Sådan laver du et tværfunktionelt flowchart

Kort fortalt

• Vælg funktioner, der kan holdes ansvarlige, ikke afdelinger og ikke personer.
• Hver streg, der krydser en bane, er en overlevering; notér hvordan næste bane får besked.
• Eksterne parter får deres egen bane; deres forsinkelse er stadig jeres gennemløbstid.
• Tæl krydsningerne. Et højt tal er et designproblem, ikke et tegneproblem.
• Sløjfer starter som regel ved en krydsning, og det er dér, du først leder efter omarbejde.

Hvorfor tværfunktionelle processer fejler i sømmene

Et tværfunktionelt flowchart, også kaldet et deployment-flowchart, findes for at besvare ét ubehageligt spørgsmål: hvor holder processen op med at bevæge sig? Næsten aldrig inde i en funktion. Salg, økonomi, lageret og fragtføreren udfører hver deres del kompetent, og ordren er stadig forsinket, fordi forsinkelsen ligger i de fire steder, hvor arbejdet skiftede hænder, og ingen ejede hullet.

At tegne det ordentligt kræver, at man er ærlig omkring funktionerne. En bane pr. afdeling gengiver bare organisationsdiagrammet og skjuler overleveringerne indeni. En bane pr. person gør diagrammet forældet ved næste omorganisering. Den enhed, der virker, er den funktion, der kan holdes til et trin: salg, økonomi, lager, logistik, plus kunden, for en proces, der venter på nogen uden for virksomheden, venter stadig.

Eksemplet herunder er ordrebehandling fordelt på fem funktioner inklusive kunden. Følg trin for trin, hvordan forløbet krydser fra salg til økonomi til lageret til logistik og tilbage til kunden, og bemærk, at næsten hver eneste sløjfe i diagrammet begynder ved en krydsning.

Fem funktioner, én ordre

Fra ordre til levering på tværs af kunde, salg, økonomi, lager og logistik. Hvert trin krydser en grænse.

1. To funktioner, én krydsning

   Kunden afgiver ordren, og salg registrerer den i ordrebogen. Beslutningen »Er ordreoplysningerne korrekte?« producerer allerede den første sløjfe tilbage i kundens bane efter de manglende oplysninger: diagrammets billigste overlevering og den, der oftest bliver glemt på tegningen.

2. En port i en anden funktion

   Økonomi kører kreditchecket. Salg kan ikke komme videre, og økonomi rykker ikke, og det er præcis formen på den forsinkelse, som ingen af de to funktioner mener er deres.

3. Lageret overtager

   Lagerdækningen deler sig i tre (fuld, delvis, ingen), og »Delleverance eller vent?« går tilbage til salg, fordi spørgsmålet om at sende en delleverance er en kundesamtale og ikke en lagerbeslutning. Pakkekontrollen tilføjer en ompakningssløjfe inde i selve banen.

4. Ud af huset og tilbage igen

   Logistik udarbejder forsendelsesdokumenterne, overdrager til fragtføreren og aftaler omlevering efter et forgæves forsøg, hvorefter kunden bekræfter modtagelsen. Tre af disse trin ligger uden for jeres direkte kontrol; at tegne dem er måden, hvorpå samtalen om gennemløbstid holder op med at handle om lageret.

5. Sløjfen lukkes i økonomi

   Fakturaen udstedes, og derefter afgøres det, om alle ordrelinjer er afsendt, og hvis ikke, går det tilbage til reservationen af varer. En tværfunktionel proces slutter sjældent i den funktion, der startede den, og den sidste krydsning er den, der oftest mangler i en nedskrevet procedure.

Sådan fungerer det

1. Skriv de funktioner ned, der rører arbejdet

   Notér hver funktion, der udfører et trin, inklusive kunder, leverandører og fragtførere. Slå derefter alt sammen, der i virkeligheden er én ansvarlig enhed. Sigt efter fire til seks baner; med flere bliver krydsningerne umulige at følge visuelt.

2. Fastlæg yderpunkterne, før du tegner midten

   Navngiv den hændelse, der starter processen, og den tilstand, der afslutter den, og tjek, at begge ligger inden for de funktioner, du har listet. Tværfunktionelle diagrammer breder sig hurtigere end nogen anden type, fordi hver funktion har sin egen mening om, hvor processen egentlig begynder.

3. Læg trinnene ud som rækker, og tildel banerne

   Skriv hvert trin ind i en række, forbind dem via kolonnen »Linje til«, og sæt derefter kolonnen Lodret bane til den funktion, der udfører trinnet, og Vandret bane til fasen. Layoutet følger af banerne i stedet for af trukne kasser, så det at flytte et trin til en anden funktion er én celleredigering.

4. Notér hver eneste krydsning

   For hver streg, der forlader én bane og går ind i en anden, skal du i trinnets kommentarfelt skrive, hvordan den modtagende funktion får det at vide: en statusændring i et system, en mail, en fælles kø, en daglig rapport. Hvor svaret er »de kigger selv efter«, har du fundet en kø uden ejer.

5. Tæl krydsningerne, og udfordr dem

   Læg antallet af baneskift sammen. En proces på femten trin, der krydser baner ni gange, er ikke et tegneproblem, men et designproblem, og løsningen er som regel at flytte et trin frem for at tegne det om. Tværfunktionelle diagrammer er den eneste type, der gør det tal synligt.

6. Valider med hver funktion for sig

   Gå diagrammet igennem med hver baneejer alene, før du viser det til alle samlet. Folk retter frit i deres egen bane og forsvarer den i en gruppe, så du får både et mere retvisende diagram og et markant kortere møde.

Faldgruber du skal undgå

• Baner, der spejler organisationsdiagrammet

  Afdelinger skjuler de teams indeni, der sender arbejde videre til hinanden, og dermed forsvinder præcis de overleveringer, diagrammet findes for at vise.

• Kunden er udeladt

  Hvis processen venter på, at en kunde bekræfter eller leverer noget, er kunden en del af den. At udelade dem får jeres gennemløbstid til at se ud, som om den er jeres egen skyld, eller ingens.

• Overleveringer tegnet som en almindelig pil

  En krydsning er en hændelse med en mekanisme og en forsinkelse. En pil uden note antyder, at den modtagende funktion får det at vide med det samme, og det passer sjældent.

• Ét kæmpe diagram

  Otte baner og fyrre trin er to processer. Del ved en naturlig overlevering, og lad slutningen på det ene diagram være starten på det næste.

Lav dit eget tværfunktionelle flowchart

Åbn eksemplet med ordrebehandling, omdøb de fem baner til jeres egne funktioner, og følg jeres egne krydsninger.

Lav dit eget tværfunktionelle flowchart

Relaterede guides

• Sådan kortlægger du roller og ansvar i en proces
• Sådan kortlægger du overleveringer i en proces
• Sådan laver du et swimlane-diagram ud fra en CSV

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er et tværfunktionelt flowchart?

Et procesdiagram delt op i baner (én pr. funktion eller rolle), så hvert trin ligger hos den, der udfører det, og hver krydsning mellem baner er en synlig overlevering. Det kaldes også et deployment-flowchart eller i daglig tale et swimlane-diagram. Formålet er ikke pænere dokumentation, men en helt bestemt diagnose: at vise hvor arbejdet skifter hænder, for det er dér, det meste driftsforsinkelse og det meste tabte arbejde opstår.

Hvordan adskiller det sig fra et swimlane-diagram?

I praksis er det det samme, og begreberne bruges i flæng. Hvor folk skelner, handler det om vægtning: swimlane beskriver notationen, tværfunktionel beskriver hensigten. Hvis det betyder noget i jeres organisation, så brug det ord, jeres modtagere allerede bruger: at diskutere begrebet er en dårlig erstatning for at tælle overleveringerne.

Skal leverandører og kunder have deres egen bane?

Ja, hver gang processen venter på dem. Et kreditcheck, der går i stå, fordi en kunde ikke har returneret en blanket, er en del af jeres gennemløbstid, uanset om I har tegnet den. At give eksterne parter en bane gør det også synligt, hvor stor en del af den samlede tid der reelt ligger uden for jeres kontrol, og det ændrer, hvor det kan betale sig at bruge kræfterne på forbedring.

Hvor mange baner er for mange?

Over cirka seks overlapper krydsningerne så meget, at det kræver reel koncentration at følge en enkelt vej, og diagrammet holder op med at kunne bruges på det møde, det blev tegnet til. Det siger noget om processen frem for om tegningen: enten er flere baner i virkeligheden én ansvarlig enhed, eller også spænder afgrænsningen over to processer, som bør deles ved en overlevering og henvise til hinanden.