Sådan laver du et workflow-diagram
Sådan laver du et workflow-diagram: modellér anmodningen, godkendelsesportene, selve arbejdet og det review, der lukker cirklen — med en rolle som ejer af hver tilstand. Med et levende eksempel.
Sådan fungerer det
Navngiv sagen og dens tilstande
Skriv ned, hvad der flyder — en anmodning, en faktura, et dokument — og hvilke tilstande den kan være i: indsendt, godkendt, tildelt, tilbagekaldt. Tilstandene er det, en læser leder efter, når vedkommende spørger, hvor noget er, så det at blive enige om dem først forhindrer diagrammet i at ende som en opgaveliste.
List portene i den rækkefølge, de gælder
Notér for hver godkendelse, hvem der ejer den, og hvad de tager stilling til. Tjek derefter, om rækkefølgen er reel: porte, der udmærket kunne køre parallelt, tegnes ofte i serie, fordi det var sådan, sagsstyringssystemet blev sat op — og det er værd at få frem i lyset frem for at cementere.
Byg tilstandene som rækker, og forbind dem
Læg hver tilstand eller handling i en række, sæt portenes 'Shape' til Decision, og forbind dem via kolonnen 'Line to'. Giv begge udgange fra hver port tekst i 'Line text'. Allerede på dette tidspunkt vil diagrammet vise dig enhver tilstand, man ikke kan komme ud af igen.
Giv hver tilstand en bane
Placér hver række i banen for den rolle, der holder sagen i netop den tilstand. Det er dét, der gør billedet til et svar på 'hvem sidder på min anmodning' — det klart hyppigste spørgsmål, et workflow-diagram bliver stillet.
Dirigér afvisningerne
En afvist sag skal et sted hen: tilbage til ansøgeren til rettelse, til en lukket tilstand eller til en undtagelsesejer. Tegn det. Workflows, der lader afvisningen være underforstået, frembringer netop den fejl, hvor en sag hverken er aktiv eller lukket, og ingen rykker for den.
Tilføj det tilbagevendende review
Bliver sagen taget op igen efter en tidsplan — adgange recertificeret, et dokument gennemgået, en kontrakt fornyet — så tegn det som en vej tilbage ind i workflowet med sin egen beslutning. Ellers antyder diagrammet, at arbejdet slutter, og registret fyldes stille og roligt med poster, ingen ser på igen.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er forskellen på et workflow-diagram og et procesdiagram?
Et procesdiagram beskriver, hvordan arbejdet udføres; et workflow-diagram beskriver, hvordan en bestemt sag bevæger sig mellem de mennesker, der handler på den, med vægten på tilstande, ejerskab og godkendelsesporte. I praksis overlapper de kraftigt, og den samme notation dækker begge. Forskellen er mest brugbar som en test: kan du ikke sige, hvilken sag der flyder, og hvilke tilstande den kan være i, tegner du et proceskort og ikke et workflow.
Hvor mange godkendelsestrin bør et workflow have?
Så få som muligt — kun dem, der rummer en reel beslutning. Hver port lægger ventetid oveni og udvander efter to-tre stykker ansvaret: godkendere, der er én ud af fem, har det med at skrive under uden at kigge, hvilket er værre end slet ingen port, fordi det frembringer dokumentation for et review, der ikke fandt sted. Har en port aldrig afvist noget, er den en underretning og bør tegnes som sådan.
Skal et workflow-diagram bruge swimlanes?
Næsten altid. Det spørgsmål, et workflow-diagram oftest bliver stillet, er, hvem der lige nu holder sagen, og baner besvarer det, uden at nogen behøver læse kasserne. Undtagelsen er et workflow, der aldrig forlader ét team, hvor baner blot tilføjer en dimension uden information.
Hvordan viser jeg et workflow, der gentager sig efter en tidsplan?
Tegn triggeren som et trin, og før den tilbage ind i flowet med en beslutning om udfaldet. I adgangseksemplet er recertificeringen et planlagt trin, der fører ind i beslutningen 'Er adgangen stadig nødvendig?', som enten bekræfter eller fjerner adgangen. At modellere det eksplicit er dét, der forhindrer diagrammet i at antyde, at en sag, når den først er behandlet, er færdig for altid.