كيفية رسم خريطة لعملية ما قبل الأتمتة
قم بتعيين سير العمل الحالي ومالكيه وقراراته واستثناءاته وإدخال البيانات قبل تحديد الأتمتة. راجع عملية طلب الوصول الناجحة.
قبل أتمتة العملية، قم بتعيين ما يطلقها، ومن يملك كل خطوة، والقواعد التي تغير مسارها، وما هي البيانات المطلوبة وكيفية حل الاستثناءات.
باختصار
- قم بتعيين خريطة للعملية الحالية قبل اقتراح مسار آلي مستقبلي.
- تسجيل المدخلات والمالك والقاعدة والمخرجات والأدلة لكل قرار.
- قم بتضمين البيانات المفقودة والرفض وإعادة المحاولة وطرق التصعيد اليدوي.
- حدد الخطوات التي يجب على الشخص الموافقة عليها أو التحقق منها.
- قم بمراجعة الخريطة مع الأشخاص الذين يقومون بالعمل بالفعل.
اختيار أدوات التوثيق
اجعل القواعد مرئية قبل اختيار أداة التشغيل الآلي
يفشل مشروع الأتمتة عندما يتم تشفير المسار السعيد وتبقى الاستثناءات في أذهان الأشخاص. قم بتخطيط حالة حقيقية حديثة أولاً. قم بوضع علامة على كل مكان يقوم فيه شخص ما بالتحقق من المدخلات، أو إصدار حكم، أو انتظار الموافقة، أو إرسال العمل مرة أخرى. تصبح الخريطة وصفًا قابلاً للاختبار للعملية التي يجب أن يدعمها نظام التشغيل الآلي.
مثال طلب الوصول أدناه يشمل الطالب والمدير ومالك النظام وتكنولوجيا المعلومات. تكرار الطلب غير المكتمل؛ تتم الموافقة على الوصول فقط بعد فحص المدير والمالك؛ التوفير يتبعه التأكيد. عمليات التسليم ومسارات الاستثناء هذه هي حيث يحتاج تصميم التشغيل الآلي إلى قواعد واضحة وسجلات تدقيق.
يتم استخدام QueryChart هنا لتوثيق الخريطة ومراجعتها. لا يوفر الرسم التخطيطي إمكانية الوصول أو تشغيل سير عمل تلقائي. بمجرد الاتفاق على العملية، استخدم خطواتها وقراراتها وسجلاتها لكتابة متطلبات النظام الذي سيقوم بتنفيذها.
طلبات الوصول قبل الأتمتة
طلب أدوار مشتركة من الإرسال إلى الوصول الموفر، مع ظهور عمليات التحقق والاستثناءات في نفس المخطط القابل للتحرير.
التقاط الطلب
يبدأ الطلب بالشخص والوصول المطلوب. يتم إرجاع الإرسال غير المكتمل للتصحيح؛ سيحتاج النموذج الآلي إلى التحقق من صحة هذه الحقول.
كشف ملكية الموافقة
تعتبر فحوصات المدير ومالك النظام قرارات منفصلة لأنها تجيب على أسئلة مختلفة. تُظهر الخريطة من يستطيع إيقاف المسار بقراره.
تتبع التوفير والتأكيد
تطبق تكنولوجيا المعلومات الوصول المعتمد، ثم يتم تأكيد النتيجة. يجب أن تحافظ مواصفات التشغيل الآلي على سجل الموافقة وتتعامل مع محاولة التوفير الفاشلة.
كيف تعمل
اختر حالة حقيقية واحدة
اختر طلبًا تم إكماله مؤخرًا وحدد مشغله وحالته النهائية. استخدم الأنظمة والأدوار والسجلات من تلك الحالة بدلاً من رسم عملية مثالية من الذاكرة.
قائمة الإجراءات والمالكين
ضع كل إجراء في صف QueryChart منفصل وقم بتعيين الدور المسؤول إلى حارة السباحة. وضع علامة على عمليات النقل بين الأدوار؛ كل عملية تسليم هي مكان قد تكون فيه قائمة الانتظار أو الإشعار أو السياق المفقود مهمًا.
اكتب قواعد العمل
بالنسبة لكل قرار، قم بتسجيل المدخلات المطلوبة والمعيار ومن يمكنه تجاوزه والطريق لكل نتيجة. احتفظ بحكم السياسة مع شخص محدد حيث لا يمكن اختزاله إلى قاعدة.
أضف الاستثناءات والأدلة
قم بالسير على الطلب غير المكتمل والرفض والوفاء الفاشل من خلال الرسم البياني. لاحظ السجل الذي يجب أن تتركه كل خطوة تحكم، مثل المعتمد والقرار والوقت.
التحقق من صحة قبل تحديد الأتمتة
قم بمراجعة الخريطة مع مقدمي الطلبات والموافقين والفريق الذي يقوم بالعمل. عندها فقط قم بتسمية الخطوات كمرشحة للأتمتة واستخدم الخريطة المتفق عليها لكتابة متطلبات نظام التنفيذ.
أخطاء ينبغي تجنّبها
أتمتة المسار المثالي
إذا استبعدت الخريطة الطلبات غير المكتملة أو المرفوضة، فسيحتاج نظام التنفيذ إلى معالجة يدوية مخصصة على الفور. ارسم تلك الطرق أولاً.
التعامل مع الموافقة كإخطار
يحتاج الموافق إلى سؤال محدد وطريق الرفض. لا ينبغي رسم الإخطار الذي لا يمكنه تغيير النتيجة كبوابة موافقة.
افتح خريطة طلب الوصول
قم بتحرير الخطوات وعمليات التسليم لتوثيق العملية التي يريد فريقك أتمتتها.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
هل يقوم QueryChart بتنفيذ عملية الأتمتة؟
لا، يقوم QueryChart بتخطيط العملية وتوثيقها. استخدم الخريطة المتفق عليها كمدخل لسير العمل أو نظام التشغيل الآلي الذي سيقوم بتشغيلها.
هل يجب أن أقوم بتخطيط العملية الحالية أو المستقبلية؟
ابدأ بالعملية الحالية لكشف القواعد والحلول والاستثناءات الفعلية. ثم قم بتصميم المسار المستقبلي بشكل منفصل وقارن بين الاثنين قبل التنفيذ.
ما الذي يجب أن يبقى يدويًا؟
احتفظ بشخص محدد في القرارات التي تتطلب الحكم أو مراجعة الاستثناء أو التفويض الرسمي. يجب أن تُظهر الخريطة مدخلات ذلك الشخص وقراره والسجل الناتج حتى لو تم جمع البيانات المحيطة أو التوجيه تلقائيًا.
