Cómo crear un proceso de salida (offboarding) de empleados

Cómo funciona

1. Fija la fecha de salida y el tipo de baja

   Dos hechos gobiernan todas las demás fechas: el último día de trabajo confirmado y si la salida es decisión de la persona. Consigue los dos por escrito el día en que llega la notificación y expresa después el vencimiento de cada paso como una distancia respecto a la fecha de salida: último día menos diez días laborables. Las distancias sobreviven a que la fecha de salida se mueva, y las fechas de salida se mueven.

2. Decide qué cambia en el caso forzoso

   Haz la lista de los pasos cuyo vencimiento cambia cuando la salida no es decisión de la persona. Suelen ser tres —la retirada de accesos, la recogida de equipo y el anuncio interno— y en ese caso los tres vencen a la vez, mientras todo lo demás conserva su distancia normal. Dibuja la bifurcación en lugar de dejarla al criterio de quien esté ese día.

3. Escribe los pasos como filas y numera las rutas

   El «Box text» de cada fila es un paso y la columna «Line to» lleva el número de la fila a la que conduce, así que la secuencia es dato y no geometría. Pon «Shape» en Decision en la pregunta sobre el tipo de salida y después escribe Voluntaria y Forzosa en «Line text», en el mismo orden que los números de al lado.

4. Pon el calendario en los carriles horizontales

   La columna «Vertical lane» se lleva la función responsable —RR. HH., Responsable, TI, Nóminas y finanzas, Servicios generales— y la columna «Horizontal lane» se lleva la fase. En un diagrama de salida las fases son ventanas de tiempo, así que escribe en ella Última semana, Día de salida y Después de la salida: el calendario pasa entonces a ser algo que se ve en lugar de algo que se deduce.

5. Dibuja la retirada de accesos dos veces

   Una fila para el corte del mismo día en las salidas con riesgo y otra para el cierre completo el último día de trabajo, cada una nombrando sus sistemas: SSO, correo, VPN, tarjeta, buzones compartidos, SaaS de terceros. Transfiere la propiedad de archivos y calendarios antes de desactivar la cuenta, o el traspaso que validaste se queda inaccesible.

6. Resuelve los desfases contra una fecha real

   Coge una sola fecha de salida y escribe la fecha de calendario real junto a cada fila, entera: las filas imposibles aparecen enseguida, empezando por cualquier paso que necesite la cuenta de la persona que se va después de haberla retirado. Vuelve a escribirlas para una salida forzosa, donde todas las distancias se van a cero. Si las dos versiones son idénticas, la bifurcación de la fila 2 es decoración.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los pasos de un proceso de salida de empleados?

Seis fases, cada una definida por un vencimiento y no por su posición en una lista. Preaviso y decisión: acusar la baja, clasificarla y confirmar el último día de trabajo. Plan de salida: abrir la lista de comprobación, avisar a los equipos afectados y decidir si hay que cortar los accesos de inmediato. Traspaso de conocimiento: redactar y ejecutar el traspaso, actualizar la documentación y validarlo. Última semana: entrevista de salida y cálculo del finiquito. Día de salida: entra el equipo, salen los accesos restantes. Después de la salida: abonar el finiquito y archivar el expediente.

¿Cuándo hay que retirar los accesos de TI cuando alguien se va?

Al terminar el último día de trabajo en una dimisión ordinaria, y en el momento de la notificación en un despido o en cualquier salida con riesgo creíble para los datos, los clientes o los compañeros. El ejemplo dibuja los dos casos, que es justo la idea: «¿Hay que cortar los accesos de inmediato?» se responde el primer día, mientras que «Retirar los accesos restantes» está fechada en el día de salida. Traslada antes la propiedad de archivos, calendarios y buzones compartidos: desactivar la cuenta sin hacerlo convierte un traspaso validado en un ticket de soporte.

¿En qué se diferencia una salida forzosa de una voluntaria?

Es el mismo conjunto de pasos con los tiempos comprimidos. En una dimisión se reparten a lo largo del preaviso y los accesos terminan con el último turno; en un despido, la retirada de accesos, la recogida de equipo y el anuncio interno ocurren dentro de la hora siguiente a la conversación, y el traspaso hay que reconstruirlo con la documentación que ya exista. Por eso la clasificación va justo después de la notificación y no en un anexo de la política: es la entrada que reinicia todos los vencimientos posteriores.

¿Quién es el responsable del proceso de salida?

RR. HH. es dueño del proceso y del expediente, el responsable directo es dueño del traspaso y de la fecha de salida confirmada, TI es dueño de la retirada de accesos, nóminas del cálculo final y servicios generales de los equipos. La distinción que merece dibujarse es entre ser dueño de un paso y poder empezarlo: TI, nóminas y servicios generales trabajan contra una fecha que no fija ninguno de los tres, así que cada uno necesita la fecha de salida y el tipo de baja como entrada por escrito el día en que llega la notificación.