So erstellen Sie ein Workflow-Diagramm

So funktioniert es

1. Benennen Sie den Vorgang und seine Status

   Schreiben Sie auf, was fließt — ein Antrag, eine Rechnung, ein Dokument — und welche Status er annehmen kann: eingereicht, freigegeben, eingerichtet, entzogen. Nach Status sucht, wer wissen will, wo etwas gerade liegt; sie vorab festzulegen bewahrt das Diagramm davor, zu einer Aufgabenliste zu werden.

2. Listen Sie die Freigabestufen in ihrer Reihenfolge

   Notieren Sie zu jeder Freigabe, wer sie verantwortet und worüber entschieden wird. Prüfen Sie dann, ob die Reihenfolge echt ist: Stufen, die sachlich parallel laufen könnten, werden oft nur deshalb hintereinander gezeichnet, weil das Ticketsystem so eingerichtet wurde — und das gehört benannt, nicht zementiert.

3. Bauen Sie die Status als Zeilen und verbinden Sie sie

   Setzen Sie jeden Status und jede Handlung in eine Zeile, geben Sie den Freigabestufen die Form Decision und verbinden Sie über die Spalte „Line to“. Beschriften Sie beide Ausgänge jeder Stufe in „Line text“. Schon an dieser Stelle zeigt Ihnen das Diagramm jeden Status, den ein Vorgang nicht mehr verlassen kann.

4. Geben Sie jedem Status eine Swimlane

   Setzen Sie jede Zeile in die Bahn der Rolle, die den Vorgang in diesem Status hält. Genau das macht aus dem Bild eine Antwort auf „Wer sitzt gerade auf meinem Antrag?“ — die mit Abstand häufigste Frage an ein Workflow-Diagramm.

5. Führen Sie die Ablehnungen weiter

   Ein abgelehnter Vorgang geht irgendwohin: zurück an den Antragsteller zur Überarbeitung, in einen geschlossenen Status oder an eine Stelle für Ausnahmen. Zeichnen Sie das. Workflows, die die Ablehnung offenlassen, erzeugen genau den Fall, in dem ein Vorgang weder offen noch geschlossen ist und niemand ihn nachhält.

6. Ergänzen Sie die wiederkehrende Überprüfung

   Wird der Vorgang turnusmäßig erneut angefasst — Zugriffe rezertifiziert, ein Dokument überprüft, ein Vertrag verlängert —, zeichnen Sie das als Rückweg in den Workflow mit einer eigenen Entscheidung. Sonst behauptet das Diagramm, die Arbeit sei beendet, und das Register füllt sich still mit Einträgen, die niemand mehr ansieht.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einem Workflow-Diagramm und einem Prozessflussdiagramm?

Ein Prozessflussdiagramm beschreibt, wie Arbeit ausgeführt wird; ein Workflow-Diagramm beschreibt, wie ein bestimmter Vorgang zwischen den Personen wandert, die ihn bearbeiten — mit Schwerpunkt auf Status, Zuständigkeit und Freigabestufen. In der Praxis überlappen sich beide stark, und dieselbe Notation trägt beides. Nützlich ist die Unterscheidung vor allem als Prüffrage: Wenn Sie nicht sagen können, welcher Vorgang fließt und welche Status er annehmen kann, zeichnen Sie eine Prozesslandkarte und keinen Workflow.

Wie viele Freigabestufen sollte ein Workflow haben?

So wenige, wie echte Entscheidungen tragen. Jede Stufe verlängert die Liegezeit und verwässert ab der zweiten oder dritten die Verantwortung — wer einer von fünf ist, unterschreibt eher ungelesen, und das ist schlechter als gar keine Stufe, weil es einen Nachweis über eine Prüfung erzeugt, die so nicht stattgefunden hat. Hat eine Stufe noch nie etwas abgelehnt, ist sie eine Benachrichtigung und sollte auch als solche gezeichnet werden.

Sollte ein Workflow-Diagramm Swimlanes verwenden?

Fast immer. Die häufigste Frage an ein Workflow-Diagramm lautet, wer den Vorgang gerade hält, und Swimlanes beantworten sie, ohne dass jemand die Kästen liest. Die Ausnahme ist ein Workflow, der ein einziges Team nie verlässt; dort fügen Bahnen eine Dimension ohne Informationsgehalt hinzu.

Wie stelle ich einen Workflow dar, der sich turnusmäßig wiederholt?

Zeichnen Sie den Auslöser als Schritt und führen Sie ihn mit einer Entscheidung über das Ergebnis zurück in den Ablauf. Im Beispiel zum Berechtigungsantrag ist die Rezertifizierung ein geplanter Schritt, der in die Entscheidung „Zugriff weiterhin erforderlich?“ mündet und den Zugriff entweder bestätigt oder entzieht. Genau diese ausdrückliche Modellierung verhindert, dass ein Workflow-Diagramm suggeriert, ein einmal bearbeiteter Vorgang sei für immer erledigt.