Comment créer un processus d'intégration des employés

En bref

• Planifiez à rebours à partir de la date de début : le pré-embarquement est le moment où se situent les délais.
• Un propriétaire de bout en bout, généralement HR, distinct des propriétaires de chaque voie.
• L'approvisionnement dépend du contrôle ; dessiner la dépendance plutôt que de la supposer.
• Ayez une solution de secours pour l'équipement et l'accès, car c'est cette solution de secours qui sera utilisée.
• Terminez par une décision de probation, pas au premier jour.

L'intégration comprend quatre processus avec une seule date limite

L'intégration échoue de manière spécifique et reproductible : tout le monde fait sa part correctement et le nouvel employé passe toujours la première matinée sans ordinateur portable. Cela se produit parce que l’intégration n’est pas un seul processus. Les RH gèrent les contrats et la sélection, l'informatique commande le matériel et provisionne les comptes, les installations préparent un bureau et les accès, et le responsable du recrutement définit les attentes : quatre flux de travail qui doivent converger à une date, sans propriétaire unique de la convergence.

La conséquence de la conception est que le processus doit être construit à rebours. Un ordinateur portable commandé à la date de début arrive au cours de la troisième semaine. L'étape de commande doit donc être effectuée avant la date de début, quel que soit le délai de livraison réel de votre fournisseur. L'octroi de l'accès dépend du résultat de la sélection, qui dépend du retour des documents par le candidat. Chacune de ces dépendances est un décalage de date, et l'écriture des décalages représente l'essentiel du travail.

L'exemple ci-dessous est un flux d'intégration interfonctionnel réparti entre quatre propriétaires et six phases. Il conserve deux branches que la plupart des documents d'intégration omettent : une vérification des antécédents signalée et acheminée vers une décision d'exception du responsable du recrutement, et un chemin d'équipement non prêt délivrant un prêt plutôt que de bloquer le premier jour.

Comment cela fonctionne

1. Nommer un propriétaire de bout en bout

   Quatre équipes possèdent chacune leurs pas et aucune ne possède la date. Nommez un seul propriétaire (généralement des RH) responsable de la productivité du nouvel employé dès le premier jour, avec le pouvoir de poursuivre les autres voies. Sans ce rôle, une date de début décalée est communiquée par quiconque s'en souvient.

2. Travailler à rebours à partir de la date de début

   Écrivez chaque étape de pré-embarquement sous forme de compensation : contrat à moins 14 jours, matériel commandé à moins 10, comptes créés à moins 2. Utilisez les délais réellement cités par vos fournisseurs, pas ceux de la politique, et insérez la compensation dans le commentaire de l'étape afin que le diagramme fasse également office de chronologie.

3. Dessiner explicitement la dépendance de filtrage

   Si le provisionnement ne peut pas démarrer tant que les contrôles ne sont pas clairs, il s'agit d'une dépendance en série qui prend beaucoup de temps. Décidez si quelque chose peut démarrer en parallèle (la commande de matériel le peut souvent) et tracez l'itinéraire d'exception pour une vérification signalée avec un décideur nommé.

4. Répertoriez les systèmes par nom

   "Créer des comptes et accorder l'accès" n'est pas exécutable. Répartissez-le dans les systèmes dont un nouvel employé a besoin dès le premier jour, dans l'ordre dans lequel ils sont nécessaires, et enregistrez qui demande et qui accorde chacun. Ce seul changement supprime la plupart des questions de suivi du premier jour.

5. Concevoir une solution de repli pour les équipements en retard

   Le matériel sera parfois en retard, alors décidez à l'avance de ce qui se passera : un kit en prêt, une machine partagée, un démarrage différé. Une solution de repli tirée est une décision prise une seule fois ; une décision non tirée est une décision prise sous pression le matin.

6. Étendre la décision de probation et la réviser

   Ajoutez les points de contrôle de 30, 60 et 90 jours et une vraie décision à la fin. Demandez ensuite à chaque nouvel employé ce qui manquait au cours de sa première semaine et mettez à jour le tableau : l'intégration diminue plus rapidement que la plupart des processus, car les exigences en matière d'outils et d'accès changent constamment.

Erreurs à éviter

• Commencer le processus dès le premier jour

  Tout ce qui a un délai de livraison se situe avant la date de début. Un processus qui commence à la date de début a déjà trois semaines de retard sur le matériel.

• Quatre listes de contrôle, pas de propriétaire

  La liste de chaque équipe peut être complète alors que le résultat global échoue. Quelqu’un doit s’approprier la convergence.

• Accès accordé mais jamais vérifié

  Un approvisionnement non confirmé devant le nouvel embauché engendre une première journée passée à lever les tickets.

• Fin à la séance de bienvenue

  Sans enregistrement ni décision de probation, il n'y a pas de boucle de rétroaction et le processus ne peut pas vous dire qu'il est rompu.

Questions fréquentes

Quelles sont les étapes du processus d’intégration d’un collaborateur ?

Cinq dans la plupart des organisations : pré-embarquement (contrat, sélection, commande d'équipement, création de compte), premier jour (accueil, espace de travail, accès, approbation de la politique), la première semaine (présentations de l'équipe, attentes, plan de formation), les 30 à 60 premiers jours (enregistrements structurés) et un examen de probation qui confirme formellement l'embauche. L'exemple ci-dessus divise le pré-embarquement en offre et contrat et sélection, car le résultat de la sélection est ce qui débloque l'informatique et les installations.

Combien de temps à l’avance l’intégration doit-elle commencer ?

Dès que l'offre est acceptée et que le délai de livraison spécifique est défini par votre dépendance la plus lente, généralement matérielle, parfois par une vérification des antécédents ou par l'accès au bâtiment. Demandez au service informatique ce qu'il propose réellement plutôt que ce que dit la politique, et définissez l'étape de commande bien avant la date de début. Les organisations qui mesurent cela sont régulièrement surprises : l’écart entre le délai de mise en œuvre de la politique et le délai réel est le lieu où se situent la plupart des échecs du premier jour.

À qui appartient le processus d’intégration des employés ?

Les RH sont généralement propriétaires du processus et des étapes de conformité, tandis que le responsable du recrutement est propriétaire du résultat : les attentes, la formation et la décision de probation. L'informatique et les installations sont propriétaires de leurs étapes d'approvisionnement, mais sont rarement responsables de la date globale. Cette répartition est exactement la raison pour laquelle un seul propriétaire de bout en bout nommé est important : quelqu'un doit remarquer quand une date de début est déplacée et réorienter les quatre flux de travail qui en dépendent.

Comment puis-je mesurer si l’intégration fonctionne ?

Trois mesures en couvrent l'essentiel : la proportion de nouvelles recrues qui ont un accès complet dès le premier jour, le délai jusqu'à la première contribution significative jugé par le manager et la rétention par période probatoire. Récupérez le premier auprès du service informatique plutôt qu'auprès du nouvel employé, et demandez au nouvel employé au cours de la deuxième semaine ce qui manquait : il vous le dira avec précision à ce moment-là, et diplomatiquement six mois plus tard.