Cómo mapear un proceso antes de la automatización
Mapee un flujo de trabajo actual, sus propietarios, decisiones, excepciones y datos de entrada antes de especificar la automatización. Vea un proceso de solicitud de acceso trabajado.
Antes de automatizar un proceso, mapee qué lo desencadena, quién es el propietario de cada paso, qué reglas cambian su ruta, qué datos se requieren y cómo se resuelven las excepciones.
En resumen
- Mapee el proceso actual antes de proponer una futura ruta automatizada.
- Registre las entradas, el propietario, la regla, la salida y la evidencia de cada decisión.
- Incluya datos faltantes, rechazo, reintento y rutas de escalamiento manual.
- Marque qué pasos aún debe aprobar o verificar una persona.
- Revisar el mapa con las personas que realmente realizan el trabajo.
Elegir herramientas de documentación
Haga visibles las reglas antes de elegir una herramienta de automatización
Un proyecto de automatización fracasa cuando se codifica el camino feliz y las excepciones permanecen en la cabeza de las personas. Mapee primero un caso real reciente. Marque cada lugar donde alguien verifica una entrada, emite un juicio, espera aprobación o devuelve el trabajo. El mapa se convierte en una descripción comprobable del proceso que un sistema de automatización debería soportar.
El siguiente ejemplo de solicitud de acceso incluye solicitante, administrador, propietario del sistema y TI. Una solicitud incompleta regresa; el acceso se aprueba solo después de una verificación del administrador y del propietario; El aprovisionamiento va seguido de la confirmación. En estas transferencias y rutas de excepción es donde un diseño de automatización necesita reglas explícitas y registros de auditoría.
QueryChart se utiliza aquí para documentar y revisar el mapa. El diagrama no proporciona acceso ni ejecuta un flujo de trabajo automatizado. Una vez acordado el proceso, utilice sus pasos, decisiones y registros para escribir los requisitos para el sistema que lo ejecutará.
Solicitudes de acceso antes de la automatización
Una solicitud entre roles desde el envío hasta el acceso aprovisionado, con comprobaciones y excepciones visibles en el mismo gráfico editable.
Captura la solicitud
La solicitud comienza con la persona y el acceso buscado. Un envío incompleto regresa para su corrección; un formulario automatizado necesitaría validar estos campos.
Exponer la propiedad de la aprobación
Las comprobaciones del administrador y del propietario del sistema son decisiones separadas porque responden a preguntas diferentes. El mapa muestra quién decide detener la ruta.
Aprovisionamiento y confirmación de seguimiento
TI aplica el acceso aprobado y luego se confirma el resultado. Una especificación de automatización debe preservar el registro de aprobación y manejar un intento de aprovisionamiento fallido.
Cómo funciona
Elige un caso real
Elija una solicitud completada recientemente e identifique su desencadenante y su estado final. Utilice los sistemas, roles y registros de ese caso en lugar de dibujar un proceso idealizado de memoria.
Listar acciones y propietarios
Coloque cada acción en una fila de QueryChart separada y asigne el rol responsable a un carril. Marcar transferencias entre roles; cada traspaso es un lugar donde una cola, una notificación o un contexto faltante pueden ser importantes.
Escribe las reglas de negocio.
Para cada decisión, registre la entrada requerida, el criterio, quién puede anularlo y la ruta para cada resultado. Mantenga el juicio político con una persona designada cuando no pueda reducirse a una regla.
Agregar excepciones y evidencia
Recorra el gráfico con una solicitud incompleta, un rechazo y un cumplimiento fallido. Anote el registro que debe dejar cada paso de control, como el aprobador, la decisión y el tiempo.
Validar antes de especificar la automatización
Revise el mapa con los solicitantes, los aprobadores y el equipo que realiza el trabajo. Sólo entonces etiquete los pasos como candidatos para la automatización y utilice el mapa acordado para escribir los requisitos para el sistema de ejecución.
Errores que debes evitar
Automatizando el camino ideal
Si el mapa excluye solicitudes incompletas o rechazadas, el sistema de ejecución necesitará un manejo manual ad hoc de inmediato. Dibuja esas rutas primero.
Tratar la aprobación como una notificación
Un aprobador necesita una pregunta definida y una ruta de rechazo. Una notificación que no puede cambiar el resultado no debe considerarse una puerta de aprobación.
Abrir el mapa de solicitud de acceso
Edite los pasos y transferencias para documentar el proceso que su equipo desea automatizar.
Guías relacionadas
Preguntas frecuentes
¿QueryChart ejecuta la automatización?
No. QueryChart mapea y documenta el proceso. Utilice el mapa acordado como entrada para el flujo de trabajo o sistema de automatización que lo ejecutará.
¿Debo mapear el proceso actual o futuro?
Comience con el proceso actual para exponer sus reglas, soluciones y excepciones reales. Luego diseñe la ruta futura por separado y compárelas antes de la implementación.
¿Qué debería permanecer manual?
Mantener una persona designada en decisiones que requieran juicio, revisión de excepción o autorización formal. El mapa debe mostrar las aportaciones, decisiones y registros resultantes de esa persona, incluso si la recopilación o el enrutamiento de datos circundantes están automatizados.
