So erstellen Sie ein Prozessflussdiagramm

So funktioniert es

1. Schreiben Sie zuerst Auslöser und Ziellinie auf

   Vor jedem Kasten: Welches Ereignis startet diesen Prozess, und welcher Zustand bedeutet, dass er fertig ist? Diese zwei Sätze setzen den Rahmen, und die meisten Auseinandersetzungen über ein Flussdiagramm sind in Wahrheit Auseinandersetzungen über die Grenzen, nicht über die Schritte. Formulieren Sie die Ziellinie als Zustand — „Lieferant bezahlt“ — und nicht als Tätigkeit.

2. Erfassen Sie die Schritte als Zeilen, nicht als Zeichnung

   Öffnen Sie in QueryChart ein neues Diagramm und tippen Sie die Schritte in die Spalte „Box text“, einen pro Zeile. Widerstehen Sie dem Drang, schon etwas anzuordnen. Über eine Liste lässt sich schneller streiten als über ein Bild, und das Layout wird ohnehin erzeugt — die Linienführung übernimmt die App, von Hand bleibt hier nichts erhalten.

3. Verbinden Sie die Zeilen über Nummern

   Die Spalte „Line to“ nimmt die Zeilennummer des nächsten Schritts auf; eine 3 in Zeile 2 zeichnet den Pfeil. Mehrere Nummern durch Komma getrennt, wenn ein Schritt zu mehreren Stellen führt. Mehr ist Verbinden in QueryChart nicht — und deshalb kann das Diagramm auch jemand pflegen, der noch nie ein Zeichenwerkzeug benutzt hat.

4. Machen Sie aus jedem „wenn“ eine Entscheidung

   Überall dort, wo Ihre Notizen „wenn“, „außer“ oder „je nachdem“ sagen, setzen Sie die Spalte „Shape“ dieser Zeile auf Decision und formulieren die Beschriftung als Frage. Die Antworten kommen in die Spalte „Line text“ — „Ja“, „Nein“, „Über 10.000 €“ — damit jeder Ausgang seinen Fall benennt. Eine unbeschriftete Verzweigung ist der häufigste Grund, warum sich ein Flussdiagramm nicht lesen lässt.

5. Zeichnen Sie den Ausnahmepfad

   Nehmen Sie bei jeder Entscheidung den unerfreulichen Zweig und verfolgen Sie ihn bis zu einem echten Abschluss: Springt er zu einem früheren Schritt zurück, übergibt er an jemand anderen, oder endet er? Geben Sie ihm dort ein Terminatorsymbol, wo er endet. Diesen Teil lassen die meisten aus — und genau ihn brauchen die Lesenden, denn niemand schlägt eine Prozesslandkarte auf, um zu erfahren, was passiert, wenn alles funktioniert.

6. Gehen Sie es mit den Ausführenden durch

   Lesen Sie das Diagramm denen vor, die den Prozess betreiben, und fragen Sie, wo es falsch ist. Rechnen Sie damit, einen Schritt zu finden, der eigentlich drei sind, und einen Zweig, den nie jemand aufgeschrieben hat. Korrigieren Sie es in den Zeilen, teilen Sie das Diagramm und versehen Sie es mit einer Freigabe, damit die Fassung, die alle ansehen, die abgestimmte ist — und kein Screenshot in irgendeiner Präsentation.

Häufig gestellte Fragen

Welche Symbole brauche ich für ein Prozessflussdiagramm?

Vier tragen fast alles: ein Terminator für den Start und jeden Endzustand, ein Rechteck für eine Handlung, eine Raute für eine Entscheidung und ein Dokumentsymbol für einen Schritt, der einen Nachweis erzeugt — ein unterschriebenes Formular, einen Bericht, einen Protokolleintrag. QueryChart bietet zusätzlich die Terminatoren Reject und Success, was hilfreich ist: Ein Diagramm hat meist mehr als ein Ende, und eine eigene Farbe macht die unerfreulichen Enden auf einen Blick sichtbar.

Wie detailliert sollte ein Prozessflussdiagramm sein?

So detailliert, dass jemand ohne Kenntnis der Tätigkeit ihm folgen könnte — und nicht detaillierter. Ein praktischer Test: Lässt sich ein Schritt ohne weitere Erklärung an ein anderes Team übergeben, ist er ein Kasten. Braucht die Erklärung einen ganzen Absatz, handelt es sich vermutlich um einen Teilprozess, der ein eigenes, verlinktes Diagramm verdient. Fünfzehn bis fünfundzwanzig Kästen sind der Bereich, in dem die meisten operativen Prozesse auf einem Bildschirm lesbar bleiben.

Was ist der Unterschied zwischen einem Prozessflussdiagramm und einer Prozesslandkarte?

Ein Flussdiagramm zeigt Reihenfolge und Logik: was passiert, in welcher Reihenfolge, mit welchen Entscheidungen. Eine Prozesslandkarte legt Kontext um diese Reihenfolge — wer welchen Schritt verantwortet, in welchem System er stattfindet, was hinein- und was herausgeht. Praktisch läuft der Unterschied auf die Swimlanes hinaus: Sobald Sie den Ablauf nach Verantwortlichen aufteilen, haben Sie eine Prozesslandkarte, und das ist in aller Regel die Fassung, die sich für alles lohnt, was Teamgrenzen überschreitet.

Müssen Entscheidungen immer Ja oder Nein sein?

Nein, aber sie müssen vollständig und überschneidungsfrei sein. Eine Dreiteilung nach Änderungsart — Standard, normal, Notfall — ist in Ordnung, solange jeder Vorgang in genau eine davon fällt. Ein Diagramm bricht dort, wo die beschrifteten Ausgänge einer Entscheidung nicht alle Fälle abdecken: Wer den eigenen Fall nicht wiederfindet, hat keinen Weg und erfindet sich einen eigenen.