كيفية إنشاء مخطط سير العمل

باختصار

• الوحدة هي العنصر (طلب أو تذكرة أو مستند) والحالات التي يمر بها.
• كل بوابة تسمّي المعتمد وكلا الاحتمالين.
• لا يجوز أن يكون العنصر في حالة لا يراقبها مالك.
• الرفض يُوجَّه إلى موضع صريح: إعادة للتعديل، أو حالة إغلاق.
• ارسم المراجعة الدورية إن وُجدت: كثير من مسارات العمل تُفتح من جديد بمؤقّت.

ما الذي يُظهره مخطط سير العمل ولا تُظهره خريطة العملية

يُستخدم مصطلحا «سير العمل» و«العملية» بالتبادل، وهذا غالباً غير ضار. لكن التمييز بينهما يستحق عناءه حين يتعلق الأمر بما ترسمه: خريطة العملية تصف كيف يُنجَز العمل، بينما مخطط سير العمل يصف كيف ينتقل عنصر بعينه (طلب، أو تذكرة، أو مستند) بين الأشخاص الذين عليهم التصرف حياله. فوحدة التحليل هي العنصر والحالات التي يمر بها، لا النشاط.

وهذا يغيّر ما يستحق أن يظهر على الصفحة. مخطط سير العمل يقوم على بواباته: من يجب أن يعتمد، وبأي ترتيب، وماذا يحدث حين يرفض أحدهم. ويجب أن يكون قاطعاً في تحديد أين يمكن أن يستقر العنصر في أي لحظة ومن يمسك به، لأن أشيع إخفاق في سير العمل ليس قراراً خاطئاً بل عنصراً متوقفاً في حالة لا يراقبها أحد.

المثال أدناه طلب صلاحيات وصول. فيه أربعة معتمدين منفصلين، وفحص تعارض قادر على إرجاع العنصر إلى الخلف، وحلقة إعادة اعتماد تفتح سير العمل من جديد بعد أشهر من انتهائه الظاهري، وهذا تذكير جيد بأن آخر حالة في سير العمل ليست بالضرورة آخر حدث فيه.

سير عمل بأربع بوابات

طلب صلاحية وصول ينتقل من نموذج إلى صلاحية ممنوحة، ثم يخرج منها مجدداً عند إعادة الاعتماد.

1. المُطلِق والبوابة الأولى

   طلب يحمل مبرراً مذكوراً صراحةً، ثم قرار المدير المباشر. ولاحظ أن المبرر يُسجَّل قبل أي اعتماد: فالبوابة لا يمكن أن تكون أفضل مما يُعرض على المعتمد.

2. اعتمادات على التوالي لا بالتوازي

   مالك النظام يراجع الصلاحيات، وفحص فصل المهام قد يعيد العنصر ليُعدَّل ويُفحص من جديد، والوصول المميّز يضيف اعتماداً أمنياً فوق ذلك. ولكل بوابة مالك واحد ومسار موسوم لحالة الرفض.

3. العمل نفسه

   التزويد بأقل صلاحية، وتأكيد الوصول لمقدّم الطلب، وأخذ الإقرار بشروط الاستخدام المقبول، وتسجيل الصلاحية في سجل الوصول. في معظم مخططات سير العمل يكون التنفيذ أقصر الأقسام، وهذه عادةً هي الخلاصة.

4. الحلقة التي تعيد فتحه

   إعادة الاعتماد تُشغّل سير العمل من جديد وفق جدول زمني، والإجابة عن «هل ما زال الوصول لازماً؟» إما تؤكد الوصول أو تقود إلى إلغائه. وسير عمل يمضي إلى الأمام فقط يترك الصلاحيات تتراكم لسنوات.

كيف تعمل

1. سمِّ العنصر وحالاته

   اكتب ما الذي يتحرك (طلب، أو فاتورة، أو مستند) والحالات التي يمكن أن يكون فيها: مقدَّم، معتمد، مُزوَّد، ملغى. الحالات هي ما يبحث عنه القارئ حين يسأل أين وصل الشيء، والاتفاق عليها أولاً هو ما يمنع المخطط من التحول إلى قائمة مهام.

2. اسرد البوابات بترتيب سريانها

   دوّن لكل اعتماد من يملكه وما الذي يقرّره. ثم تحقق هل الترتيب حقيقي: البوابات التي يمكن أن تجري بالتوازي فعلاً تُرسم غالباً على التوالي لأن نظام التذاكر هكذا ضُبط، وهذا يستحق الكشف عنه لا تكريسه.

3. ابنِ الحالات كصفوف واربطها

   ضع كل حالة أو إجراء في صف، واضبط البوابات على Shape بقيمة Decision، واربطها عبر عمود Line to. وسِم كلا مخرجي كل بوابة في عمود Line text. عند هذه النقطة سيكشف لك المخطط أي حالة لا يمكن الخروج منها.

4. امنح كل حالة مساراً

   ضع كل صف في مسار الدور الذي يمسك العنصر في تلك الحالة. هذا ما يحوّل الصورة إلى إجابة عن سؤال «عند من يقف طلبي الآن»، وهو أكثر سؤال يُطرح على مخطط سير العمل.

5. وجّه حالات الرفض

   العنصر المرفوض يذهب إلى مكان ما: إعادة إلى مقدّم الطلب للتعديل، أو حالة إغلاق، أو مالك للاستثناءات. ارسم ذلك. فمسارات العمل التي تترك الرفض ضمنياً تنتج الإخفاق الذي يصبح فيه العنصر لا حياً ولا مغلقاً ولا أحد يتابعه.

6. أضف المراجعة الدورية

   إذا كان العنصر يُراجَع وفق جدول زمني (إعادة اعتماد الوصول، أو مراجعة مستند، أو تجديد عقد) فارسم ذلك كمسار يعود إلى داخل سير العمل بقرار خاص به. وإلا فإن المخطط يوحي بأن العمل ينتهي، ويمتلئ السجل بهدوء بقيود لا يعود إليها أحد.

أخطاء ينبغي تجنّبها

• حالات بلا مالك

  «بانتظار المراجعة» في غير مسار يعني أن لا أحد مسؤول عن تحريكها. كل حالة تعود إلى شخص ما، ولو كان ذلك الشخص طابوراً له مالك مُسمّى.

• رسم الأداة بدل رسم العمل

  نسخ قائمة الحالات من نظام التذاكر يعطيك مخططاً لإعدادات النظام. اسأل ما الذي يجب أن يحدث فعلاً، ثم قارن؛ فالفروق هي الجزء المهم.

• اعتمادات مكدّسة للطمأنة

  كل بوابة إضافية تزيد زمن الدورة وتُميّع المساءلة، لأن المعتمد الذي هو واحد من خمسة يوقّع سريعاً. بوابتان ذواتا معنى خير من خمس شكلية.

• لا مخرج لحالة الرفض

  إن لم يقل المخطط ما الذي يحدث حين يرفض معتمد، تكون أشيع نتيجة غير سعيدة في سير العمل غير معرَّفة أصلاً.

أنشئ مخطط سير العمل الخاص بك

افتح مثال طلب صلاحيات الوصول كمخطط خاص بك وبدّل بواباته ومعتمديه وحالاته بما يناسبك.

أنشئ مخطط سير العمل الخاص بك

أدلة ذات صلة

• كيفية إنشاء سير عمل الموافقات
• كيفية رسم نقاط التسليم في العملية
• كيفية رسم خريطة لعملية ما قبل الأتمتة

الأسئلة الشائعة

ما الفرق بين مخطط سير العمل والمخطط الانسيابي للعملية؟

المخطط الانسيابي للعملية يصف كيف يُنجَز العمل؛ أما مخطط سير العمل فيصف كيف ينتقل عنصر بعينه بين الأشخاص الذين يتصرفون حياله، مع التركيز على الحالات والملكية وبوابات الاعتماد. وعملياً يتداخلان تداخلاً كبيراً وتخدمهما الرموز نفسها. والتمييز مفيد أساساً كسؤال اختباري: إن لم تستطع تحديد ما العنصر المتحرك وما الحالات التي يمكن أن يكون فيها، فأنت ترسم خريطة عملية لا سير عمل.

كم خطوة اعتماد ينبغي أن يتضمن سير العمل؟

أقل عدد يحمل قرارات حقيقية. كل بوابة تضيف زمن انتظار، وبعد اثنتين أو ثلاث تُميّع المساءلة؛ فالمعتمد الذي هو واحد من خمسة يميل إلى التوقيع دون نظر، وهذا أسوأ من غياب البوابة أصلاً لأنه ينتج دليلاً على مراجعة لم تحدث. وإن كانت بوابة لم ترفض شيئاً قط، فهي إشعار وينبغي أن تُرسم كذلك.

هل ينبغي أن يستخدم مخطط سير العمل المسارات؟

في الغالب الأعم نعم. فأكثر سؤال يُطرح على مخطط سير العمل هو من يمسك هذا العنصر الآن، والمسارات تجيب عنه دون أن يقرأ أحد المربعات. والاستثناء سير عمل لا يغادر فريقاً واحداً أبداً، حيث تضيف المسارات بُعداً لا يحمل أي معلومة.

كيف أُظهر سير عمل يتكرر وفق جدول زمني؟

ارسم المُطلِق كخطوة ووجّهه عائداً إلى داخل المسار بقرار على النتيجة. في مثال الوصول، إعادة الاعتماد خطوة مجدولة تغذّي قرار «هل ما زال الوصول لازماً؟» الذي إما يؤكد الوصول أو يلغيه. ونمذجة ذلك صراحةً هي ما يمنع مخطط سير العمل من الإيحاء بأن العنصر، متى عُولج، انتهى أمره إلى الأبد.