如何建立審批流程
如何設計審批流程：想清楚每道關卡真正在決定甚麼，按你們的授權審批權限表設定門檻，為拒絕規劃去向，並記錄誰批准了甚麼。
審批流程是一串關卡，每道關卡都有一位負有問責的審批人、一個寫明的決策問題、一條拒絕時的去路，以及一份關於誰在何時批准了甚麼的紀錄。
簡而言之
- 如果一道關卡從來沒有說過「不」，它就是一則通知。那就按通知來畫。
- 每道關卡一位負有問責的審批人，並給他決策所需的資訊。
- 門檻來自授權審批權限表，並且應該寫在決策點上。
- 拒絕要有去向：修改、向上呈報，或一個明確的已關閉狀態。
- 記錄審批人、時間戳記與版本——一次拿不出證據的批准，等於沒有發生過。
每道關卡都應該有能力說「不」
檢驗一個審批流程的標準，不是它收集了多少個簽署，而是其中有沒有任何一個在現實中真的可能被否決。一道從未拒絕過任何東西的關卡，就是一則附帶額外延遲的通知；它比沒有關卡更糟，因為它會產生一條審批紀錄，暗示存在一次並未發生的覆核——而那恰恰是審核員會抽樣查核、法庭會拿來閱讀的證據。
因此，好的審批設計主要是做減法。兩道有意義的關卡勝過五道禮節性的，因為五分之一的審批人簽署時根本不看。留下的每一道關卡都需要三樣東西：一位負有問責的審批人、一個他們要回答的明確問題，以及足以讓他們作答的資訊擺在面前。這些缺一樣，多加一道關卡就只是把風險挪到了更不顯眼的地方。
下面的示例是一個供應商審批流程，它的結構誠實得少見：一道可以因文件不齊而回環的初步篩選關卡、一個決定覆核深度的風險等級判定、一道帶糾正措施回環的審核關卡，以及最後一個三選一的決策——批准、有條件批准或拒絕——而不是通常的二選一。
一個關卡都能真正把關的審批流程
供應商審批，由提議到列入名冊。四道關卡，每一道都能否決，每一道都有一條出路。
在投入覆核工夫之前先做初步篩選
一份商業理據，以及一個可以在第一步就叫停整個流程的「是否繼續」決策。最便宜的關卡放在最前面：去評估一個誰都未決定要合作的供應商，是審批流程中最常見的浪費。
催辦本身就是流程的一部分
供應商問卷這道關卡在文件不齊時把事項退回補充，而不是直接判不通過。多數真實的審批流程，花在催辦不完整文件上的日曆時間比花在作決定上的還要多，把這個回環畫出來，才令它變得可以量度。
覆核深度隨風險而變
風險等級判定把高風險供應商送去實地審核，並附帶自己的糾正措施回環，而較低等級則直接往下走。一刀切的覆核深度是最常見的設計錯誤：在瑣碎的事情上用力過猛，在危險的事情上用力不足。
三種結果，而不是兩種
審批機構可以批准、有條件批准或拒絕——而有條件批准會在供應商列入名冊之前先把條件記錄下來。二選一的關卡，是在逼審批人在「攔住正當工作」和「放行一件不完整的東西」之間作選擇。
運作方式
寫下每道關卡到底在決定甚麼
每次審批寫一句話：這個人在回答甚麼問題，依據的是甚麼文件？寫不成這種句子的關卡，通常是為了知情而存在的——而知情用一則不攔住工作的通知來實現會更好。
門檻從你們的授權審批權限表裡取
金額區間、風險等級與重要性水平屬於授權表，而不屬於設計流程的人。把金額和貨幣寫在決策點上，令分流判斷可供審核；並且把門檻設得足夠高，令那道額外的關卡很少被觸發。
每道關卡只給一位負有問責的審批人
其他人可以被徵詢意見；但只有一個人為這個決定負責。委員會可以審批，但那樣一來審批人就是這個委員會，其法定人數與主席都需要點名。兩位同級而又互相獨立的審批人，是那種會導致兩個人都不認真看的結構。
為每一次拒絕規劃去向
畫出被拒絕的事項去哪裡：帶着記錄在案的理由退回修改、向上呈報，或進入一個明確的已關閉狀態。沒有把拒絕畫出來的流程，會製造出既不在辦也未關閉、停在沒有人跟進的狀態的事項。
令覆核深度跟着風險走
在昂貴的覆核之前加一個分流決策，就像示例中的風險等級那樣。對所有事情都做完整盡職審查，要麼意味着流程太慢，要麼意味着盡職審查並不當真——而通常兩者兼有。
留下審批的證據
每次批准都需要一位審批人、一個時間戳記，以及它所針對的那個版本。在 QueryChart 中，圖表本身就帶有審批流程和不可篡改的歷史紀錄，因此「三月生效的那一版是誰批准的」會有答案，不必有人去翻電郵信箱。
應避免的錯誤
無法說「不」的關卡
一次從未被否決過的審批就是一則通知，而把它記錄成一次批准，會在日後任何讀到這份證據的人面前誇大控制的強度。
拿不到資訊的審批人
一道關卡的質素，不會高於審批人所看到的文件。如果理由是在批准之後才記錄的，那這次批准只是裝飾。
門檻設得太低
一個在多數交易上都會觸發的限額，會訓練審批人一路點過去，也會誘使人們把申請拆細，好留在門檻之下。
拒絕沒有去路
沒有畫出來的拒絕，會造成最常見的流程故障：那個既未批准也未關閉、而且無人負責的事項。
建立你們自己的審批流程
把供應商審批示例作為您自己的圖表開啟，把裡面的關卡替換成你們機構真正會作的那些決定。
相關指南
常見問題
一個審批流程應該有幾級審批？
只保留真正作決定的那幾級——通常是一級，再加上超過某個門檻之後的第二級，而那個門檻取自你們的授權審批權限表。每多一道關卡都會增加排隊時間並稀釋問責：五分之一的審批人覆核得更不認真，而不是更認真，所以一個五道關卡的流程可能比兩道關卡的控制更弱，成本卻高得多。如果一道關卡從來沒有拒絕過任何東西，這本身就是它應該改成通知的證據。
批准和審核有甚麼分別？
批准是一個可以攔住工作、並且要為結果承擔問責的決定；審核是一次產生意見的檢視。把兩者混為一談是常見的設計缺陷：審核人被賦予了本不該有的否決權，或者審批人被當作審核人對待，於是他們的簽署不再有意義。把審核畫成步驟、把批准畫成決策，這個分別就由一種慣例變成了結構上的事實。
審批應該並行還是順序進行？
當後一位審批人要依賴前一位的決定時用順序，當他們評估的是互不相干的事情時用並行。多數流程只是出於習慣被畫成順序，白白拉長了好幾天而沒有任何分析上的理由——法務覆核合約條款和財務評估信貸風險，並不需要對方的結論。並行關卡在某些工單系統裡比較難表達，那是一種工具限制，值得點明，而不應把它固化進流程設計裡。
如何為審核留下審批紀錄？
記錄審批人、時間戳記，以及被批准的那個確切版本——最後這一項通常正是缺失的部分。一次無法與特定修訂關聯起來的批准，只能證明某人在某個時候批准了某個東西。QueryChart 把批准記錄在某個圖表修訂版上，並保留不可篡改的歷史紀錄，因此審核員真正會問的那個問題——當時生效的是哪一版、由誰簽署——可以直接回答。
