如何在自动化之前绘制流程
在指定自动化之前映射当前工作流程、其所有者、决策、异常和输入数据。查看有效的访问请求流程。
在自动化流程之前，先确定触发流程的因素、每个步骤的负责人、哪些规则会更改流程、需要哪些数据以及如何解决异常情况。
简而言之
- 在提出未来的自动化路线之前先绘制当前流程。
- 记录每个决策的输入、所有者、规则、输出和证据。
- 包括丢失数据、拒绝、重试和手动升级路线。
- 标记人员仍必须批准或验证哪些步骤。
- 与实际执行工作的人员一起查看地图。
选择流程文档工具
在选择自动化工具之前让规则可见
当幸福的道路被编码并且例外仍然存在于人们的头脑中时，自动化项目就会失败。首先绘制一个最近的真实案例。标记有人检查输入、做出判断、等待批准或发回工作的每个地方。该地图成为自动化系统必须支持的流程的可测试描述。
下面的访问请求示例涉及请求者、管理者、系统所有者和 IT。不完整的请求会循环返回；仅在经理和所有者检查后才批准访问；配置之后是确认。这些切换和异常路由是自动化设计需要明确规则和审核记录的地方。
此处使用 QueryChart 来记录和查看地图。该图不提供访问权限或运行自动化工作流程。一旦流程达成一致，就可以使用其步骤、决策和记录来编写执行该流程的系统的需求。
自动化之前访问请求
从提交到预配置访问的跨角色请求，检查和异常在同一可编辑图表中可见。
捕获请求
请求从寻求的人员和访问权限开始。提交不完整的退回更正；自动化表单需要验证这些字段。
公开审批所有权
经理和系统所有者检查是单独的决定，因为他们回答不同的问题。地图显示了谁的决定可以阻止路线。
跟踪配置和确认
IT 应用批准的访问权限，然后确认结果。自动化规范应保留批准记录并处理失败的配置尝试。
运作方式
选择一个真实案例
选择最近完成的请求并确定其触发器和最终状态。使用该案例中的系统、角色和记录，而不是凭记忆绘制理想化的流程。
列出操作和所有者
将每个操作放在单独的 QueryChart 行中，并将负责的角色分配给泳道。标记角色之间的转移；每次切换都是队列、通知或丢失上下文可能产生影响的地方。
编写业务规则
对于每个决定，记录所需的输入、标准、谁可以推翻它以及每个结果的路线。在政策判断不能简化为规则的情况下，将政策判断交给指定的人。
添加例外和证据
在图表中遍历不完整的请求、拒绝和失败的履行。注意每个控制步骤必须留下的记录，例如审批人、决策和时间。
在指定自动化之前进行验证
与请求者、批准者和执行工作的团队一起审查地图。只有这样，才能将步骤标记为自动化的候选步骤，并使用商定的映射来编写执行系统的需求。
应避免的错误
自动化理想路径
如果映射排除了不完整或被拒绝的请求，则执行系统将需要立即进行临时手动处理。首先画出这些路线。
将批准视为通知
批准者需要明确的问题和拒绝路线。不能改变结果的通知不应被视为批准门。
打开访问请求地图
编辑步骤和交接以记录您的团队想要自动化的流程。
相关指南
常见问题
QueryChart 是否执行自动化？
不会。QueryChart 绘制并记录了该流程。使用商定的地图作为运行它的工作流程或自动化系统的输入。
我应该绘制当前或未来的流程吗？
从当前流程开始，公开其实际规则、解决方法和例外情况。然后分别设计未来的路线，并在实施前对两者进行比较。
什么应该保持手动？
在需要判断、例外审查或正式授权的决策中保留指定人员。即使周围的数据收集或路由是自动化的，地图也应该显示该人的输入、决策和结果记录。
