如何建立工作流程圖
如何建立工作流程圖：把申請、審批關卡、實際工作以及那個令流程閉環的覆核畫出來，並讓每個狀態都有一個角色負責。附一個即時的存取權限申請示例。
運作方式
為事項及其狀態命名
寫下流轉的到底是甚麼——一份申請、一張發票、一份文件——以及它可能處於的狀態：已提交、已批准、已開通、已回收。當讀者問「這件事現在到了哪裡」，他們要找的就是狀態，所以先把狀態談定，能避免圖表變成一份工作清單。
按生效次序列出各道關卡
對每一次審批，記下由誰負責、他們在決定甚麼。然後檢查這個次序是不是真實的：本來可以並行的關卡，經常被畫成順序，只因為工單系統當初就是那樣設定的——這一點值得攤開來講，而不是就此固化下來。
把狀態寫成列並連接起來
把每個狀態或動作放進一列，把關卡的「Shape」設為 Decision，再用「Line to」欄把它們連接起來。每道關卡的兩個出口都要在「Line text」裡標註文字。做到這一步，圖表就已經能替你指出任何一個出不去的狀態。
為每個狀態指定一條泳道
把每一列放進那個在該狀態下持有事項的角色的泳道。正是這一步，令這張圖成為「我的申請現在壓在誰手上」的答案——而那是工作流程圖被問得最多的一個問題。
為拒絕規劃去向
一個被拒絕的事項總要去某個地方：退回給申請人修改、進入一個已關閉的狀態，或轉交例外處理的負責人。把它畫出來。讓拒絕停留在言外之意的工作流，恰恰會製造出那種典型故障：事項既不在辦、也未關閉，而且沒有人去催。
加上周期性覆核
如果這個事項會按計劃被重新審視——權限重新認證、文件定期覆核、合約續期——就把它畫成一條回到工作流的路徑，並帶上自己的決策點。否則這張圖就暗示工作到此為止，而登記冊會悄悄堆滿沒有人再看一眼的紀錄。
常見問題
工作流程圖和業務流程圖有甚麼分別？
業務流程圖描述工作是怎樣執行的；工作流程圖描述某一個具體事項如何在對它採取行動的人之間流轉，重點在狀態、歸屬與審批關卡。在實務上兩者大量重疊，同一套圖形符號也能同時服務兩者。這個區分更有用的地方是當成一道自我檢查：如果你說不出流轉的是甚麼事項、它可能處於哪些狀態，那你畫的是流程圖，而不是工作流。
一個工作流應該有多少個審批環節？
只保留承載真實決策的那些。每道關卡都會增加排隊時間，超過兩三道之後還會稀釋問責——五分之一的審批人往往看都不看就簽了，這比沒有關卡更糟，因為它製造出一份「覆核發生過」的證據，而覆核並未發生。如果一道關卡從來沒有拒絕過任何東西，它就是一則通知，也應該按通知來畫。
工作流程圖需要用泳道嗎？
幾乎總是需要。工作流程圖被問得最多的問題，是這個事項現在由誰持有，而泳道不需要任何人去讀方框裡的文字就能回答它。例外是那種從不離開一個團隊的工作流——在那裡泳道只會多出一個不承載資訊的維度。
按計劃重複發生的工作流怎樣表示？
把觸發點畫成一個步驟，並用一個關於結果的決策把它接回流程中。在存取權限示例裡，重新認證是一個計劃內的步驟，接入「權限是否仍然需要？」的決策，結果要麼再次確認、要麼回收。把這一點顯式建模出來，正是令工作流程圖不再暗示「事項一旦辦完就永遠完結」的關鍵。