如何制定員工入職流程
如何設計員工入職流程：由第一個工作天倒推排期，把前置時間放在應該放的位置，為每個準備步驟指定負責人，並以試用期決定作為終點。
員工入職流程由接受聘書開始，到正式確認聘用為止；只有把入職前的前置時間由第一個工作天倒推安排，而不是等到當天才啟動，它才真正有效。
簡而言之
- 由入職日倒推排期——前置時間都集中在入職前階段。
- 指定一位端到端負責人，通常是人力資源部，與各條泳道的負責人區分開。
- 準備工作依賴背景審查；把這條依賴畫出來，而不是假設它成立。
- 為設備與存取權限準備後備方案，因為真正會用到的就是後備方案。
- 以試用期決定作為終點，而不是以第一個工作天作為終點。
入職是四條流程共用一個限期
入職失敗的方式具體而且不斷重複：每個人都把自己那部分做對了，新員工第一個上午仍然沒有電腦。原因在於入職並不是一條流程。人力資源部負責合約與背景審查，IT 負責訂購硬件並開通帳戶，行政部負責準備座位與門禁，用人經理負責設定期望——四條工作流必須在同一個日期匯合，卻沒有任何一個人為這次匯合問責。
由此帶來的設計要求是：這條流程必須倒過來建立。在入職當天下單的電腦，第三個星期才會送到，所以下單這一步應該按供應商實際的前置時間提前到入職日之前。存取權限的開通取決於背景審查的結果，而背景審查又取決於應徵者交回文件。每一項依賴關係都是一個日期偏移，而把這些偏移寫下來，就是這項工作的絕大部分。
下面的示例是一份跨部門入職流程，涉及四個負責方、六個階段。它保留了大多數入職文件會略去的兩條分支：背景審查被標示異常時轉交用人經理作例外決定，以及設備未就緒時先發放後備設備，而不是讓第一個工作天卡住。
四個負責方共同完成的入職流程
由接受聘書到第 90 天的決定。請留意各條泳道之間的依賴在哪裡真正產生影響。
決定其餘一切的那個日期
合約已發出，入職日期已確認。其後所有偏移——訂購設備、開通帳戶、準備座位——都以它為基準，因此把這個日期傳達給 IT 與行政部的那一步，是整條流程中作用最大的一步。
背景審查卡住準備工作
背景審查帶有一條轉交用人經理的例外路徑。這條依賴很關鍵：IT 往往要等審查通過才能開通權限，於是一次緩慢的審查會悄悄蠶食硬件的前置時間，直到第一個工作天才被發現。
三個部門，一個上午
訂購硬件、開通帳戶並授予存取權限、準備座位與門禁，並附帶一個設備是否就緒的判斷，未就緒時發放後備設備。要刻意設計這條後備路徑：沒有它，「未就緒」的答案就只是一句道歉。
第一天與第一個星期
入職簡介、交付設備並即場驗證存取權限、簽署政策與 IT 守則、指派入職夥伴並講清期望。當著新員工面前驗證權限，而不是假設權限已就緒，正是把清單變成一項控制的關鍵。
以試用期決定收結
第 30 天與第 60 天的跟進面談，然後是第 90 天的決定：確認正式聘用，或者延長試用期並配以支援計劃。在第一個工作天就結束的入職流程，無法告訴你它是否奏效。
運作方式
指定一位端到端負責人
四個部門各自負責自己的步驟，卻沒有人為日期問責。指定唯一一位負責人——通常是人力資源部——為新員工能否在第一天投入工作問責，並授予其推動其他泳道的權力。沒有這個角色，入職日期一旦變動，就只能靠碰巧記得的人去通知。
由入職日倒推推算
把入職前的每一步寫成偏移：合約為負 14 天，硬件下單為負 10 天，帳戶開通為負 2 天。使用供應商實際給出的前置時間，而不是政策裡寫的那個，並把偏移寫進步驟的備註裡，讓流程圖同時充當時間表。
明確畫出對背景審查的依賴
如果準備工作必須等審查通過才能開始，那就是一條會蠶食前置時間的串行依賴。判斷哪些環節可以並行——訂購硬件通常可以——並為被標示異常的審查畫出例外路徑，指名決策人。
逐一列出系統名稱
「開通帳戶並授予存取權限」無法照著執行。把它拆成新員工第一天需要用到的各個系統，按使用次序排列，並記錄每一項由誰申請、由誰授予。單是這一處改動，就能消除第一天絕大部分追問。
為設備延誤設計後備方案
硬件偶爾會延誤，所以要預先決定屆時怎麼辦：一部借用機、一部共用電腦，還是押後入職。畫出來的後備方案是只做一次的決定；沒畫出來的，就是當天早上在壓力下臨時做的決定。
延伸到試用期決定，並檢討流程
加上第 30、60、90 天的檢查點，並在最後放一個真正的決定。之後向每一位新員工查問第一個星期缺了什麼，並據此更新流程圖——入職流程比大多數流程老化得更快，因為工具和權限要求一直在變。
應避免的錯誤
在第一個工作天才啟動流程
凡是有前置時間的事項都排在入職日之前。由入職當天才開始的流程，在硬件上已經落後了三個星期。
四份清單，無人問責
每個部門的清單都可以全部剔完，整體結果卻仍然失敗。必須有人為這次匯合本身問責。
權限已授予，卻從未驗證
沒有當著新員工面前確認的準備工作，會換來一個用來開支援工單的第一天。
止於歡迎會
沒有跟進面談和試用期決定，就沒有回饋循環，流程也無法告訴你它已經失靈。
制定你自己的入職流程
把入職示例開啟為你自己的圖表，重新命名泳道，並填入供應商實際給出的偏移。
相關指南
常見問題
員工入職流程包含哪些階段？
在大多數機構裡是五個：入職前（合約、背景審查、訂購設備、開通帳戶）、第一天（歡迎、座位、存取權限、簽署政策）、第一個星期（團隊介紹、期望、培訓計劃）、首 30 至 60 天（有安排的跟進面談），以及正式確認聘用的試用期評核。上面的示例把入職前拆成「聘書與合約」和「背景審查」兩段，因為正是審查結果解除了對 IT 與行政部的阻塞。
入職應該在入職日之前多久啟動？
聘書一經接受就應該啟動，而具體提前多久由你最慢的那條依賴決定——通常是硬件，有時是背景審查或門禁卡。去問 IT 他們實際給出的時間，而不是政策裡寫的時間，並把下單步驟放在入職日之前那麼久。真正量度過的機構往往大感意外：政策裡的前置時間與真實前置時間之間的差距，正是第一天大多數失誤的來源。
員工入職流程由誰負責？
通常由人力資源部負責流程本身與合規步驟，而用人經理負責結果——期望、培訓和試用期決定。IT 與行政部各自負責自己的準備步驟，但很少為整體日期問責。正因為職責這樣劃分，一位指名的端到端負責人才如此重要：必須有人在入職日期變動時察覺到，並重新推動依賴這個日期的四條工作流。
如何量度入職流程是否奏效？
三個指標基本足夠：第一天就擁有完整存取權限的新員工比例、由經理判斷的首次作出實質貢獻所需時間，以及試用期內的留任率。第一個數字向 IT 取，而不是向新員工取；並在第二個星期問新員工缺了什麼——那時他們會說得很準確，半年之後就只會說得很得體。
