Comment créer un workflow d'approbation
Comment concevoir un flux de travail d'approbation : décidez de ce que chaque porte décide réellement, définissez des seuils de votre délégation d'autorité, acheminez les rejets quelque part et enregistrez qui a approuvé quoi.
Un flux de travail d'approbation est une séquence de portes, chacune avec un approbateur responsable, une décision déclarée, une voie de refus et un enregistrement de qui a approuvé quoi et quand.
En bref
- Si un portail n’a jamais dit non, c’est une notification. Dessinez-le comme un seul.
- Un approbateur responsable par porte, avec les informations nécessaires pour décider.
- Les seuils proviennent de la délégation de pouvoir et appartiennent à la décision.
- Un refus achemine quelque part : une modification, une escalade ou un état fermé explicite.
- Enregistrer l'approbateur, l'horodatage et la version : une approbation qui ne peut être prouvée n'a pas eu lieu.
Chaque porte devrait pouvoir dire non
Le test d’un flux de travail d’approbation n’est pas le nombre de signatures qu’il collecte. Il s’agit de savoir si l’une d’entre elles pourrait raisonnablement être refusée. Un portail qui n’a jamais rien rejeté est une notification avec une latence supplémentaire, et c’est pire que pas de portail du tout, car cela produit un dossier d’approbation impliquant un examen qui n’a pas eu lieu, ce qui est exactement la preuve qu’un auditeur échantillonnera et qu’un tribunal lira.
Une bonne conception d’approbation est donc principalement une soustraction. Deux portes significatives battent cinq portes cérémonielles, car les approbateurs qui sont l'un des cinq signent sans regarder. Chaque porte restante a besoin de trois choses : un approbateur responsable, une question posée à laquelle il répond et suffisamment d'informations devant lui pour y répondre. Là où ces éléments manquent, l’ajout d’une porte déplace simplement le risque vers un endroit moins visible.
L'exemple ci-dessous est un processus d'approbation de fournisseur, qui est un flux de travail d'approbation avec une structure inhabituellement honnête : une porte de contrôle qui peut boucler les preuves manquantes, une décision de niveau de risque qui détermine la profondeur de l'examen, une porte d'audit avec une boucle d'actions correctives et une décision finale à trois voies (approuvée, conditionnelle ou rejetée) plutôt que le binaire habituel.
Comment cela fonctionne
Notez ce que chaque porte décide
Une phrase par approbation : à quelle question répond cette personne, et sur quelles preuves ? Les portes qui ne peuvent pas être définies de cette manière sont généralement là pour la visibilité plutôt que pour la décision, et la visibilité est mieux servie par une notification qui ne retarde pas le travail.
Relevez les seuils de votre délégation de pouvoir
Les tranches de valeur, les niveaux de risque et les limites de matérialité appartiennent au calendrier de délégation et non au concepteur de workflow. Mettez les chiffres et la devise sur la décision elle-même afin que le routage soit vérifiable, et réglez-les suffisamment haut pour que la porte supplémentaire se déclenche rarement.
Attribuez à chaque porte exactement un approbateur responsable
D'autres peuvent être consultés ; une personne répond de la décision. Les comités peuvent approuver, mais c'est alors le comité qui est l'approbateur et son quorum et son président doivent être nommés. Deux approbateurs indépendants au même niveau sont la forme qui ne produit aucun examen attentif.
Acheminer chaque refus
Dessinez où va un élément rejeté : retour pour modification avec la raison enregistrée, remontée pour escalade ou état fermé explicite. Les flux de travail qui ne rejettent pas le rejet produisent des éléments qui ne sont ni actifs ni fermés, dans un état que personne ne recherche.
Faire en sorte que la profondeur de l'examen suive le risque
Ajoutez une décision de routage avant les examens coûteux, comme le fait l'exemple avec son niveau de risque. Appliquer une diligence totale à tout signifie soit que le processus est trop lent, soit que la diligence n'est pas réelle, et c'est généralement les deux.
Capturez la preuve d’approbation
Chaque approbation nécessite un approbateur, un horodatage et la version à laquelle elle s'applique. Dans QueryChart, le graphique lui-même comporte un flux de travail d'approbation et un historique immuable, de sorte que « qui a approuvé la version en vigueur en mars » a une réponse sans que personne ne recherche dans une boîte de réception.
Erreurs à éviter
Des portes qui ne peuvent pas dire non
Une approbation qui n’a jamais été refusée est une notification, et l’enregistrer comme une approbation surestime le contrôle pour quiconque lira les preuves plus tard.
Approbateurs sans information
Une porte n’est aussi bonne que ce que l’approbateur montre. Si la justification est capturée après l'approbation, l'approbation est décorative.
Des seuils trop bas
Une limite qui se déclenche sur la plupart des transactions entraîne les approbateurs à cliquer et encourage les gens à diviser les demandes pour rester en dessous.
Pas de voie pour un refus
Le rejet non dessiné produit l'échec de flux de travail le plus courant : l'élément qui n'est ni approuvé ni clôturé et que personne ne possède.
Questions fréquentes
Combien de niveaux d’approbation un workflow doit-il avoir ?
Il suffit de prendre de vraies décisions : généralement une, avec une seconde au-dessus d'un seuil tiré de votre délégation d'autorité. Chaque porte supplémentaire ajoute du temps d'attente et dilue la responsabilité : les approbateurs qui sont l'un des cinq examinent avec moins d'attention, pas plus, de sorte qu'un flux de travail à cinq portes peut être un contrôle plus faible qu'un workflow à deux portes tout en coûtant considérablement plus cher. Si un portail n’a jamais rien rejeté, c’est la preuve qu’il devrait s’agir d’une notification.
Quelle est la différence entre une approbation et un avis ?
Une approbation est une décision qui peut bloquer le travail et entraîne la responsabilité du résultat ; une revue est un examen qui produit des commentaires. Les confondre est un défaut de conception courant : les évaluateurs reçoivent un veto qu'ils n'étaient pas censés avoir, ou les approbateurs sont traités comme des évaluateurs et leur approbation ne signifie rien. Considérez les examens comme des étapes et les approbations comme des décisions, et la distinction devient structurelle plutôt qu'une question de convention.
Les approbations devraient-elles être parallèles ou séquentielles ?
Séquentiel lorsqu'un approbateur ultérieur s'appuie sur la décision d'un précédent, parallèle lorsqu'il évalue des éléments indépendants. La plupart des flux de travail sont établis séquentiellement par habitude, ajoutant des jours sans raison analytique : l'examen juridique des termes du contrat et l'évaluation financière du crédit n'ont pas besoin des résultats de chacun. Les portes parallèles sont plus difficiles à représenter dans certains outils de billetterie, ce qui constitue une contrainte d'outillage qui mérite d'être nommée plutôt que codée en tant que conception de processus.
Comment enregistrer les approbations pour un audit ?
Capturez l'approbateur, l'horodatage et la version exacte approuvée : la dernière est la partie généralement manquante. Une approbation qui ne peut pas être liée à une révision spécifique prouve seulement que quelqu'un a approuvé quelque chose à un moment donné. QueryChart enregistre les approbations par rapport à une révision de graphique avec un historique immuable, de sorte que la question posée par un auditeur (quelle version était en vigueur et qui l'a signée) peut répondre directement.