Sådan laver du en offboarding-proces for medarbejdere

Sådan fungerer det

1. Fastlæg fratrædelsesdatoen og typen af fratrædelse

   To oplysninger styrer alle andre datoer: den bekræftede sidste arbejdsdag, og om fratrædelsen er medarbejderens eget valg. Få dem begge på skrift den dag, opsigelsen ankommer, og skriv derefter hvert trins frist som en afstand fra fratrædelsesdatoen — sidste dag minus ti arbejdsdage. Afstande holder til en fratrædelsesdato, der flytter sig, og fratrædelsesdatoer flytter sig.

2. Bestem, hvad afskedigelsen ændrer

   Skriv de trin op, hvis frist ændrer sig, når fratrædelsen ikke er medarbejderens eget valg. Det er som regel tre — lukning af adgange, indsamling af udstyr og den interne orientering — og i det tilfælde forfalder alle tre på én gang, mens alt andet holder sin normale afstand. Tegn forgreningen frem for at overlade den til et skøn på dagen.

3. Skriv trinnene som rækker, og nummerér vejene

   Hver rækkes Bokstekst er et trin, og kolonnen Linje til holder nummeret på den række, det fører til, så rækkefølgen er data frem for geometri. Sæt Figur til Beslutning på spørgsmålet om fratrædelsestype, og skriv derefter Egen opsigelse og Afskedigelse i Linjetekst i samme rækkefølge som numrene ved siden af.

4. Læg tidsplanen i de vandrette baner

   Kolonnen Lodret bane tager den ansvarlige funktion — HR, Leder, IT, Løn og økonomi, Facility — og kolonnen Vandret bane tager fasen. I et offboarding-diagram er faserne tidsvinduer, så skriv Sidste uge, Sidste arbejdsdag og Efter fratrædelse ind i den: tidsplanen bliver dermed noget, en læser kan se frem for udlede.

5. Tegn lukningen af adgange to gange

   Én række til den øjeblikkelige lukning ved risikable fratrædelser, én til den fulde nedlukning på sidste arbejdsdag, hver med sine systemer navngivet: SSO, mail, VPN, adgangskort, fælles postkasser, SaaS hos tredjepart. Overdrag ejerskabet af filer og kalendere, før kontoen lukkes, ellers bliver den overlevering, I godkendte, umulig at nå.

6. Gør forskydningerne op mod én rigtig dato

   Tag en enkelt fratrædelsesdato, og skriv den faktiske kalenderdato ud for hver række, fuldt ud — så dukker de umulige rækker op med det samme, begyndende med hvert trin, der har brug for den fratrådtes konto efter lukningen. Skriv den derefter igen for en afskedigelse, hvor hver afstand falder til nul. Er de to helt ens, er forgreningen på række 2 dekoration.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin består en offboarding-proces af?

Seks faser, hver defineret af en frist frem for af sin plads på en liste. Opsigelse og beslutning: kvittér for fratrædelsen, klassificér den, bekræft sidste arbejdsdag. Offboarding-plan: opret tjeklisten, orientér de berørte teams, afgør om adgange skal lukkes med det samme. Videnoverdragelse: skriv og gennemfør overleveringen, opdater vejledningerne, få den godkendt. Sidste uge: exitsamtale og beregning af sidste løn. Sidste arbejdsdag: udstyr ind, resterende adgange ud. Efter fratrædelse: udbetal sidste løn, arkivér sagen.

Hvornår skal it-adgange lukkes, når nogen fratræder?

Ved slutningen af sidste arbejdsdag ved en almindelig opsigelse, og i det øjeblik, der bliver givet besked ved en afskedigelse eller enhver fratrædelse med troværdig risiko for data, kunder eller kolleger. Eksemplet tegner begge, og det er hele pointen: »Skal adgange lukkes med det samme?« bliver besvaret dag ét, mens »Luk alle resterende adgange« er dateret til sidste arbejdsdag. Flyt ejerskabet af filer, kalendere og fælles postkasser først — lukkes kontoen inden, bliver en godkendt overlevering til en supportsag.

Hvordan adskiller en afskedigelse sig fra en egen opsigelse?

Det er de samme trin med tidsplanen trykket sammen. Ved en egen opsigelse løber de over et opsigelsesvarsel, og adgangene slutter med den sidste vagt; ved en afskedigelse sker lukning af adgange, indsamling af udstyr og den interne orientering alle inden for timen efter samtalen, og overleveringen må rekonstrueres ud fra den dokumentation, der allerede findes. Derfor hører klassificeringen umiddelbart efter varslet og ikke i et bilag til en politik: den er det input, der nulstiller hver efterfølgende frist.

Hvem er ansvarlig for offboarding-processen?

HR ejer processen og personalesagen, den nærmeste leder ejer overleveringen og den bekræftede fratrædelsesdato, IT ejer lukningen af adgange, løn ejer den sidste beregning, og facility ejer udstyret. Den skelnen, der er værd at tegne, er mellem at eje et trin og at kunne gå i gang med det: IT, løn og facility arbejder alle efter en dato, ingen af dem selv sætter, så hver af dem har brug for fratrædelsesdatoen og fratrædelsestypen som et skriftligt input den dag, opsigelsen ankommer.