Sådan kortlægger du roller og ansvar i en proces

Sådan fungerer det

1. Kortlæg processen først

   Få trin og beslutninger ned på papir, før I begynder at diskutere ejerskab. Ansvarsdiskussioner uden et fælles billede af arbejdet kører på generaliteter, og generaliteter er præcis dér, hvor to teams begge kan føle, at de har noget dækket.

2. Tildel én ansvarlig rolle pr. trin

   Brug banen. Testen er enkel: hvem bliver rykket, når trinnet er forsinket? Ikke hvem der interesserer sig for det, og ikke hvem der rapporterer på det. Kommer der to navne frem, så bliv ved med at spørge, indtil kun det ene står tilbage — for den uklarhed er selve fundet.

3. Adskil at beslutte fra at forberede

   Gå alle beslutninger igennem. Den rolle, der samler dokumentationen, er ofte ikke den rolle, der bør træffe afgørelsen, og hvor diagrammet viser dem i samme bane, har I dokumenteret en svaghed i kontrollen frem for en proces.

4. Notér hørt og orienteret på trinnet

   Skriv de øvrige parter i trinnets kommentarfelt: hvem der skal spørges, før det går videre, og hvem der skal vide det bagefter. At de står på trinnet frem for i en matrix er netop det, der forhindrer, at de to driver fra hinanden.

5. Kig efter de mønstre, der betyder problemer

   En bane med én kasse er formentlig ikke en bane. En rolle, der optræder i hvert eneste trin, er enten en flaskehals eller en leder, som ikke burde ligge i flowet. Og et trin, hvis bane ingen vil vedkende sig, er det egentlige udbytte af øvelsen.

6. Få hver rolle til at bekræfte sin egen bane

   Send diagrammet til hver baneejer, og bed dem bekræfte eller rette udelukkende deres egne trin. Bekræftelser på det niveau betyder noget; et samlet nik til hele diagrammet gør ikke, og det er præcis den mekanisme, der lader trin uden ejer overleve en gennemgang.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på udførende og ansvarlig?

Den udførende laver arbejdet; den ansvarlige står til regnskab for, at det bliver lavet. Ofte er det den samme person, men det behøver det ikke at være — en supporter kan være udførende på at lukke en sag, mens serviceejeren er ansvarlig for kvaliteten af lukningerne som helhed. Reglen, der betyder noget, er, at ansvaret er entydigt. Flere udførende er helt normalt; flere ansvarlige betyder, at ingen er det, for når trinnet bliver glemt, havde ingen af dem uret.

Har jeg brug for en RACI-matrix, når jeg har et swimlane-diagram?

Som regel ikke. Banen bærer allerede ansvaret, og rækkefølgen viser allerede, hvem der handler hvornår — hvilket er det meste af det, en RACI kommunikerer, i en form folk rent faktisk kigger på. Tilføj de parter, der skal høres og orienteres, i noterne på hvert trin, så bliver matricen overflødig. Hvor en separat RACI reelt hjælper, er i processer på tværs af mange teams, hvor governance kræver et underskrevet skema — og selv der bør den genereres ud fra processen frem for vedligeholdes ved siden af.

Hvad gør jeg med et trin, som ingen vil tage ejerskab for?

Lad det stå uden ejer i diagrammet, og eskaler det som et åbent spørgsmål. Fristelsen er at placere det hos det mest sandsynlige team, så diagrammet ser færdigt ud, men et trin uden ejer, der stille har fungeret, er en risiko, nogen bør tage stilling til — og begraver I det i en bane, fjerner I den eneste dokumentation, I havde. Trin uden ejer er blandt de mest værdifulde fund, en kortlægning overhovedet giver.

Skal ledere have deres egen bane?

Kun hvor de faktisk udfører trin — en godkendelse, en beslutning, en eskalering. En lederbane, der optræder ved hvert eneste trin, er som regel tegn på enten en reel flaskehals eller en vane med at lægge kontrol oven på alting. Begge dele er værd at få frem, og diagrammet gør begge dele indlysende i det øjeblik, banen er tegnet.