Sådan laver du en onboarding-proces for medarbejdere

Sådan fungerer det

1. Udpeg én ejer af hele forløbet

   Fire afdelinger ejer hver deres trin, og ingen ejer datoen. Udpeg én ansvarlig — typisk HR — for at den nye medarbejder kan arbejde fra første dag, og giv vedkommende mandat til at rykke de andre baner. Uden den rolle bliver en flyttet startdato meldt ud af den, der lige husker det.

2. Regn baglæns fra startdatoen

   Skriv hvert preboarding-trin som en forskydning: kontrakt ved minus 14 dage, hardware bestilt ved minus 10, konti oprettet ved minus 2. Brug de leveringstider, jeres leverandører reelt oplyser — ikke dem der står i politikken — og skriv forskydningen i trinnets kommentarfelt, så diagrammet også fungerer som tidsplan.

3. Tegn afhængigheden af screeningen eksplicit

   Kan klargøringen ikke starte, før tjekkene er rene, er det en seriel afhængighed, der æder af jeres leveringstid. Beslut, om noget kan køre parallelt — bestilling af hardware kan det ofte — og tegn undtagelsesvejen for et flaget tjek med en navngiven beslutningstager.

4. Nævn systemerne ved navn

   "Opret konti og tildel adgange" kan ikke udføres som det står. Del det op i de systemer, en ny medarbejder skal bruge på første dag, i den rækkefølge de skal bruges, og notér hvem der anmoder, og hvem der tildeler hver enkelt. Netop den ændring fjerner de fleste opklarende spørgsmål på dag ét.

5. Design reserveløsningen for forsinket udstyr

   Hardware bliver af og til forsinket, så beslut på forhånd, hvad der så sker: et lånesæt, en fælles maskine, en udskudt start. En tegnet reserveløsning er en beslutning, der træffes én gang; en utegnet er en beslutning, der træffes under pres den pågældende morgen.

6. Forlæng til prøvetidsbeslutningen, og evaluer den

   Tilføj tjekpunkterne efter 30, 60 og 90 dage og en reel beslutning til sidst. Spørg derefter hver ny medarbejder, hvad der manglede i den første uge, og opdater diagrammet — onboarding forældes hurtigere end de fleste processer, fordi værktøjer og adgangskrav ændrer sig hele tiden.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke faser består en onboarding-proces af?

Fem i de fleste organisationer: preboarding (kontrakt, screening, bestilling af udstyr, oprettelse af konti), første dag (velkomst, arbejdsplads, adgange, underskrift på politikker), den første uge (teamintroduktion, forventninger, oplæringsplan), de første 30 til 60 dage (planlagte opfølgninger) og en prøvetidsvurdering, der formelt bekræfter ansættelsen. Eksemplet ovenfor deler preboarding i Tilbud og kontrakt samt Screening, fordi det er udfaldet af screeningen, der frigiver IT og facility.

Hvor lang tid før startdatoen skal onboarding gå i gang?

Så snart tilbuddet er accepteret, og den præcise varsel sættes af jeres langsomste afhængighed — som regel hardware, nogle gange baggrundstjek eller adgangskort. Spørg IT, hvad de faktisk oplyser, frem for hvad politikken siger, og læg bestillingstrinnet så langt før startdatoen. Organisationer, der måler på det, bliver rutinemæssigt overraskede: afstanden mellem politikkens leveringstid og den virkelige er dér, de fleste fejl på første dag opstår.

Hvem ejer onboarding-processen?

HR ejer typisk processen og de formelle trin, mens den ansættende leder ejer resultatet — forventninger, oplæring og prøvetidsbeslutningen. IT og facility ejer deres egne klargøringstrin, men er sjældent ansvarlige for den samlede dato. Netop den opdeling er grunden til, at én navngiven ejer af hele forløbet betyder noget: nogen skal opdage, når en startdato flytter sig, og sætte de fire arbejdsstrømme i gang igen.

Hvordan måler jeg, om onboarding virker?

Tre mål dækker det meste: andelen af nye medarbejdere, der har fulde adgange på første dag, tiden til første reelle bidrag vurderet af lederen, og fastholdelsen gennem prøvetiden. Hent det første tal fra IT frem for fra medarbejderen selv, og spørg den nye medarbejder i uge to, hvad der manglede — der svarer de præcist, mens de et halvt år senere svarer diplomatisk.