So bilden Sie einen Prozess vor der Automatisierung ab
Ordnen Sie einen aktuellen Workflow, seine Eigentümer, Entscheidungen, Ausnahmen und Eingabedaten zu, bevor Sie die Automatisierung festlegen. Sehen Sie sich einen funktionierenden Zugriffsanfrageprozess an.
Bevor Sie einen Prozess automatisieren, legen Sie fest, was ihn auslöst, wem jeder Schritt gehört, welche Regeln seine Route ändern, welche Daten erforderlich sind und wie Ausnahmen gelöst werden.
Kurz gesagt
- Bilden Sie den aktuellen Prozess ab, bevor Sie eine zukünftige automatisierte Route vorschlagen.
- Erfassen Sie Eingaben, Eigentümer, Regel, Ausgabe und Beweise für jede Entscheidung.
- Beziehen Sie fehlende Daten, Ablehnungs-, Wiederholungsversuchs- und manuelle Eskalationsrouten ein.
- Markieren Sie, welche Schritte eine Person noch genehmigen oder verifizieren muss.
- Besprechen Sie die Karte mit den Personen, die die Arbeit tatsächlich ausführen.
Dokumentationswerkzeuge auswählen
Machen Sie die Regeln sichtbar, bevor Sie ein Automatisierungstool auswählen
Ein Automatisierungsprojekt scheitert, wenn der glückliche Weg verschlüsselt ist und die Ausnahmen in den Köpfen der Menschen bleiben. Kartieren Sie zunächst einen aktuellen realen Fall. Markieren Sie jeden Ort, an dem jemand eine Eingabe überprüft, ein Urteil fällt, auf die Genehmigung wartet oder Arbeit zurücksendet. Die Karte wird zu einer testbaren Beschreibung des Prozesses, den ein Automatisierungssystem unterstützen müsste.
Das folgende Beispiel für eine Zugriffsanfrage betrifft Antragsteller, Manager, Systembesitzer und IT. Eine unvollständige Anfrage führt eine Schleife zurück; Der Zugang wird erst nach einer Überprüfung durch den Manager und den Eigentümer genehmigt. Auf die Bereitstellung folgt die Bestätigung. Bei diesen Übergaben und Ausnahmerouten benötigt ein Automatisierungsentwurf explizite Regeln und Prüfdatensätze.
QueryChart wird hier zur Dokumentation und Überprüfung der Karte verwendet. Das Diagramm stellt keinen Zugriff bereit und führt keinen automatisierten Workflow aus. Sobald der Prozess vereinbart ist, verwenden Sie seine Schritte, Entscheidungen und Aufzeichnungen, um Anforderungen an das System zu schreiben, das ihn ausführen wird.
Zugriffsanfragen vor der Automatisierung
Eine rollenübergreifende Anforderung von der Übermittlung bis zum bereitgestellten Zugriff, wobei Prüfungen und Ausnahmen im selben bearbeitbaren Diagramm sichtbar sind.
Erfassen Sie die Anfrage
Die Anfrage beginnt mit der Person und dem gesuchten Zugang. Eine unvollständige Einreichung wird zur Korrektur zurückgegeben; Ein automatisiertes Formular müsste diese Felder validieren.
Genehmigungsinhaberschaft offenlegen
Manager- und Systembesitzerprüfungen sind getrennte Entscheidungen, da sie unterschiedliche Fragen beantworten. Die Karte zeigt, wessen Entscheidung die Route stoppen kann.
Trace-Bereitstellung und -Bestätigung
Die IT wendet den genehmigten Zugriff an, dann wird das Ergebnis bestätigt. Eine Automatisierungsspezifikation sollte den Genehmigungsdatensatz bewahren und einen fehlgeschlagenen Bereitstellungsversuch verarbeiten.
So funktioniert es
Wählen Sie einen echten Fall
Wählen Sie eine kürzlich abgeschlossene Anfrage aus und identifizieren Sie deren Auslöser und Endstatus. Nutzen Sie die Systeme, Rollen und Aufzeichnungen aus diesem Fall, anstatt einen idealisierten Prozess aus dem Gedächtnis abzurufen.
Listen Sie Aktionen und Eigentümer auf
Platzieren Sie jede Aktion in einer separaten QueryChart-Zeile und weisen Sie die verantwortliche Rolle einer Swimlane zu. Markieren Sie Transfers zwischen Rollen; Bei jeder Übergabe kann eine Warteschlange, eine Benachrichtigung oder ein fehlender Kontext von Bedeutung sein.
Schreiben Sie die Geschäftsregeln
Notieren Sie für jede Entscheidung die erforderliche Eingabe, das Kriterium, wer es außer Kraft setzen kann und den Weg für jedes Ergebnis. Behalten Sie das politische Urteil bei einer benannten Person, sofern es nicht auf eine Regel reduziert werden kann.
Fügen Sie Ausnahmen und Beweise hinzu
Gehen Sie eine unvollständige Anfrage, eine Ablehnung und eine fehlgeschlagene Erfüllung durch das Diagramm. Beachten Sie die Aufzeichnungen, die jeder Kontrollschritt hinterlassen muss, z. B. den Genehmiger, die Entscheidung und die Zeit.
Überprüfen Sie, bevor Sie die Automatisierung angeben
Überprüfen Sie die Karte mit Anforderern, Genehmigern und dem Team, das die Arbeit ausführt. Kennzeichnen Sie die Schritte erst dann als Kandidaten für die Automatisierung und verwenden Sie die vereinbarte Karte, um Anforderungen für das Ausführungssystem zu formulieren.
Häufige Fehler
Den idealen Weg automatisieren
Wenn die Karte unvollständige oder abgelehnte Anfragen ausschließt, muss das Ausführungssystem sofort eine manuelle Ad-hoc-Bearbeitung durchführen. Zeichnen Sie zuerst diese Routen.
Genehmigung als Benachrichtigung behandeln
Ein Genehmiger benötigt eine definierte Frage und einen Ablehnungsweg. Eine Benachrichtigung, die das Ergebnis nicht ändern kann, sollte nicht als Genehmigungstor dargestellt werden.
Öffnen Sie die Zugriffsanforderungskarte
Bearbeiten Sie die Schritte und Übergaben, um den Prozess zu dokumentieren, den Ihr Team automatisieren möchte.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Führt QueryChart die Automatisierung aus?
Nein. QueryChart bildet den Prozess ab und dokumentiert ihn. Verwenden Sie die vereinbarte Karte als Eingabe für den Workflow oder das Automatisierungssystem, das sie ausführt.
Soll ich den aktuellen oder zukünftigen Prozess abbilden?
Beginnen Sie mit dem aktuellen Prozess, um seine tatsächlichen Regeln, Problemumgehungen und Ausnahmen offenzulegen. Entwerfen Sie dann die zukünftige Route separat und vergleichen Sie die beiden vor der Implementierung.
Was soll manuell bleiben?
Beauftragen Sie eine benannte Person mit Entscheidungen, die ein Urteil, eine Ausnahmeprüfung oder eine formelle Genehmigung erfordern. Die Karte sollte die Eingaben, Entscheidungen und daraus resultierenden Aufzeichnungen dieser Person zeigen, auch wenn die umgebende Datenerfassung oder -weiterleitung automatisiert ist.
