Sådan laver du et flowchart over rekrutteringsprocessen
Sådan tegner du et flowchart over rekrutteringsprocessen, der forudsiger tiden til ansættelse: de to porte, der lukker før første samtale, genåbningssløjfen og et rigtigt slutpunkt på hver afvisning.
Et flowchart over rekrutteringsprocessen følger en ledig stilling frem til et accepteret tilbud, og det tjener først sit formål, når det også rummer vejene tilbage: et genopslag, en ny samtalerunde, et afvist tilbud.
Kort fortalt
- Tragte tæller mennesker; flowcharts bærer de veje, der sender arbejdet tilbage.
- De to beslutninger, der sætter tiden til ansættelse, træffes begge, før nogen er til samtale.
- Et uændret genopslag giver den samme kandidatliste; skriv den krævede ændring på sløjfen.
- En afvist ansøger er et slutpunkt med arbejde vedhæftet, så giv den en terminator.
- At samle et panel er et stykke arbejde i sig selv, og det gentages for hver kandidat.
En tragt kan ikke tegne en kandidat, der siger nej
Rekruttering tegnes næsten altid som en tragt: fem aftagende bånd fra ansøgere ned til én ansættelse. Det er en rapporteringsform, og den kan udtrykke præcis én ting: hvor mange der er tilbage. Den har ingen notation for en kandidatliste, ingen var tilfredse med, et tilbud, der blev afvist, eller et panel, der ikke kunne finde en fælles time i tre uger. Netop de hændelser er dem, der sætter tiden til ansættelse, så standardbilledet udelader den del, læseren åbnede det for.
At afvise en kandidat er et slutpunkt; at afvise en kandidatliste er en sløjfe. De fleste rekrutteringsdiagrammer tegner begge som en streg med teksten nej, og det skjuler, at den ene koster et brev, mens den anden koster en gentagelse af alt siden opslaget. Sløjfen skal desuden sige, hvor den lander (tilbage ved søgningen eller tilbage ved panelet), for det er to forskellige overskridelser med hver sin ejer. Et diagram, der sender alle nej'er til samme sted, har udjævnet forskellen mellem en proces, der er langsom, og en, der er gået i stå.
Herunder løber en ledig stilling frem til et accepteret tilbud gennem fem baner, hvor »Kandidat« og »Samtalepanel« står som ejere i egen ret. Fire af vejene peger bagud. De to beslutninger, der dominerer udfaldet: »Er stillingen godkendt?« og »Er kandidatlisten godkendt?«, er begge afgjort, før der er holdt en enkelt samtale, og det er derfor, et diagram, der begynder ved samtalerunden, ikke forklarer noget om tiden til ansættelse.
Fire veje tilbage, ét accepteret tilbud
Hvilken port holder egentlig stillingen tilbage? Fem ejerbaner, fra en identificeret ledig stilling til en aftalt startdato, og fire veje, der løber bagud.
En finansieret stilling, eller et slutpunkt
Rollebeskrivelsen fylder tre rækker, og så kommer »Er stillingen godkendt?«, hvor »Afvist« allerede er et slutpunkt ved »Stillingen sat i bero«, og kun »Godkendt« når frem til »Slå stillingen op og søg kandidater«. Profilen og det lønbånd, panelet skal score imod, ligger fast, før noget bliver slået op.
En afvisning er arbejde, ikke en streg
Opslaget udløser »Send ansøgning« (kandidatens egen række i kandidatens egen bane) og derefter screening mod de kriterier, der blev sat øverst i diagrammet. Af de to svar på »Opfylder minimumskravene?« er kun »Nej« tegnet endnu, og den lander på »Ansøgning afvist«: nogen skriver det brev.
Ikke alle nej'er ender ved opslaget
»Er kandidatlisten godkendt?« sender »Genåbn« tilbage til »Slå stillingen op og søg kandidater«; tre rækker senere sender »Anbefaler panelet en ansættelse?« sit nej kun tilbage til kandidatlisten. En ny samtale med det næste navn koster en uges kalenderarbejde, et nyt opslag fjorten dage.
Tilbuddet er dér, ansættelser tabes
Begge de resterende veje tilbage forlader tilbuddet. »Over båndet« sender tilbuddet retur til »Forbered tilbud ud fra lønbåndet«: dage, hvis undtagelsen er dokumenteret, uger, hvis den kræver en lønrevision. »Afvist« fører tilbage til »Er kandidatlisten godkendt?« og det næste navn. Fire veje bagud; en tragt tegner ingen af dem.
Sådan fungerer det
Skriv kriterierne, før du skriver faserne
Faser er nemme at liste op og fortæller intet. Begynd med minimumskravene og det scorekort, panelet skal bruge, for screeningen, porten ved kandidatlisten og panelets anbefaling er de samme kriterier anvendt i tre dybder. Kriterier, ingen kan score efter, gør alle tre porte til holdninger.
Bestem, hvad hvert nej reelt gør
Gennemgå hver afvisning i jeres proces og afgør dens vej: et slutpunkt, en retur til søgningen, en retur til kandidatlisten eller en ny prissætning. En afvist ansøger slutter; en afvist kandidatliste genåbner opslaget; et afvist tilbud går som regel videre til det næste navn på listen. De tre koster meget forskellig tid.
Skriv faserne som rækker, og nummerér så vejene tilbage
Hver række er en kasse, og kolonnen Linje til rummer de rækkenumre, rækken fører videre til, så en vej, der går bagud, er ganske enkelt et lavere nummer, række 11 der peger på 6. Sæt Figur til Beslutning på hver port, og list svarene i Linjetekst i samme rækkefølge, så Godkendt og Afvist havner på de rigtige pile.
Tildel den bane, der ejer hver port
Læg hver række i kolonnen Lodret bane hos den, der faktisk handler: Ansættende leder, HR / rekruttering, Økonomi, Kandidat, Samtalepanel. Læs derefter beslutningerne op mod banerne: økonomi ejer porten om finansiering, den ansættende leder kandidatlisten, panelet anbefalingen. Ingen enkelt bane kan flytte en ledig stilling videre alene.
Luk begge afvisningsveje med en terminator
Afvist hører i kolonnen Figur alle de steder, hvor processen reelt stopper: en ansøgning, der ikke opfylder minimumskravene, en stilling, der aldrig blev finansieret, og Succes på det accepterede tilbud. En terminator gør det eksplicit, at nogen skal skrive til kandidaten, og det er netop det arbejde, der oftest ikke bliver tildelt.
Prissæt hver sløjfe mod startdatoen
Tag jeres seneste ansættelser og skriv den faktiske varighed af genåbningssløjfen og tilbudssløjfen ind i kommentarerne på de to beslutninger. Hold derefter begge tal op mod den dato, rollen skal være besat: passer én genåbning ikke længere, vælger den ansættende leder mellem startdatoen og kriterierne, før opslaget går ud, ikke efter at det er kommet tomt tilbage.
Faldgruber du skal undgå
At tegne tragten og kalde den en proces
Aftagende bånd rapporterer mængde. De kan ikke vise et genopslag, en gentagen samtalerunde eller et afvist tilbud, så diagrammet er enigt med dashboardet og forklarer ingen af forsinkelserne.
Genåbning uden at ændre noget
En genåbningssløjfe uden en ændring vedhæftet (lønbånd, minimumskrav, kanaler eller opslagstekst) giver den samme kandidatliste fjorten dage senere. Skriv den krævede ændring på grenen, så genåbning bliver en beslutning frem for en gentagelse.
At antage, at kun organisationen siger nej
Kandidater falder fra i hver fase og dyrest ved tilbuddet. Et diagram uden en vej for tilbagetrækning antyder, at processen kun slutter, når organisationen siger til, og så bliver håndteringen improviseret hver gang.
Én kasse til to godkendelser
At finansiere rollen og at prissætte den er to beslutninger med hver sin ejer: økonomi ejer den ene, den ansættende leder den anden, og lægger man dem sammen i én kasse, skjuler man, hvilken af de to der holder stillingen tilbage.
Lav jeres eget rekrutteringsflowchart
Tag eksemplet som jeres eget diagram, skriv jeres minimumskrav på portene, og tag tid på hver sløjfe ud fra jeres seneste ansættelser.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke faser består en rekrutteringsproces af?
Fem, og en brugbar tegning vægter dem meget forskelligt. Rollebeskrivelsen (succesprofilen, indplaceringen, den finansierede stilling) afgør i vidt omfang udfaldet. Søgningen slår op og tiltrækker. Screening og kandidatliste anvender minimumskravene og holder den port, der afgør, om stillingen går videre eller genåbnes. Samtaler og test munder ud i en anbefaling fra panelet. Tilbuddet prissætter, kontrollerer og udsender. Tre af de fem kan sende arbejde bagud, og det er præcis det, en tragttegning ikke kan vise.
Hvordan viser man en afvist kandidat i et flowchart?
Som en terminator, ikke som en pil, der stopper. En ansøgning, der ikke opfylder minimumskravene, ender i sin egen terminator (i eksemplet en Afvist-række med teksten »Ansøgning afvist«), fordi nogen skal skrive til den kandidat, og det er reelt arbejde med et servicemål på. Det samme gælder en stilling, der aldrig blev finansieret: den ender ved »Stillingen sat i bero«, et slutpunkt med en revurderingsdato frem for en fejl. Streger, der bare hører op, lader læseren gætte, hvem der lukker dem.
Hvad sker der, når en kandidat afviser et tilbud?
Vejen fører tilbage til kandidatlisten, ikke tilbage til opslaget: i eksemplet forlader »Afvist« beslutningen »Er tilbuddet accepteret?« og vender tilbage til »Er kandidatlisten godkendt?«, hvor det næste navn tages op. Om det virker, afhænger af listens alder: et andet valg fra seks uger siden har som regel accepteret noget andet, så en kandidatliste er en letfordærvelig vare og ikke et lager. Tegn vejen, og beslut derefter den dato, hvorefter den udløber og stillingen i stedet genåbnes.
Hvem ejer rekrutteringsprocessen, HR eller den ansættende leder?
HR eller rekruttering ejer processen, de formelle trin og kandidatoplevelsen; den ansættende leder ejer vurderingerne (profilen, kandidatlisten og anbefalingen), og økonomi ejer porten om finansiering. Opdelingen er værd at skrive ned netop på grund af vejene bagud: at genåbne opslaget bruger HR's arbejdstid på en beslutning, den ansættende leder traf, og et tilbud over båndet vender tilbage til »Forbered tilbud ud fra lønbåndet« for at blive prissat om under en grænse, økonomi har sat. Skriv ned, hvem der må tage hver af de veje.
Hvor slutter rekruttering, og hvor begynder onboarding af medarbejdere?
I dette eksempel slutter rekrutteringen, når kandidaten har accepteret tilbuddet, og de aftalte tjek er gennemført. HR overdrager den bekræftede startdato, stillingen, lederen og den nødvendige dokumentation til den, der ejer onboardingen. Lad afviste kandidater og afslåede tilbud blive på rekrutteringsvejen; send dem ikke videre til onboarding.
