Sådan laver du et flowchart over rekrutteringsprocessen

Sådan fungerer det

1. Skriv kriterierne, før du skriver faserne

   Faser er nemme at liste op og fortæller intet. Begynd med minimumskravene og det scorekort, panelet skal bruge, for screeningen, porten ved kandidatlisten og panelets anbefaling er de samme kriterier anvendt i tre dybder. Kriterier, ingen kan score efter, gør alle tre porte til holdninger.

2. Bestem, hvad hvert nej reelt gør

   Gennemgå hver afvisning i jeres proces og afgør dens vej: et slutpunkt, en retur til søgningen, en retur til kandidatlisten eller en ny prissætning. En afvist ansøger slutter; en afvist kandidatliste genåbner opslaget; et afvist tilbud går som regel videre til det næste navn på listen. De tre koster meget forskellig tid.

3. Skriv faserne som rækker, og nummerér så vejene tilbage

   Hver række er en kasse, og kolonnen Linje til rummer de rækkenumre, rækken fører videre til — så en vej, der går bagud, er ganske enkelt et lavere nummer, række 11 der peger på 6. Sæt Figur til Beslutning på hver port, og list svarene i Linjetekst i samme rækkefølge, så Godkendt og Afvist havner på de rigtige pile.

4. Tildel den bane, der ejer hver port

   Læg hver række i kolonnen Lodret bane hos den, der faktisk handler: Ansættende leder, HR / rekruttering, Økonomi, Kandidat, Samtalepanel. Læs derefter beslutningerne op mod banerne — økonomi ejer porten om finansiering, den ansættende leder kandidatlisten, panelet anbefalingen. Ingen enkelt bane kan flytte en ledig stilling videre alene.

5. Luk begge afvisningsveje med en terminator

   Afvist hører i kolonnen Figur alle de steder, hvor processen reelt stopper — en ansøgning, der ikke opfylder minimumskravene, en stilling, der aldrig blev finansieret — og Succes på det accepterede tilbud. En terminator gør det eksplicit, at nogen skal skrive til kandidaten, og det er netop det arbejde, der oftest ikke bliver tildelt.

6. Prissæt hver sløjfe mod startdatoen

   Tag jeres seneste ansættelser og skriv den faktiske varighed af genåbningssløjfen og tilbudssløjfen ind i kommentarerne på de to beslutninger. Hold derefter begge tal op mod den dato, rollen skal være besat: passer én genåbning ikke længere, vælger den ansættende leder mellem startdatoen og kriterierne, før opslaget går ud — ikke efter at det er kommet tomt tilbage.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke faser består en rekrutteringsproces af?

Fem, og en brugbar tegning vægter dem meget forskelligt. Rollebeskrivelsen — succesprofilen, indplaceringen, den finansierede stilling — afgør i vidt omfang udfaldet. Søgningen slår op og tiltrækker. Screening og kandidatliste anvender minimumskravene og holder den port, der afgør, om stillingen går videre eller genåbnes. Samtaler og test munder ud i en anbefaling fra panelet. Tilbuddet prissætter, kontrollerer og udsender. Tre af de fem kan sende arbejde bagud, og det er præcis det, en tragttegning ikke kan vise.

Hvordan viser man en afvist kandidat i et flowchart?

Som en terminator, ikke som en pil, der stopper. En ansøgning, der ikke opfylder minimumskravene, ender i sin egen terminator — i eksemplet en Afvist-række med teksten »Ansøgning afvist« — fordi nogen skal skrive til den kandidat, og det er reelt arbejde med et servicemål på. Det samme gælder en stilling, der aldrig blev finansieret: den ender ved »Stillingen sat i bero«, et slutpunkt med en revurderingsdato frem for en fejl. Streger, der bare hører op, lader læseren gætte, hvem der lukker dem.

Hvad sker der, når en kandidat afviser et tilbud?

Vejen fører tilbage til kandidatlisten, ikke tilbage til opslaget — i eksemplet forlader »Afvist« beslutningen »Er tilbuddet accepteret?« og vender tilbage til »Er kandidatlisten godkendt?«, hvor det næste navn tages op. Om det virker, afhænger af listens alder: et andet valg fra seks uger siden har som regel accepteret noget andet, så en kandidatliste er en letfordærvelig vare og ikke et lager. Tegn vejen, og beslut derefter den dato, hvorefter den udløber og stillingen i stedet genåbnes.

Hvem ejer rekrutteringsprocessen, HR eller den ansættende leder?

HR eller rekruttering ejer processen, de formelle trin og kandidatoplevelsen; den ansættende leder ejer vurderingerne — profilen, kandidatlisten og anbefalingen — og økonomi ejer porten om finansiering. Opdelingen er værd at skrive ned netop på grund af vejene bagud: at genåbne opslaget bruger HR's arbejdstid på en beslutning, den ansættende leder traf, og et tilbud over båndet vender tilbage til »Forbered tilbud ud fra lønbåndet« for at blive prissat om under en grænse, økonomi har sat. Skriv ned, hvem der må tage hver af de veje.