte auf, um zu erfahren, was passiert, wenn alles funktioniert.

6. Gehen Sie es mit den Ausführenden durch

   Lesen Sie das Diagramm denen vor, die den Prozess betreiben, und fragen Sie, wo es falsch ist. Rechnen Sie damit, einen Schritt zu finden, der eigentlich drei sind, und einen Zweig, den nie jemand aufgeschrieben hat. Korrigieren Sie es in den Zeilen, teilen Sie das Diagramm und versehen Sie es mit einer Freigabe, damit die Fassung, die alle ansehen, die abgestimmte ist, und kein Screenshot in irgendeiner Präsentation.

Häufige Fehler

• Entscheidungen als Aussage formuliert

  „Freigabe durch die Führungskraft“ ist ein Schritt; „Führungskraft gibt frei?“ ist eine Entscheidung. Liest sich eine Raute nicht als Frage, lassen sich die beiden Linien daraus nicht sinnvoll beschriften, und die Lesenden müssen raten, welche für sie gilt.

• Zweige, die in der Luft aufhören

  Jede Linie muss irgendwo ankommen: bei einem weiteren Schritt oder bei einem Terminator. Ein Zweig, der einfach endet, ist das Eingeständnis, dass niemand weiß, was in diesem Fall passiert, wissenswert, aber zu klären statt zu zeichnen.

• Ein Kasten, der drei Dinge tut

  „Prüfen und freigeben und ablegen“ sind drei Kästen mit zwei verdeckten Fehlerstellen dazwischen. Braucht die Beschriftung eines Schritts ein „und“, sind es meist mehrere Schritte, und in der unsichtbaren Übergabe steckt die Wartezeit.

• Den Wunschprozess zeichnen

  Bilden Sie zuerst den Ist-Prozess ab, samt Ausnahmen und Behelfslösungen, auch wenn es unangenehm ist. Ein Soll-Diagramm, das entsteht, bevor Einigkeit über das Heute besteht, ist ein Vorschlag und sollte auch so beschriftet sein.

Eigenes Prozessflussdiagramm erstellen

Starten Sie mit dem Beispiel zur Rechnungsfreigabe oben, oder leeren Sie es und tippen Sie Ihre eigenen Schritte in die Zeilen.

Eigenes Prozessflussdiagramm erstellen

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Häufig gestellte Fragen

Welche Symbole brauche ich für ein Prozessflussdiagramm?

Vier tragen fast alles: ein Terminator für den Start und jeden Endzustand, ein Rechteck für eine Handlung, eine Raute für eine Entscheidung und ein Dokumentsymbol für einen Schritt, der einen Nachweis erzeugt: ein unterschriebenes Formular, einen Bericht, einen Protokolleintrag. QueryChart bietet zusätzlich die Terminatoren Reject und Success, was hilfreich ist: Ein Diagramm hat meist mehr als ein Ende, und eine eigene Farbe macht die unerfreulichen Enden auf einen Blick sichtbar.

Wie detailliert sollte ein Prozessflussdiagramm sein?

So detailliert, dass jemand ohne Kenntnis der Tätigkeit ihm folgen könnte, und nicht detaillierter. Ein praktischer Test: Lässt sich ein Schritt ohne weitere Erklärung an ein anderes Team übergeben, ist er ein Kasten. Braucht die Erklärung einen ganzen Absatz, handelt es sich vermutlich um einen Teilprozess, der ein eigenes, verlinktes Diagramm verdient. Fünfzehn bis fünfundzwanzig Kästen sind der Bereich, in dem die meisten operativen Prozesse auf einem Bildschirm lesbar bleiben.

Was ist der Unterschied zwischen einem Prozessflussdiagramm und einer Prozesslandkarte?

Ein Flussdiagramm zeigt Reihenfolge und Logik: was passiert, in welcher Reihenfolge, mit welchen Entscheidungen. Eine Prozesslandkarte legt Kontext um diese Reihenfolge: wer welchen Schritt verantwortet, in welchem System er stattfindet, was hinein- und was herausgeht. Praktisch läuft der Unterschied auf die Swimlanes hinaus: Sobald Sie den Ablauf nach Verantwortlichen aufteilen, haben Sie eine Prozesslandkarte, und das ist in aller Regel die Fassung, die sich für alles lohnt, was Teamgrenzen überschreitet.

Müssen Entscheidungen immer Ja oder Nein sein?

Nein, aber sie müssen vollständig und überschneidungsfrei sein. Eine Dreiteilung nach Änderungsart (Standard, normal, Notfall) ist in Ordnung, solange jeder Vorgang in genau eine davon fällt. Ein Diagramm bricht dort, wo die beschrifteten Ausgänge einer Entscheidung nicht alle Fälle abdecken: Wer den eigenen Fall nicht wiederfindet, hat keinen Weg und erfindet sich einen eigenen.