So erstellen Sie ein Flussdiagramm für den Recruiting-Prozess
So zeichnen Sie ein Flussdiagramm des Recruiting-Prozesses, das die Time-to-Hire vorhersagt: die zwei Tore, die vor dem ersten Interview schließen, die Wiedereröffnungsschleife und ein echtes Ende auf jedem Ablehnungsweg.
So funktioniert es
Schreiben Sie die Kriterien vor den Phasen
Phasen sind leicht aufzulisten und sagen nichts. Beginnen Sie mit den Muss-Kriterien und dem Bewertungsbogen des Gremiums, denn das Screening, das Tor an der Shortlist und die Empfehlung des Gremiums sind dieselben Kriterien in drei Tiefen. Kriterien, die niemand bewerten kann, machen aus allen drei Toren Meinungen.
Bestimmen Sie, was jedes Nein tatsächlich bewirkt
Gehen Sie jede Ablehnung in Ihrem Prozess durch und legen Sie ihren Weg fest: ein Ende, eine Rückkehr in die Ausschreibung, eine Rückkehr zur Shortlist oder eine neue Kalkulation. Eine abgelehnte Bewerbung endet; eine abgelehnte Shortlist schaltet die Anzeige erneut; eine abgelehnte Zusage geht meist zum zweiten Namen auf der Liste. Diese drei kosten sehr unterschiedlich viel Zeit.
Tippen Sie die Phasen als Zeilen und nummerieren Sie dann die Rückwege
Jede Zeile ist ein Kasten, und die Spalte Linie zu nimmt die Zeilennummern auf, zu denen sie führt — ein Weg nach hinten ist also schlicht eine kleinere Nummer, Zeile 11 zeigt auf 6. Setzen Sie Form an jedem Tor auf Entscheidung und listen Sie die Antworten im Linientext in derselben Reihenfolge, damit Genehmigt und Abgelehnt auf den richtigen Pfeilen sitzen.
Weisen Sie jedem Tor die Bahn zu, die es hält
Tragen Sie in der Spalte Vertikale Bahn zu jeder Zeile die Rolle ein, die wirklich handelt: Hiring Manager, HR / Recruiting, Finanzen, Bewerbende, Auswahlgremium. Ordnen Sie die Entscheidungen dann diesen Bahnen zu — Finanzen hält das Tor zur Finanzierung, der Hiring Manager die Shortlist, das Gremium die Empfehlung. Keine einzelne Bahn kann eine Vakanz allein weiterbewegen.
Schließen Sie beide Ablehnungswege mit einer Form
Ablehnung gehört in die Spalte Form überall dort, wo der Prozess wirklich stoppt — eine Bewerbung, die die Muss-Kriterien verfehlt, eine Stelle, die nie finanziert wurde — und Erfolg auf die angenommene Zusage. Ein Terminator macht ausdrücklich, dass jemand dieser Person schreiben muss, und genau diese Arbeit bleibt am häufigsten unverteilt.
Beziffern Sie jede Schleife und halten Sie sie gegen das Startdatum
Nehmen Sie Ihre letzten Einstellungen und schreiben Sie die tatsächliche Dauer der Wiedereröffnungsschleife und der Angebotsschleife in die Kommentare dieser beiden Entscheidungen. Halten Sie beide Zahlen dann gegen den Termin, zu dem die Rolle besetzt sein muss: Passt eine Wiedereröffnung nicht mehr hinein, wählt der Hiring Manager zwischen Startdatum und Kriterien, bevor die Anzeige hinausgeht — und nicht erst, wenn sie leer zurückkommt.
Häufig gestellte Fragen
Aus welchen Phasen besteht ein Recruiting-Prozess?
Aus fünf, und eine brauchbare Zeichnung gewichtet sie sehr unterschiedlich. Die Rollendefinition — Anforderungsprofil, Eingruppierung, finanzierter Stellenbedarf — bestimmt das Ergebnis weitgehend. Die Ausschreibung veröffentlicht und gewinnt. Screening und Shortlist wenden die Muss-Kriterien an und halten das Tor, das über Fortgang oder Wiedereröffnung entscheidet. Interview und Assessment münden in eine Empfehlung des Gremiums. Das Angebot kalkuliert, prüft und versendet. Drei der fünf können Arbeit nach hinten schicken — und genau das kann eine Funnel-Zeichnung nicht zeigen.
Wie zeichnet man eine abgelehnte Bewerbung in ein Flussdiagramm?
Als Terminator, nicht als auslaufenden Pfeil. Eine Bewerbung, die die Muss-Kriterien verfehlt, endet in ihrer eigenen Endform — im Beispiel eine Ablehnungszeile mit dem Text „Bewerbung abgelehnt“ — denn jemand muss dieser Person schreiben, und das ist echte Arbeit mit einer zugesagten Frist. Dasselbe gilt für eine Stelle, die nie finanziert wurde: Sie endet bei „Stelle vorerst zurückgestellt“, einem Ende mit Wiedervorlagedatum und nicht einem Fehlschlag. Linien, die einfach aufhören, lassen den Leser rätseln, wer sie schließt.
Was passiert, wenn eine bewerbende Person die Zusage ablehnt?
Der Weg führt zurück zur Shortlist, nicht zurück zur Anzeige — im Beispiel verlässt „Abgelehnt“ die Entscheidung „Angebot angenommen?“ und kehrt zu „Tragfähige Shortlist abgestimmt?“ zurück, wo der nächste Name betrachtet wird. Ob das funktioniert, hängt am Alter der Shortlist: Die Zweitwahl von vor sechs Wochen hat meist längst anderswo zugesagt, eine Shortlist ist also Frischware und keine Reserve. Zeichnen Sie den Weg und legen Sie dann das Datum fest, ab dem er verfällt und die Stelle stattdessen neu ausgeschrieben wird.
Wer verantwortet das Recruiting, HR oder die Führungskraft?
HR oder Recruiting verantwortet den Prozess, die Compliance-Schritte und die Erfahrung der Bewerbenden; der Hiring Manager verantwortet die Urteile — Profil, Shortlist und Empfehlung — und Finanzen das Tor zur Finanzierung. Diese Aufteilung lohnt sich schriftlich, und zwar wegen der Wege nach hinten: Die Anzeige erneut zu schalten verbraucht Aufwand im Recruiting für eine Entscheidung des Hiring Managers, und ein Angebot über dem Band kehrt zu „Angebot im Gehaltsband erstellen“ zurück, um unter einer von Finanzen gesetzten Grenze neu kalkuliert zu werden. Benennen Sie, wer welchen dieser Wege gehen darf.