Comment cartographier un processus avant l'automatisation
Mappez un flux de travail actuel, ses propriétaires, ses décisions, ses exceptions et ses données d'entrée avant de spécifier l'automatisation. Voir un processus de demande d'accès travaillé.
Avant d'automatiser un processus, identifiez ce qui le déclenche, à qui appartient chaque étape, quelles règles modifient son itinéraire, quelles données sont requises et comment les exceptions sont résolues.
En bref
- Cartographiez le processus actuel avant de proposer un futur itinéraire automatisé.
- Enregistrez les entrées, le propriétaire, la règle, le résultat et les preuves pour chaque décision.
- Incluez les données manquantes, les rejets, les nouvelles tentatives et les itinéraires d'escalade manuelle.
- Marquez les étapes qu’une personne doit encore approuver ou vérifier.
- Examinez la carte avec les personnes qui effectuent réellement le travail.
Choisir les outils de documentation
Rendre les règles visibles avant de choisir un outil d'automatisation
Un projet d'automatisation échoue lorsque le chemin heureux est codé et que les exceptions restent dans la tête des gens. Cartographiez d’abord un cas réel récent. Marquez chaque endroit où quelqu'un vérifie une entrée, porte un jugement, attend l'approbation ou renvoie du travail. La carte devient une description testable du processus qu'un système d'automatisation devrait prendre en charge.
L'exemple de demande d'accès ci-dessous croise le demandeur, le gestionnaire, le propriétaire du système et l'informatique. Une requête incomplète revient en boucle ; l'accès n'est approuvé qu'après une vérification du gestionnaire et du propriétaire ; l’approvisionnement est suivi d’une confirmation. Ces transferts et itinéraires d'exception sont ceux où une conception d'automatisation nécessite des règles explicites et des enregistrements d'audit.
QueryChart est utilisé ici pour documenter et examiner la carte. Le diagramme ne fournit pas d'accès ni n'exécute de flux de travail automatisé. Une fois le processus convenu, utilisez ses étapes, décisions et enregistrements pour rédiger les exigences du système qui l'exécutera.
Demandes d’accès avant automatisation
Une demande multi-rôles depuis la soumission jusqu'à l'accès provisionné, avec des contrôles et des exceptions visibles dans le même graphique modifiable.
Capturer la demande
La demande commence par la personne et l'accès recherché. Une soumission incomplète est renvoyée pour correction ; un formulaire automatisé devrait valider ces champs.
Exposer la propriété de l'approbation
Les vérifications du gestionnaire et du propriétaire du système sont des décisions distinctes car elles répondent à des questions différentes. La carte montre quelle décision peut arrêter l'itinéraire.
Approvisionnement et confirmation des traces
Le service informatique applique l'accès approuvé, puis le résultat est confirmé. Une spécification d'automatisation doit conserver l'enregistrement d'approbation et gérer une tentative de provisionnement ayant échoué.
Comment cela fonctionne
Choisissez un cas réel
Choisissez une demande récemment complétée et identifiez son déclencheur et son état final. Utilisez les systèmes, les rôles et les enregistrements de ce cas au lieu de dessiner un processus idéalisé de mémoire.
Répertorier les actions et les propriétaires
Placez chaque action dans une ligne QueryChart distincte et attribuez le rôle responsable à un couloir. Marquer les transferts entre les rôles ; chaque transfert est un endroit où une file d'attente, une notification ou un contexte manquant peut avoir de l'importance.
Écrire les règles métier
Pour chaque décision, enregistrez l'entrée requise, le critère, qui peut l'ignorer et l'itinéraire pour chaque résultat. Confiez le jugement politique à une personne désignée là où il ne peut pas être réduit à une règle.
Ajouter des exceptions et des preuves
Parcourez le tableau d'une demande incomplète, d'un rejet et d'un échec d'exécution. Notez l'enregistrement que chaque étape de contrôle doit laisser, comme l'approbateur, la décision et l'heure.
Valider avant de spécifier l'automatisation
Examinez la carte avec les demandeurs, les approbateurs et l’équipe effectuant le travail. Ensuite seulement, étiquetez les étapes comme candidates à l’automatisation et utilisez la carte convenue pour rédiger les exigences du système d’exécution.
Erreurs à éviter
Automatiser le chemin idéal
Si la carte exclut les demandes incomplètes ou rejetées, le système d’exécution aura immédiatement besoin d’un traitement manuel ad hoc. Dessinez d'abord ces itinéraires.
Traiter l’approbation comme une notification
Un approbateur a besoin d’une question définie et d’une voie de refus. Une notification qui ne peut pas modifier le résultat ne doit pas être considérée comme une porte d'approbation.
Ouvrir la carte de demande d'accès
Modifiez les étapes et les transferts pour documenter le processus que votre équipe souhaite automatiser.
Guides associés
Questions fréquentes
QueryChart exécute-t-il l'automatisation ?
Non. QueryChart cartographie et documente le processus. Utilisez la carte convenue comme entrée dans le flux de travail ou le système d'automatisation qui l'exécutera.
Dois-je cartographier le processus actuel ou futur ?
Commencez par le processus actuel pour exposer ses règles, solutions de contournement et exceptions réelles. Concevez ensuite le futur tracé séparément et comparez les deux avant la mise en œuvre.
Qu’est-ce qui doit rester manuel ?
Désignez une personne désignée pour les décisions qui nécessitent du jugement, un examen d’exception ou une autorisation formelle. La carte doit montrer les entrées, les décisions et les enregistrements résultants de cette personne, même si la collecte ou le routage des données environnantes est automatisé.
