Comment créer un organigramme du processus de recrutement

En bref

• Les entonnoirs comptent les personnes ; les organigrammes contiennent les itinéraires qui renvoient le travail en arrière.
• Les deux décisions qui fixent le délai d'embauche sont toutes deux prises avant l'entretien.
• Republier un poste vacant inchangé renvoie la même liste restreinte ; mettre le changement requis sur la boucle.
• Un candidat refusé est une fin avec un travail joint, alors donnez-lui un terminateur.
• La convocation d'un jury est un travail en soi, et elle est répétée pour chaque candidat.

Un entonnoir ne peut pas attirer un candidat qui refuse

Le recrutement se déroule presque toujours sous la forme d'un entonnoir : cinq bandes décroissantes depuis les candidats jusqu'à l'embauche. Il s'agit d'une forme de rapport qui peut exprimer exactement une chose : combien il en reste. Il n'y a aucune mention d'une liste restreinte dont personne n'était satisfait, d'une offre qui a été refusée ou d'un jury qui n'a pas pu trouver d'heure libre pendant trois semaines. Ce sont ces événements qui déterminent le délai d'embauche, de sorte que l'image standard omet la partie pour laquelle le lecteur l'a ouverte.

Refuser un candidat est une fin ; refuser une liste restreinte est une boucle. La plupart des tableaux de recrutement dessinent les deux sous la forme d'une ligne intitulée non, ce qui cache le fait que l'un coûte une lettre et l'autre une répétition de tout depuis l'annonce. La boucle doit également indiquer où elle atterrit (de retour au sourcing ou de retour au panneau) car il s'agit de dépassements différents selon les propriétaires. Un graphique qui achemine chaque non au même endroit a aplati la différence entre un processus lent et un processus bloqué.

Un poste vacant aboutit à une offre acceptée ci-dessous, sur cinq voies qui incluent « Candidat » et « Panel d'entretien » en tant que propriétaires à part entière. Quatre de ses itinéraires pointent vers l’arrière. Les deux décisions qui dominent le résultat (« Effectif approuvé ? » et « Liste restreinte appropriée acceptée ? ») sont réglées avant qu'un seul entretien ait lieu, c'est pourquoi un tableau qui commence au cycle d'entretien n'explique rien sur le délai d'embauche.

Comment cela fonctionne

1. Rédiger les critères avant les étapes

   Les étapes sont faciles à lister et ne vous disent rien. Commencez par les critères essentiels et la carte de pointage que le panel utilisera, car la sélection, la présélection et la recommandation du panel sont les mêmes critères appliqués à trois profondeurs. Les critères que personne ne peut évaluer transforment les trois portes en opinions.

2. Classer ce que chaque non fait réellement

   Parcourez chaque refus dans votre processus et décidez de son itinéraire : une fin, un retour au sourcing, un retour à la shortlist, ou une retarification. Un candidat refusé prend fin ; une liste restreinte rejetée rouvre l'annonce ; une offre refusée revient généralement au deuxième nom de la liste. Ces trois coûts coûtent des durées très différentes.

3. Tapez les étapes sous forme de lignes, puis numérotez les retours

   Chaque ligne est une boîte et la colonne Ligne vers prend les numéros de ligne auxquels elle mène, donc un itinéraire qui va en arrière est simplement un nombre inférieur, la ligne 11 pointant vers 6. Définissez Forme sur Décision sur chaque porte et répertoriez les réponses dans le texte de la ligne dans le même ordre, en plaçant Approuvé et Refusé sur les flèches droites.

4. Attribuez la voie qui détient chaque porte

   Mettez chaque ligne dans la colonne Voie verticale de celui qui agit réellement : Responsable du recrutement, RH/Talent, Finances, Candidat, Panel d'entretien. Relisez ensuite les décisions par rapport à ces voies : la finance détient la porte du financement, le responsable du recrutement la liste restreinte, le panel la recommandation. Aucune voie ne peut à elle seule déplacer un poste vacant.

5. Fermez les deux routes de rejet avec une forme

   Le rejet appartient à la colonne Forme partout où le processus s'arrête réellement (une candidature qui ne répond pas aux critères essentiels, un poste vacant qui n'a jamais été financé) et le Succès pour l'offre acceptée. Un terminateur précise que quelqu'un doit écrire au candidat, ce qui est le travail qui n'est le plus souvent pas attribué.

6. Tarifez chaque boucle par rapport à la date de début

   Prenez vos dernières embauches et écrivez la durée réelle de la boucle de réouverture et de la boucle d'offre dans les commentaires sur ces décisions. Comparez ensuite les deux chiffres à la date à laquelle le poste est requis : si une réouverture ne convient plus, le responsable du recrutement choisit entre la date de début et les critères avant la publication de l'annonce, et non après qu'elle soit revenue vide.

Erreurs à éviter

• Dessiner l'entonnoir et l'appeler un processus

  Les bandes effilées rapportent le volume. Ils ne peuvent pas montrer une annonce rouverte, une série d'entretiens répétés ou une offre refusée, le diagramme est donc en accord avec le tableau de bord et n'explique aucun retard.

• Réouverture sans changement

  Une boucle de réouverture sans changement (groupe, critères essentiels, chaînes ou copie publicitaire) renvoie la même liste restreinte quinze jours plus tard. Apportez le changement requis à la succursale afin que la réouverture soit une décision et non une répétition.

• En supposant que seule l'organisation dise non

  Les candidats partent à chaque étape et le plus cher est l'offre. Un tableau sans itinéraire de retrait implique que le processus ne se termine que lorsque l’organisation le dit, et que la reprise s’improvise à chaque fois.

• Une boîte d'approbation pour deux approbations

  Le financement du rôle et sa tarification sont des décisions distinctes avec des propriétaires distincts (la finance détient l'un, le responsable du recrutement l'autre) et les fusionner dans une seule boîte cache lequel des deux maintient le poste vacant.

Questions fréquentes

Quelles sont les étapes d’un processus de recrutement ?

Cinq, et un dessin utile leur donne un poids très inégal. La définition du rôle (le profil de réussite, la notation, l'effectif financé) détermine en grande partie le résultat. Le sourcing publie et attire. La sélection et la présélection appliquent les critères essentiels et maintiennent la porte qui décide si le poste vacant est maintenu ou rouvert. L'entretien et l'évaluation produisent une recommandation du panel. Proposez-le, vérifiez-le et publiez-le. Trois des cinq peuvent renvoyer le travail vers l’arrière, ce qu’un dessin en entonnoir ne peut pas montrer.

Comment afficher un candidat rejeté dans un organigramme ?

En tant que terminateur, pas en tant que flèche arrière. Une candidature qui ne répond pas aux critères essentiels se termine par sa propre forme d'extrémité : dans l'exemple, une ligne de rejet indiquant "Candidature échouée", car quelqu'un doit écrire à ce candidat et il s'agit d'un véritable travail auquel est attachée une norme de service. Il en va de même pour un rôle qui n'a jamais été financé : il se termine par « Poste vacant mis en attente », ce qui se termine par une date de révision plutôt qu'un échec. Les lignes qui s'arrêtent simplement laissent le lecteur deviner qui les ferme.

Que se passe-t-il lorsqu'un candidat refuse une offre d'emploi ?

Le parcours revient à la présélection et non à l'annonce : dans l'exemple « Refusée » laisse « Offre acceptée ? et revient à « Liste restreinte appropriée acceptée ? », où le nom suivant est pris en compte. Le fait que cela fonctionne dépend de l'ancienneté de la liste restreinte : un deuxième choix d'il y a six semaines a généralement accepté autre chose, donc une liste restreinte est un stock périssable plutôt qu'une réserve. Dessinez l'itinéraire, puis décidez de la date après laquelle il expire et le poste rouvre à la place.

À qui appartient le processus de recrutement, les RH ou le responsable du recrutement ?

Les RH ou les talents sont propriétaires du processus, des étapes de conformité et de l'expérience candidat ; le responsable du recrutement est propriétaire des jugements (le profil, la liste restreinte et la recommandation) et les finances sont responsables du financement. La scission mérite d'être notée en raison des itinéraires qui vont en arrière : la réouverture de l'annonce consacre les efforts des RH à une décision prise par le responsable du recrutement, et une offre au-dessus de la fourchette revient à "Préparer une offre contre une fourchette salariale" pour être retarifiée sous une limite financière fixée. Nommez qui peut emprunter chacun de ces itinéraires.