Cómo crear un diagrama de flujo del proceso de reclutamiento
Cómo dibujar un diagrama de flujo de reclutamiento que anticipe el tiempo de contratación: las dos puertas que se cierran antes de cualquier entrevista, el bucle de reapertura y un final propio en cada vía de rechazo.
Cómo funciona
Escribe los criterios antes que las fases
Las fases son fáciles de enumerar y no dicen nada. Empieza por los requisitos imprescindibles y por la plantilla de evaluación que usará el comité, porque el cribado, la puerta de la lista corta y la recomendación del comité son los mismos criterios aplicados a tres profundidades. Unos criterios que nadie sabe puntuar convierten las tres puertas en opiniones.
Clasifica qué hace en realidad cada no
Recorre todos los rechazos de tu proceso y decide su vía: un final, una vuelta a la búsqueda, una vuelta a la lista corta o un recálculo de la oferta. Un candidato descartado termina; una lista corta rechazada reabre el anuncio; una oferta rechazada suele pasar al segundo nombre de la lista. Las tres cuestan cantidades de tiempo muy distintas.
Teclea las fases como filas y numera después los retornos
Cada fila es una caja, y la columna «Line to» toma los números de fila a los que lleva, de modo que una vía hacia atrás es sencillamente un número menor: la fila 11 apuntando a la 6. Pon Decision en la columna «Shape» de cada puerta y enumera las respuestas en «Line text» en el mismo orden, con «Aprobada» y «Denegada» sobre las flechas correctas.
Asigna el carril que sostiene cada puerta
Coloca cada fila en la columna «Vertical lane» de quien actúa de verdad: responsable de contratación, RR. HH. / Talento, finanzas, candidato, comité de entrevistas. Después relee las decisiones contra esos carriles: finanzas sostiene la puerta de la financiación, el responsable de contratación la lista corta y el comité la recomendación. Ningún carril mueve una vacante por sí solo.
Cierra con una forma las dos vías de rechazo
Reject va en la columna «Shape» allí donde el proceso se detiene de verdad, una candidatura que no cumple los requisitos imprescindibles o una vacante que nunca se financió, y Success sobre la oferta aceptada. Un nodo terminal deja explícito que alguien tiene que escribir al candidato, que es justo el trabajo que más veces se queda sin asignar.
Pon precio a cada bucle contra la fecha de incorporación
Coge tus últimas contrataciones y anota en los comentarios de esas decisiones la duración real del bucle de reapertura y del bucle de la oferta. Después contrasta ambas cifras con la fecha en la que se necesita el puesto: si ya no cabe una reapertura, el responsable de contratación elige entre la fecha y los criterios antes de publicar el anuncio, no después de que vuelva vacío.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las fases de un proceso de reclutamiento?
Cinco, y un buen dibujo les da un peso muy desigual. La definición del puesto —el perfil de éxito, el nivel y la plaza financiada— determina en gran medida el resultado. La búsqueda publica y atrae. El cribado y la lista corta aplican los requisitos imprescindibles y sostienen la puerta que decide si la vacante sigue o se reabre. Las entrevistas y la evaluación producen una recomendación del comité. La oferta la valora, la comprueba y la emite. Tres de las cinco pueden devolver trabajo hacia atrás, que es exactamente lo que el dibujo de embudo no sabe mostrar.
¿Cómo se representa a un candidato rechazado en un diagrama de flujo?
Como un nodo terminal, no como una flecha que se queda colgando. Una candidatura que no cumple los requisitos imprescindibles acaba en su propia forma de fin —en el ejemplo, una fila Reject que dice «Candidatura descartada»— porque alguien tiene que escribir a esa persona y eso es trabajo real con un nivel de servicio asociado. Lo mismo vale para un puesto que nunca se financió: termina en «Vacante en espera», un final con fecha de revisión más que un fracaso. Las líneas que simplemente se cortan dejan al lector adivinando quién las cierra.
¿Qué pasa cuando un candidato rechaza una oferta?
La vía vuelve a la lista corta y no al anuncio: en el ejemplo, «Rechazada» sale de «¿Oferta aceptada?» y regresa a «¿Lista corta adecuada acordada?», donde se considera el siguiente nombre. Que eso funcione depende de la edad de la lista corta: una segunda opción de hace seis semanas casi siempre ha aceptado ya otra cosa, así que una lista corta es stock perecedero y no una reserva. Dibuja la vía y decide después la fecha a partir de la cual caduca y la vacante se reabre en su lugar.
¿Quién es el propietario del reclutamiento, RR. HH. o el responsable de contratación?
RR. HH. o talento es propietario del proceso, de los pasos de cumplimiento y de la experiencia del candidato; el responsable de contratación es dueño de los juicios —el perfil, la lista corta y la recomendación— y finanzas sostiene la puerta de la financiación. Merece la pena escribir ese reparto justamente por las vías que van hacia atrás: reabrir el anuncio gasta esfuerzo de RR. HH. en una decisión que tomó el responsable de contratación, y una oferta por encima de la banda vuelve a «Preparar la oferta según la banda salarial» para recalcularse bajo un límite que fijó finanzas. Deja con nombre quién puede tomar cada una de esas vías.