Cómo crear un proceso de salida (offboarding) de empleados
Cómo diseñar un proceso de salida de empleados: fecha cada paso desde el último día de trabajo, dibuja la retirada de accesos dos veces y da a la salida forzosa (el caso sin ningún plazo de aviso) una vía propia.
Un proceso de salida de empleados va de la notificación de baja al expediente archivado, y lo gobiernan las fechas y no la secuencia: cada paso vence a una distancia fija del último día de trabajo.
En resumen
- Los plazos de la incorporación se conocen al aceptar la oferta; hay un caso de salida que los fija todos a la vez.
- Cada paso vence a una distancia del último día de trabajo, no simplemente después del paso anterior.
- Retirar los accesos tarde es un hallazgo de seguridad y no una molestia, así que ponle una hora concreta.
- La retirada de accesos aparece dos veces: el mismo día cuando el riesgo lo exige y completa al terminar el último turno.
- El expediente y el plazo de conservación sobreviven a la salida, así que el proceso no termina el último día.
La salida en la que todos los desfases se van a cero
La salida de un empleado casi siempre se escribe como una lista ordenada, y el orden es lo menos útil que hay en esa página. Lo que decide si una salida sale limpia es cuándo vence cada paso respecto al último día de trabajo: los equipos afectados avisados mientras todavía queda equipo al que avisar, el traspaso redactado con quince días por delante, las cuentas cerradas al terminar el último turno. Una lista no lleva nada de eso, y se cumple entera en una sola mañana ajetreada.
Planificar hacia atrás desde una fecha fija es la misma técnica que usa un proceso de incorporación, y la salida tiene la versión difícil. En la incorporación todos los plazos se conocen el día en que se acepta la oferta. La salida tiene un caso en el que el preaviso y el último día son el mismo instante: en una salida forzosa todos los desfases se van a cero, y la retirada de accesos, la recogida de equipo y el anuncio interno vencen todos al terminar la conversación. Nada en la incorporación se comporta así.
Por eso el ejemplo de abajo se bifurca en «¿Salida voluntaria o forzosa?» antes de planificar nada. Sus fases son el calendario y no una agrupación («Preaviso y decisión», «Última semana», «Día de salida», «Después de la salida») y cada fila hereda su fecha de vencimiento de la fase en la que está. «¿Traspaso validado?» lleva la única ruta hacia atrás del diagrama: su rama «No» vuelve a «Traspasar proyectos y cuentas», una segunda pasada cuyos días tienen que estar en el plan antes de que nadie los necesite.
Seis fases y una sola fecha de salida
Salida de empleados repartida entre cinco responsables, de RR. HH. a servicios generales. Aquí los accesos se retiran dos veces: ¿cuál de las dos fija realmente la fecha de salida?
Dos salidas, dos calendarios
«¿Salida voluntaria o forzosa?» es la segunda fila del diagrama, y no está ahí por delicadeza. «Voluntaria» lleva a «Confirmar el último día de trabajo» y a un periodo de preaviso dentro del que planificar; «Forzosa» lleva a «Completar la revisión de la salida forzosa», donde el preaviso y el último día son la misma conversación.
Aquí la fecha la pone el riesgo, no la secuencia
La decisión sobre los accesos se toma dos filas antes de redactar el traspaso, así que la cuenta puede cerrarse antes de que nadie haya escrito qué hay dentro. «¿Hay que cortar los accesos de inmediato?» llega a «Retirar los accesos el mismo día» por su «Sí», con vencimiento a la hora en que se acuerda, y a «Redactar el plan de traspaso» por su «No».
Fecha la última semana hacia atrás
La fase es la que pone las fechas, así que «Última semana» termina con «Realizar la entrevista de salida» y «Calcular el finiquito y los beneficios», contadas las dos hacia atrás desde la fecha de salida y no encoladas detrás del traspaso. Un «No» en «¿Traspaso validado?» vuelve a «Traspasar proyectos y cuentas», una segunda pasada que necesita días.
Donde deja de mandar la fecha de salida
La retirada de accesos aparece una segunda vez, fechada al último turno y no a la respuesta que se dio el primer día: «Retirar los accesos restantes» es la última fila que gobierna la fecha de salida. «Abonar el finiquito y entregar documentos» va al ritmo de la nómina, y «Archivar según la política de conservación», al del plazo de conservación.
Cómo funciona
Fija la fecha de salida y el tipo de baja
Dos hechos gobiernan todas las demás fechas: el último día de trabajo confirmado y si la salida es decisión de la persona. Consigue los dos por escrito el día en que llega la notificación y expresa después el vencimiento de cada paso como una distancia respecto a la fecha de salida: último día menos diez días laborables. Las distancias sobreviven a que la fecha de salida se mueva, y las fechas de salida se mueven.
Decide qué cambia en el caso forzoso
Haz la lista de los pasos cuyo vencimiento cambia cuando la salida no es decisión de la persona. Suelen ser tres (la retirada de accesos, la recogida de equipo y el anuncio interno) y en ese caso los tres vencen a la vez, mientras todo lo demás conserva su distancia normal. Dibuja la bifurcación en lugar de dejarla al criterio de quien esté ese día.
Escribe los pasos como filas y numera las rutas
El «Box text» de cada fila es un paso y la columna «Line to» lleva el número de la fila a la que conduce, así que la secuencia es dato y no geometría. Pon «Shape» en Decision en la pregunta sobre el tipo de salida y después escribe Voluntaria y Forzosa en «Line text», en el mismo orden que los números de al lado.
Pon el calendario en los carriles horizontales
La columna «Vertical lane» se lleva la función responsable (RR. HH., Responsable, TI, Nóminas y finanzas, Servicios generales) y la columna «Horizontal lane» se lleva la fase. En un diagrama de salida las fases son ventanas de tiempo, así que escribe en ella Última semana, Día de salida y Después de la salida: el calendario pasa entonces a ser algo que se ve en lugar de algo que se deduce.
Dibuja la retirada de accesos dos veces
Una fila para el corte del mismo día en las salidas con riesgo y otra para el cierre completo el último día de trabajo, cada una nombrando sus sistemas: SSO, correo, VPN, tarjeta, buzones compartidos, SaaS de terceros. Transfiere la propiedad de archivos y calendarios antes de desactivar la cuenta, o el traspaso que validaste se queda inaccesible.
Resuelve los desfases contra una fecha real
Coge una sola fecha de salida y escribe la fecha de calendario real junto a cada fila, entera: las filas imposibles aparecen enseguida, empezando por cualquier paso que necesite la cuenta de la persona que se va después de haberla retirado. Vuelve a escribirlas para una salida forzosa, donde todas las distancias se van a cero. Si las dos versiones son idénticas, la bifurcación de la fila 2 es decoración.
Errores que debes evitar
Enumerar los pasos sin fecharlos
Todo vence «en la salida», que no es una fecha. Los pasos con plazo real (recuperar el equipo, reasignar licencias, una segunda pasada de traspaso) son justo los que acaban haciéndose tarde, o no haciéndose.
Retirada de accesos sin responsable
Una retirada sin dueño acaba haciéndose alguna vez y no se evidencia nunca. Nombra la función, nombra los sistemas y ponle una hora: una cuenta inactiva con credenciales válidas es un hallazgo esperando a un auditor.
Dibujar la dimisión y usarla en un despido
Un mapa construido alrededor de un periodo de preaviso es justo el que se ignora en un despido, que es la salida en la que el momento importa más. Bifurca pronto por el tipo de salida y deja que los dos casos se diferencien en simultaneidad, no solo en el tono.
Pagar antes de tener el equipo de vuelta
«Calcular el finiquito y los beneficios» va antes de que servicios generales haya recuperado nada, y solo el abono está fechado después de «¿Se ha devuelto todo?». Ese hueco es una deducción sobre un dinero que todavía tienes, no una deuda que perseguir.
Crea tu propio calendario de salida
Abre el ejemplo como diagrama propio, resuelve cada paso contra una fecha de salida real y nombra quién retira qué accesos y cuándo.
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Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los pasos de un proceso de salida de empleados?
Seis fases, cada una definida por un vencimiento y no por su posición en una lista. Preaviso y decisión: acusar la baja, clasificarla y confirmar el último día de trabajo. Plan de salida: abrir la lista de comprobación, avisar a los equipos afectados y decidir si hay que cortar los accesos de inmediato. Traspaso de conocimiento: redactar y ejecutar el traspaso, actualizar la documentación y validarlo. Última semana: entrevista de salida y cálculo del finiquito. Día de salida: entra el equipo, salen los accesos restantes. Después de la salida: abonar el finiquito y archivar el expediente.
¿Cuándo hay que retirar los accesos de TI cuando alguien se va?
Al terminar el último día de trabajo en una dimisión ordinaria, y en el momento de la notificación en un despido o en cualquier salida con riesgo creíble para los datos, los clientes o los compañeros. El ejemplo dibuja los dos casos, que es justo la idea: «¿Hay que cortar los accesos de inmediato?» se responde el primer día, mientras que «Retirar los accesos restantes» está fechada en el día de salida. Traslada antes la propiedad de archivos, calendarios y buzones compartidos: desactivar la cuenta sin hacerlo convierte un traspaso validado en un ticket de soporte.
¿En qué se diferencia una salida forzosa de una voluntaria?
Es el mismo conjunto de pasos con los tiempos comprimidos. En una dimisión se reparten a lo largo del preaviso y los accesos terminan con el último turno; en un despido, la retirada de accesos, la recogida de equipo y el anuncio interno ocurren dentro de la hora siguiente a la conversación, y el traspaso hay que reconstruirlo con la documentación que ya exista. Por eso la clasificación va justo después de la notificación y no en un anexo de la política: es la entrada que reinicia todos los vencimientos posteriores.
¿Quién es el responsable del proceso de salida?
RR. HH. es dueño del proceso y del expediente, el responsable directo es dueño del traspaso y de la fecha de salida confirmada, TI es dueño de la retirada de accesos, nóminas del cálculo final y servicios generales de los equipos. La distinción que merece dibujarse es entre ser dueño de un paso y poder empezarlo: TI, nóminas y servicios generales trabajan contra una fecha que no fija ninguno de los tres, así que cada uno necesita la fecha de salida y el tipo de baja como entrada por escrito el día en que llega la notificación.
