So erstellen Sie einen Mitarbeiter-Offboarding-Prozess
So gestalten Sie einen Mitarbeiter-Offboarding-Prozess: jeden Schritt vom letzten Arbeitstag aus datieren, den Zugriffsentzug zweimal zeichnen und der Arbeitgeberkündigung — dem Fall ohne Vorlauf — einen eigenen Weg geben.
So funktioniert es
Legen Sie Austrittsdatum und Austrittsart fest
Zwei Angaben steuern jeden weiteren Termin: der bestätigte letzte Arbeitstag und ob der Austritt die Entscheidung der Mitarbeitenden ist. Holen Sie beides schriftlich an dem Tag ein, an dem die Meldung eintrifft, und drücken Sie danach jede Fälligkeit als Abstand zum Austrittsdatum aus — letzter Tag minus zehn Arbeitstage. Abstände überstehen ein verschobenes Austrittsdatum, und Austrittsdaten verschieben sich.
Entscheiden Sie, was der Kündigungsfall verändert
Listen Sie die Schritte auf, deren Fälligkeit sich ändert, wenn der Austritt nicht die Entscheidung der Mitarbeitenden ist. Es sind meist drei — Zugriffsentzug, Einsammeln der Arbeitsmittel und die interne Ankündigung — und in diesem Fall werden alle drei gleichzeitig fällig, während alles Übrige seinen normalen Abstand behält. Zeichnen Sie die Verzweigung, statt sie am Tag selbst dem Ermessen zu überlassen.
Tippen Sie die Schritte als Zeilen und nummerieren Sie die Wege
Der Boxtext jeder Zeile ist ein Schritt, und die Spalte Linie zu enthält die Nummer der Zeile, zu der er führt; die Reihenfolge ist damit Daten und keine Geometrie. Setzen Sie die Form der Frage nach der Austrittsart auf Entscheidung und schreiben Sie dann Eigenkündigung und Arbeitgeberkündigung in derselben Reihenfolge in den Linientext wie die Nummern daneben.
Legen Sie den Terminplan in die horizontalen Bahnen
Die Spalte Vertikale Bahn nimmt die verantwortliche Funktion auf — Personalabteilung, Führungskraft, IT, Entgeltabrechnung und Finanzen, Facility Management — und die Spalte Horizontale Bahn die Phase. In einem Offboarding-Diagramm sind die Phasen Zeitfenster, tippen Sie also Letzte Woche, Letzter Arbeitstag und Nach dem Austritt hinein: Der Terminplan wird damit sichtbar statt erschließbar.
Zeichnen Sie den Zugriffsentzug zweimal
Eine Zeile für den Entzug am selben Tag bei risikoreichen Austritten, eine für die vollständige Abschaltung am letzten Arbeitstag, jede mit ihren Systemen benannt: SSO, E-Mail, VPN, Ausweis, gemeinsame Postfächer, SaaS von Dritten. Übertragen Sie das Eigentum an Dateien und Kalendern, bevor das Konto deaktiviert wird, sonst wird die abgenommene Übergabe unerreichbar.
Rechnen Sie die Zeitversätze auf ein echtes Datum um
Nehmen Sie ein einzelnes Austrittsdatum und schreiben Sie zu jeder Zeile das tatsächliche Kalenderdatum, vollständig — die unmöglichen Zeilen fallen sofort auf, angefangen bei jedem Schritt, der das Konto der austretenden Person nach dem Entzug braucht. Schreiben Sie es danach für eine Arbeitgeberkündigung erneut, wo jeder Abstand auf null fällt. Sind beide identisch, ist die Verzweigung in Zeile 2 Dekoration.
Häufig gestellte Fragen
Welche Schritte umfasst ein Mitarbeiter-Offboarding?
Sechs Phasen, jede über eine Frist definiert und nicht über ihre Position in einer Liste. Kündigung und Entscheidung: den Austritt bestätigen, ihn einstufen, den letzten Arbeitstag festlegen. Offboarding-Plan: Checkliste öffnen, betroffene Teams informieren, über einen sofortigen Zugriffsentzug entscheiden. Wissenstransfer: Übergabe planen und durchführen, Runbooks aktualisieren, Abnahme einholen. Letzte Woche: Austrittsgespräch, Schlussabrechnung. Letzter Arbeitstag: Arbeitsmittel herein, restliche Zugriffe hinaus. Nach dem Austritt: Schlusszahlung freigeben, Akte archivieren.
Wann sollten IT-Zugriffe bei einem Austritt entzogen werden?
Zum Ende des letzten Arbeitstags bei einer gewöhnlichen Eigenkündigung und im Moment der Mitteilung bei einer Entlassung oder jedem Austritt mit glaubhaftem Risiko für Daten, Kunden oder Kollegen. Das Beispiel zeichnet beides, und genau darum geht es: „Sofortiger Zugriffsentzug nötig?“ wird an Tag eins beantwortet, während „Alle verbleibenden Zugriffe entziehen“ auf den Austrittstag datiert ist. Übertragen Sie zuerst das Eigentum an Dateien, Kalendern und gemeinsamen Postfächern — das Konto vorher zu deaktivieren, macht aus einer abgenommenen Übergabe ein Support-Ticket.
Wie unterscheidet sich eine Arbeitgeberkündigung von einer Eigenkündigung?
Es sind dieselben Schritte mit zusammengeschobenen Terminen. Bei einer Eigenkündigung laufen sie über eine Kündigungsfrist, und die Zugriffe enden mit der letzten Schicht; bei einer Entlassung geschehen Zugriffsentzug, Einsammeln der Arbeitsmittel und die interne Ankündigung alle innerhalb der Stunde nach dem Gespräch, und die Übergabe muss aus der schon vorhandenen Dokumentation rekonstruiert werden. Deshalb gehört die Einstufung unmittelbar hinter die Meldung und nicht in einen Richtlinienanhang: Sie ist die Eingabe, die jede nachgelagerte Frist neu setzt.
Wer verantwortet den Offboarding-Prozess?
Die Personalabteilung verantwortet Prozess und Personalakte, die Führungskraft die Übergabe und den bestätigten letzten Arbeitstag, die IT den Zugriffsentzug, die Entgeltabrechnung die Schlussabrechnung und das Facility Management die Arbeitsmittel. Die Unterscheidung, die sich zu zeichnen lohnt, liegt darin, ob jemand einen Schritt verantwortet oder ihn auch beginnen kann: IT, Entgeltabrechnung und Facility Management arbeiten alle zu einem Termin, den keine von ihnen setzt; alle drei brauchen Austrittsdatum und Austrittsart deshalb als schriftliche Eingabe an dem Tag, an dem die Meldung eintrifft.