Comment créer un diagramme de flux de travail
Comment créer un diagramme de flux de travail : modélisez la demande, les portes d'approbation, le travail lui-même et la révision qui boucle la boucle, chaque état appartenant à un rôle. Avec un exemple de demande d'accès en direct.
Un diagramme de flux de travail montre comment une unité de travail se déplace entre les rôles : ce qui la déclenche, quelles approbations elle doit passer, qui l'exécute et dans quel état elle se termine.
En bref
- L'unité est l'élément (une demande, un ticket, un document) et les états qu'il traverse.
- Chaque porte nomme un approbateur et les deux résultats.
- Un objet ne doit jamais être dans un état sans qu’aucun propriétaire ne le surveille.
- Les rejets sont acheminés vers un endroit explicite : retour pour amendement ou vers un état fermé.
- Dessinez la revue récurrente s'il y en a une : de nombreux workflows rouvrent avec une minuterie.
Ce qu'un diagramme de flux de travail montre qu'une cartographie des processus ne montre pas
Les mots flux de travail et processus sont utilisés de manière interchangeable, et cela est généralement inoffensif. Là où la distinction s'impose, c'est dans ce que vous dessinez : une cartographie des processus décrit comment le travail est effectué, tandis qu'un diagramme de flux de travail décrit comment un élément spécifique (une demande, un ticket, un document) circule entre les personnes qui doivent agir en conséquence. L'unité d'analyse est l'élément et les états qu'il traverse, et non l'activité.
Cela déplace ce qui appartient à la page. Un diagramme de workflow vit à ses portes : qui doit approuver, dans quel ordre et que se passe-t-il lorsque l'un d'entre eux dit non. Il doit être sans ambiguïté quant à l'endroit où un élément peut se trouver à tout moment et qui le tient, car l'échec de flux de travail le plus courant n'est pas une mauvaise décision mais un élément garé dans un état que personne ne surveille.
L'exemple ci-dessous est une demande d'accès. Il dispose de quatre approbateurs distincts, d'une vérification des conflits qui peut renvoyer un élément en arrière et d'une boucle de recertification qui rouvre le flux de travail des mois après sa fin, ce qui rappelle bien que le dernier état d'un flux de travail n'est souvent pas son dernier événement.
Comment cela fonctionne
Nommer l'élément et ses états
Notez ce qui circule (une demande, une facture, un document) et les états dans lesquels il peut se trouver : soumis, approuvé, provisionné, révoqué. Les états sont ce qu'un lecteur recherchera lorsqu'il demandera où se trouve quelque chose, donc les accepter d'abord empêche le diagramme de se transformer en une liste de tâches.
Énumérez les portes dans l’ordre dans lequel elles s’appliquent
Pour chaque approbation, notez à qui elle appartient et ce qu’ils décident. Vérifiez ensuite si l'ordre est réel : les portes qui pourraient véritablement fonctionner en parallèle sont souvent tracées en série car c'est ainsi que le système de billetterie a été configuré, et cela mérite d'être signalé plutôt que consacré.
Construisez les états sous forme de lignes et connectez-les
Placez chaque état ou action dans une rangée, définissez les portes sur Shape Decision et connectez-les à la colonne Ligne vers. Étiquetez les deux sorties de chaque porte dans le texte de la ligne. À ce stade, le diagramme vous montrera déjà tout état qui ne peut pas être quitté.
Donnez à chaque état une voie
Placez chaque ligne dans la voie du rôle qui détient l'élément dans cet état. C'est ce qui transforme l'image en une réponse à la question « qui est assis sur ma demande » : la question la plus fréquemment posée dans un diagramme de flux de travail.
Acheminer les refus
Un élément rejeté va quelque part : retourne au demandeur de modification, à un état fermé ou à un propriétaire d'exception. Dessine-le. Les flux de travail qui laissent le rejet implicite produisent l’échec où un élément n’est ni actif ni fermé et où personne ne le poursuit.
Ajouter l'avis récurrent
Si l'élément est revisité selon un calendrier (accès recertifié, document examiné, contrat renouvelé), dessinez-le comme un chemin de retour dans le flux de travail avec sa propre décision. Sinon, le diagramme implique que le travail est terminé et que le registre se remplit tranquillement d'entrées que personne ne revisite.
Erreurs à éviter
États sans propriétaire
"En attente d'examen" dans aucune voie signifie que personne n'est responsable de son déplacement. Chaque État appartient à quelqu'un, même si ce quelqu'un est une file d'attente avec un propriétaire nommé.
Dessiner l'outil au lieu de l'œuvre
La copie de la liste d'état du système de tickets vous donne un schéma d'une configuration. Demandez ce qui doit réellement se passer, puis comparez : ce sont les différences qui sont intéressantes.
Approbations empilées pour le confort
Chaque porte supplémentaire augmente le temps de cycle et dilue la responsabilité, car les approbateurs qui sont l'un des cinq signent rapidement. Deux portes significatives battent cinq portes cérémonielles.
Pas de sortie pour un refus
Si le diagramme n'indique pas ce qui se passe lorsqu'un approbateur dit non, le résultat mécontent le plus courant du flux de travail n'est pas défini.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre un diagramme de workflow et un organigramme de processus ?
Un organigramme de processus décrit la façon dont le travail est effectué ; un diagramme de flux de travail décrit comment un élément particulier se déplace entre les personnes qui agissent dessus, en mettant l'accent sur les États, la propriété et les portes d'approbation. En pratique, ils se chevauchent fortement et la même notation sert aux deux. La distinction est principalement utile comme invite : si vous ne pouvez pas dire quel élément circule et dans quels états il peut se trouver, vous dessinez une cartographie du processus, pas un flux de travail.
Combien d’étapes d’approbation un workflow doit-il comporter ?
Aussi peu que soient les véritables décisions. Chaque porte ajoute du temps d'attente et, au-delà de deux ou trois, dilue la responsabilité : les approbateurs qui sont l'un des cinq ont tendance à signer sans regarder, ce qui est pire que de ne pas avoir de porte, car cela produit la preuve d'un examen qui n'a pas eu lieu. Si un portail n’a jamais rien rejeté, il s’agit d’une notification et doit être dessinée comme telle.
Un diagramme de flux de travail doit-il utiliser des couloirs ?
Presque toujours. La question la plus souvent posée dans un diagramme de flux de travail est de savoir qui détient actuellement cet élément, et les voies y répondent sans que personne ne lise les cases. L'exception est un flux de travail qui ne quitte jamais une équipe, où les couloirs ajoutent une dimension ne contenant aucune information.
Comment afficher un flux de travail qui se répète selon un planning ?
Dessinez le déclencheur comme une étape et réacheminez-le dans le flux avec une décision sur le résultat. Dans l'exemple d'accès, la recertification est une étape planifiée alimentant un message « accès toujours requis ? » décision qui soit reconfirme, soit révoque. Le modéliser explicitement est ce qui empêche un diagramme de flux de travail d'impliquer qu'un élément, une fois traité, est terminé pour toujours.