Sådan kortlægger du en proces før automatisering
Kortlæg en aktuel arbejdsgang, dens ejere, beslutninger, undtagelser og inputdata, før du specificerer automatisering. Se en fungerede adgangsanmodningsproces.
Før du automatiserer en proces, skal du kortlægge, hvad der udløser den, hvem der ejer hvert trin, hvilke regler der ændrer dens rute, hvilke data der kræves, og hvordan undtagelser løses.
Kort fortalt
- Kortlæg den aktuelle proces, før du foreslår en fremtidig automatiseret rute.
- Registrer input, ejer, regel, output og bevis for hver beslutning.
- Inkluder manglende data, afvisning, forsøg igen og manuelle eskaleringsruter.
- Markér, hvilke trin en person stadig skal godkende eller bekræfte.
- Gennemgå kortet med de personer, der rent faktisk udfører arbejdet.
Vælg værktøj til dokumentation
Gør reglerne synlige, inden du vælger et automatiseringsværktøj
Et automatiseringsprojekt mislykkes, når den lykkelige vej er kodet, og undtagelserne forbliver i folks hoveder. Kortlæg en nylig reel sag først. Marker hvert sted, hvor nogen tjekker et input, foretager en bedømmelse, venter på godkendelse eller sender arbejde tilbage. Kortet bliver en testbar beskrivelse af den proces, et automatiseringssystem skal understøtte.
Eksemplet med adgangsanmodning nedenfor krydser anmoder, leder, systemejer og IT. An incomplete request loops back; adgang godkendes kun efter en leder- og ejerkontrol; provisioning is followed by confirmation. Disse overdragelses- og undtagelsesruter er, hvor et automatiseringsdesign har brug for eksplicitte regler og revisionsregistreringer.
QueryChart bruges her til at dokumentere og gennemgå kortet. Diagrammet giver ikke adgang eller kører en automatiseret arbejdsgang. Når processen er aftalt, skal du bruge dens trin, beslutninger og registreringer til at skrive krav til det system, der skal udføre den.
Access requests before automation
En anmodning på tværs af roller fra indsendelse til klargjort adgang, med kontroller og undtagelser synlige i det samme redigerbare diagram.
Optag anmodningen
Anmodningen starter med den person og adgang, der søges. En ufuldstændig indsendelse returnerer til rettelse; en automatiseret formular vil skulle validere disse felter.
Afsløre godkendelsesejerskab
Leder- og systemejertjek er separate beslutninger, fordi de besvarer forskellige spørgsmål. Kortet viser, hvis beslutning kan stoppe ruten.
Sporforsyning og bekræftelse
IT anvender den godkendte adgang, så er resultatet bekræftet. En automatiseringsspecifikation bør bevare godkendelsesposten og håndtere et mislykket forsøg på klargøring.
Sådan fungerer det
Vælg en rigtig sag
Vælg en for nylig afsluttet anmodning, og identificer dens trigger og endelige tilstand. Brug systemerne, rollerne og registreringerne fra den sag i stedet for at tegne en idealiseret proces fra hukommelsen.
Liste handlinger og ejere
Sæt hver handling i en separat QueryChart-række, og tildel den ansvarlige rolle til en svømmebane. Marker overførsler mellem roller; hver overdragelse er et sted, hvor en kø, meddelelse eller manglende kontekst kan have betydning.
Skriv forretningsreglerne
For hver beslutning skal du registrere det nødvendige input, kriteriet, hvem der kan tilsidesætte det og ruten for hvert resultat. Opbevar den politiske vurdering hos en navngiven person, hvor den ikke kan reduceres til en regel.
Tilføj undtagelser og beviser
Gå en ufuldstændig anmodning, en afvisning og en mislykket opfyldelse gennem diagrammet. Bemærk registreringen, som hvert kontroltrin skal forlade, såsom godkender, beslutning og tidspunkt.
Valider før specificering af automatisering
Gennemgå kortet med anmodere, godkendere og det team, der udfører arbejdet. Først derefter markerer trin som kandidater til automatisering og brug det aftalte kort til at skrive krav til udførelsessystemet.
Faldgruber du skal undgå
Automatisering af den ideelle vej
Hvis kortet udelukker ufuldstændige eller afviste anmodninger, vil eksekveringssystemet have behov for ad hoc manuel håndtering med det samme. Tegn disse ruter først.
Behandler godkendelse som en meddelelse
En godkender har brug for et defineret spørgsmål og en afslagsrute. En meddelelse, der ikke kan ændre resultatet, skal ikke tegnes som en godkendelsesdør.
Åbn adgangsanmodningskortet
Rediger trinene og overdragelserne for at dokumentere den proces, dit team ønsker at automatisere.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Udfører QueryChart automatiseringen?
Nej. QueryChart kortlægger og dokumenterer processen. Brug det aftalte kort som input til det workflow eller automatiseringssystem, der skal køre det.
Skal jeg kortlægge den nuværende eller fremtidige proces?
Start med den aktuelle proces for at afsløre dens faktiske regler, løsninger og undtagelser. Design derefter den fremtidige rute separat og sammenlign de to før implementering.
Hvad skal forblive manuelt?
Hold en navngiven person ved beslutninger, der kræver dom, en undtagelsesgennemgang eller formel autorisation. Kortet skal vise den pågældende persons input, beslutning og resulterende registrering, selvom omgivende dataindsamling eller routing er automatiseret.
