Sådan laver du en offboarding-proces for medarbejdere
Sådan designer du en offboarding-proces for medarbejdere: datér hvert trin ud fra sidste arbejdsdag, tegn lukningen af adgange to gange, og giv afskedigelsen (tilfældet uden varsel) sin egen vej.
En offboarding-proces løber fra en opsigelse til en arkiveret personalesag, og den styres af datoer frem for af rækkefølge: hvert trin forfalder på en fast afstand fra sidste arbejdsdag.
Kort fortalt
- Onboardings frister kan beregnes ved tilbuddet; ét offboarding-tilfælde sætter dem alle på én gang.
- Hvert trin forfalder på en afstand fra sidste arbejdsdag, ikke blot efter trinnet før det.
- En sen lukning af adgange er et sikkerhedsfund frem for en gene, så giv den et klokkeslæt.
- Lukning af adgange optræder to gange: samme dag, hvor risikoen kræver det, og fuldt ud, når den sidste vagt slutter.
- Sagen og opbevaringsfristen lever længere end fratrædelsen, så processen slutter ikke på sidste dag.
Fratrædelsen, hvor alle forskydninger falder til nul
Offboarding bliver næsten altid skrevet ned som en ordnet liste, og rækkefølgen er det mindst brugbare på siden. Det, der afgør, om en fratrædelse går rent, er hvornår hvert trin forfalder i forhold til sidste arbejdsdag: de berørte teams orienteret, mens der stadig er et team at orientere, overleveringen skrevet med fjorten dage tilbage, kontiene lukket i takt med, at den sidste vagt slutter. En liste bærer intet af det, og den kan opfyldes fuldt ud på en enkelt travl formiddag.
At planlægge baglæns fra en fast dato er den teknik, en onboarding-proces også bruger, og offboarding har den vanskelige udgave af den. Onboardings frister kan alle beregnes den dag, et tilbud accepteres. Offboarding har ét tilfælde, hvor varslet og sidste arbejdsdag er samme øjeblik: ved en afskedigelse falder hver forskydning til nul, og lukning af adgange, indsamling af udstyr og den interne orientering forfalder alle i takt med, at samtalen slutter. Intet i onboarding opfører sig sådan.
Derfor forgrener eksemplet herunder sig ved »Egen opsigelse eller afskedigelse?«, før noget bliver planlagt. Faserne er selve tidsplanen frem for en gruppering (»Opsigelse og beslutning«, »Sidste uge«, »Sidste arbejdsdag«, »Efter fratrædelse«), og hver række henter sin frist fra den fase, den ligger i. »Er overleveringen godkendt?« bærer diagrammets eneste vej bagud, hvor grenen Nej fører tilbage til »Overdrag projekter og konti«, en runde mere, hvis dage skal ligge i planen, før nogen får brug for dem.
Seks faser, én fratrædelsesdato
Offboarding af medarbejdere fordelt på fem ansvarlige, fra HR til facility. Adgange lukkes to gange her: hvilken af de to sætter fratrædelsesdatoen egentlig?
To fratrædelser, to tidsplaner
»Egen opsigelse eller afskedigelse?« er anden række på diagrammet, og den står der ikke af hensyn til tonen. »Egen opsigelse« fører til »Bekræft sidste arbejdsdag« og et opsigelsesvarsel at planlægge inde i; »Afskedigelse« fører til »Gennemfør HR-vurdering af afskedigelsen«, hvor varslet og sidste dag er samme samtale.
Risikoen daterer dette trin, ikke rækkefølgen
Beslutningen om adgange tages to rækker før overleveringen bliver skrevet, så kontoen kan lukkes, før nogen har skrevet ned, hvad der ligger i den. »Skal adgange lukkes med det samme?« fører på et ja til »Luk adgange samme dag«, forfalden den time det aftales, og på et nej til »Udarbejd overleveringsplan«.
Datér den sidste uge baglæns
Fasen står for dateringen, så »Sidste uge« slutter med »Afhold exitsamtale« og »Beregn sidste løn og goder«, begge regnet tilbage fra fratrædelsesdatoen frem for stillet i kø bag overleveringen. Et Nej på »Er overleveringen godkendt?« fører tilbage til »Overdrag projekter og konti«, en runde mere, der kræver dage.
Hvor fratrædelsesdatoen holder op
Lukningen af adgange optræder en anden gang, dateret til den sidste vagt frem for til svaret på dag ét: »Luk alle resterende adgange« er den sidste række, fratrædelsesdatoen styrer. »Udbetal sidste løn og udlever dokumenter« kører på en lønkørsel, »Arkivér efter opbevaringspolitikken« på en opbevaringsfrist.
Sådan fungerer det
Fastlæg fratrædelsesdatoen og typen af fratrædelse
To oplysninger styrer alle andre datoer: den bekræftede sidste arbejdsdag, og om fratrædelsen er medarbejderens eget valg. Få dem begge på skrift den dag, opsigelsen ankommer, og skriv derefter hvert trins frist som en afstand fra fratrædelsesdatoen: sidste dag minus ti arbejdsdage. Afstande holder til en fratrædelsesdato, der flytter sig, og fratrædelsesdatoer flytter sig.
Bestem, hvad afskedigelsen ændrer
Skriv de trin op, hvis frist ændrer sig, når fratrædelsen ikke er medarbejderens eget valg. Det er som regel tre (lukning af adgange, indsamling af udstyr og den interne orientering), og i det tilfælde forfalder alle tre på én gang, mens alt andet holder sin normale afstand. Tegn forgreningen frem for at overlade den til et skøn på dagen.
Skriv trinnene som rækker, og nummerér vejene
Hver rækkes Bokstekst er et trin, og kolonnen Linje til holder nummeret på den række, det fører til, så rækkefølgen er data frem for geometri. Sæt Figur til Beslutning på spørgsmålet om fratrædelsestype, og skriv derefter Egen opsigelse og Afskedigelse i Linjetekst i samme rækkefølge som numrene ved siden af.
Læg tidsplanen i de vandrette baner
Kolonnen Lodret bane tager den ansvarlige funktion (HR, Leder, IT, Løn og økonomi, Facility), og kolonnen Vandret bane tager fasen. I et offboarding-diagram er faserne tidsvinduer, så skriv Sidste uge, Sidste arbejdsdag og Efter fratrædelse ind i den: tidsplanen bliver dermed noget, en læser kan se frem for udlede.
Tegn lukningen af adgange to gange
Én række til den øjeblikkelige lukning ved risikable fratrædelser, én til den fulde nedlukning på sidste arbejdsdag, hver med sine systemer navngivet: SSO, mail, VPN, adgangskort, fælles postkasser, SaaS hos tredjepart. Overdrag ejerskabet af filer og kalendere, før kontoen lukkes, ellers bliver den overlevering, I godkendte, umulig at nå.
Gør forskydningerne op mod én rigtig dato
Tag en enkelt fratrædelsesdato, og skriv den faktiske kalenderdato ud for hver række, fuldt ud: så dukker de umulige rækker op med det samme, begyndende med hvert trin, der har brug for den fratrådtes konto efter lukningen. Skriv den derefter igen for en afskedigelse, hvor hver afstand falder til nul. Er de to helt ens, er forgreningen på række 2 dekoration.
Faldgruber du skal undgå
At liste trinnene uden at datere dem
Hvert punkt forfalder ved offboarding, og det er ikke en dato. De trin, der kræver reelt forvarsel (indsamling af udstyr, omfordeling af licenser, en anden runde overlevering) er netop dem, der derefter bliver gjort for sent eller slet ikke.
Lukning af adgange uden en navngiven ejer
En lukning uden ejer bliver gennemført på et tidspunkt og dokumenteret aldrig. Navngiv funktionen, navngiv systemerne, og sæt et klokkeslæt på: en sovende konto med gyldige logins er et fund, der venter på en auditor.
At tegne opsigelsen og bruge den ved en afskedigelse
Et kort bygget op om et opsigelsesvarsel er det, der bliver ignoreret under en afskedigelse, altså netop den fratrædelse, hvor tidspunkterne betyder mest. Forgren på fratrædelsestypen tidligt, og lad de to tilfælde adskille sig i samtidighed og ikke kun i tone.
At udbetale, før udstyret er tilbage
»Beregn sidste løn og goder« ligger før facility har fået noget tilbage, og kun udbetalingen er dateret efter »Er alt udstyr afleveret?«. Det mellemrum er et fradrag i penge, I stadig har, frem for et krav, I skal rykke for.
Byg jeres egen offboarding-tidsplan
Åbn eksemplet som jeres eget diagram, gør hvert trin op mod en rigtig fratrædelsesdato, og navngiv hvem der lukker hvad og hvornår.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke trin består en offboarding-proces af?
Seks faser, hver defineret af en frist frem for af sin plads på en liste. Opsigelse og beslutning: kvittér for fratrædelsen, klassificér den, bekræft sidste arbejdsdag. Offboarding-plan: opret tjeklisten, orientér de berørte teams, afgør om adgange skal lukkes med det samme. Videnoverdragelse: skriv og gennemfør overleveringen, opdater vejledningerne, få den godkendt. Sidste uge: exitsamtale og beregning af sidste løn. Sidste arbejdsdag: udstyr ind, resterende adgange ud. Efter fratrædelse: udbetal sidste løn, arkivér sagen.
Hvornår skal it-adgange lukkes, når nogen fratræder?
Ved slutningen af sidste arbejdsdag ved en almindelig opsigelse, og i det øjeblik, der bliver givet besked ved en afskedigelse eller enhver fratrædelse med troværdig risiko for data, kunder eller kolleger. Eksemplet tegner begge, og det er hele pointen: »Skal adgange lukkes med det samme?« bliver besvaret dag ét, mens »Luk alle resterende adgange« er dateret til sidste arbejdsdag. Flyt ejerskabet af filer, kalendere og fælles postkasser først: lukkes kontoen inden, bliver en godkendt overlevering til en supportsag.
Hvordan adskiller en afskedigelse sig fra en egen opsigelse?
Det er de samme trin med tidsplanen trykket sammen. Ved en egen opsigelse løber de over et opsigelsesvarsel, og adgangene slutter med den sidste vagt; ved en afskedigelse sker lukning af adgange, indsamling af udstyr og den interne orientering alle inden for timen efter samtalen, og overleveringen må rekonstrueres ud fra den dokumentation, der allerede findes. Derfor hører klassificeringen umiddelbart efter varslet og ikke i et bilag til en politik: den er det input, der nulstiller hver efterfølgende frist.
Hvem er ansvarlig for offboarding-processen?
HR ejer processen og personalesagen, den nærmeste leder ejer overleveringen og den bekræftede fratrædelsesdato, IT ejer lukningen af adgange, løn ejer den sidste beregning, og facility ejer udstyret. Den skelnen, der er værd at tegne, er mellem at eje et trin og at kunne gå i gang med det: IT, løn og facility arbejder alle efter en dato, ingen af dem selv sætter, så hver af dem har brug for fratrædelsesdatoen og fratrædelsestypen som et skriftligt input den dag, opsigelsen ankommer.
