Ablaufdiagramm für den Mitarbeiter-Offboarding-Prozess

Was ist ablaufdiagramm für den mitarbeiter-offboarding?

Offboarding ist die Menge an Schritten, die aus einer Austrittsmeldung einen sauberen Abgang macht: Der letzte Arbeitstag wird festgelegt, die Arbeit übergeben, Zugriffe entzogen, Firmeneigentum kommt zurück, die Schlusszahlung geht raus, und die Personalakte wird archiviert. Das ist eher ein Koordinationsproblem als eine Aufgabenliste. HR nimmt die Kündigung entgegen, aber die Führungskraft verantwortet die Übergabe, die IT die Konten, die Entgeltabrechnung das Geld und das Facility Management Laptop und Ausweis. Niemand sieht das Ganze, und genau die Teile, die zwischen den Bereichen liegen, sind die, die scheitern.

Zwei Fehler kommen häufig vor und beide sind teuer. Der erste ist verwaister Zugriff: ein Konto, das noch Wochen nach dem Austritt aktiv ist und in der nächsten Zugriffsprüfung als Auditfeststellung auftaucht, gelegentlich auch als Sicherheitsvorfall. Der zweite ist Wissensverlust: eine undokumentierte wiederkehrende Aufgabe oder ein System, in das sich sonst niemand einloggen kann, entdeckt einen Monat später, wenn es ausfällt. Ein schriftlicher Prozess löst beides, indem er jedem Schritt eine benannte Verantwortung und eine Frist gibt und die Übergabe abnehmen lässt, statt sie vorauszusetzen.

Eigenkündigung und Arbeitgeberkündigung sehen auf dem Papier ähnlich aus, laufen in der Praxis aber auseinander. Eine Eigenkündigung gibt Ihnen eine Kündigungsfrist, in der Sie arbeiten können: Der Zugriffsentzug erfolgt am letzten Arbeitstag, und die Übergabe lässt sich takten. Eine Arbeitgeberkündigung braucht in der Regel eine Prüfung durch HR und Recht, bevor irgendetwas kommuniziert wird, und die Zugriffe müssen oft noch am Tag des Gesprächs gekappt werden. Dieses Ablaufdiagramm verzweigt früh an genau dieser Entscheidung und führt beide Wege danach in dieselbe Checkliste zurück, so pflegen Sie einen Prozess statt zwei.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Eine Verzweigung Eigenkündigung gegen Arbeitgeberkündigung direkt nach Eingang der Austrittsmeldung: Eigenkündigungen gehen an die Führungskraft, die den letzten Arbeitstag bestätigt, Arbeitgeberkündigungen laufen zuerst durch die HR-Prüfung. Beide Wege treffen sich wieder an der gemeinsamen Offboarding-Checkliste, sodass der Rest des Prozesses identisch bleibt.
• Fünf Swimlanes für die Bereiche, die die Arbeit tatsächlich leisten (Personalabteilung, Führungskraft, IT, Entgeltabrechnung und Finanzen sowie Facility Management) über sechs Phasen: Kündigung und Entscheidung, Offboarding-Plan, Wissenstransfer, Letzte Woche, Letzter Arbeitstag und Nach dem Austritt.
• Eine eigene Entscheidung „Sofortiger Zugriffsentzug nötig?“ in der IT-Bahn, damit Arbeitgeberkündigungen und Austritte mit privilegierten Rechten noch am selben Tag entzogen werden, statt auf den letzten Arbeitstag zu warten. Der Schritt trägt einen Hinweis, was in welcher Reihenfolge deaktiviert wird.
• Eine Übergabeschleife statt eines einzelnen Kastens: Übergabeplan erstellen, Projekte und Konten übergeben, Runbooks und Dokumentation aktualisieren, dann der Prüfpunkt „Übergabe abgenommen?“, der unvollständige Arbeit an die Führungskraft zurückschickt, statt sie bis zum Austrittstermin durchrutschen zu lassen.
• Rückgabe der Arbeitsmittel am letzten Arbeitstag mit der Prüfung „Alle Arbeitsmittel zurück?“, die fehlende Laptops, Telefone und Ausweise zur Nachverfolgung an die Entgeltabrechnung meldet, bevor die IT alle verbleibenden Zugriffe entzieht.
• Abschlussschritte, die die meisten Checklisten vergessen: Freigabe von Schlusszahlung und Arbeitspapieren sowie Archivierung der Personalakte gemäß Ihrer Aufbewahrungsfrist, bevor der Prozess als abgeschlossen markiert wird.

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie schreiben eine Offboarding-SOP neu und brauchen eine Struktur, die die bereichsübergreifenden Übergaben bereits abdeckt und nicht nur die HR-Schritte.
• Zugriffsprüfungen fördern immer wieder Konten von längst ausgeschiedenen Personen zutage, und Sie müssen zeigen, an welcher Stelle im Prozess der Entzug erfolgt und wer ihn auslöst.
• Austritte werden von einer oder zwei Personen aus dem Gedächtnis abgewickelt, und der Prozess bricht zusammen, sobald diese Personen im Urlaub sind oder selbst gehen.
• Eine neue HR-Generalistin, ein Office Manager oder eine Teamleitung soll den ersten Austritt abwickeln, ohne dass jemand Erfahreneres daneben sitzt.
• Sie bereiten einen Sicherheitsfragebogen, ein Zertifizierungsaudit oder eine Lieferantenprüfung vor, in dem gefragt wird, wie Mitarbeiterzugriffe bei Beendigung entzogen werden.

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach den echten Verantwortlichen

   Die Vorlage kommt mit Personalabteilung, Führungskraft, IT, Entgeltabrechnung und Finanzen sowie Facility Management. Ersetzen Sie diese durch die Bereiche, die es in Ihrem Unternehmen tatsächlich gibt. Sind IT und Informationssicherheit getrennt, teilen Sie die Bahn. Übernimmt ein einziger Office Manager sowohl Arbeitsmittel als auch Gebäudezugang, führen Sie Facility Management mit HR zusammen und löschen Sie die leere Bahn.

2. Passen Sie die Phasenspalten an Ihre Kündigungsfrist an

   Die Spalten laufen von Kündigung und Entscheidung über Offboarding-Plan, Wissenstransfer, Letzte Woche und Letzter Arbeitstag bis Nach dem Austritt. Beträgt Ihre übliche Kündigungsfrist drei Monate, fügen Sie zwischen Plan und Übergabe eine Spalte für die lange Zwischenphase ein. Sind die meisten Austritte in zwei Wochen erledigt, führen Sie Plan und Wissenstransfer zu einer Spalte zusammen.

3. Schreiben Sie Ihre Regel für den Zugriffsentzug auf

   Entscheiden Sie, was den Zweig „Sofortiger Zugriffsentzug nötig?“ auslöst: Arbeitgeberkündigungen, alle Personen mit Administrator- oder Produktionsrechten, alle mit Zahlungsfreigabebefugnis. Schreiben Sie den tatsächlichen Auslöser in den Knotenkommentar und ergänzen Sie Ihre Zielzeit, etwa innerhalb einer Stunde nach Benachrichtigung, damit das Diagramm eine Zusage nennt und keine Präferenz.

4. Listen Sie die Arbeitsmittel und Systeme auf, die Sie wirklich ausgeben

   Ersetzen Sie „Laptop, Telefon und Ausweis einsammeln“ durch Ihre echte Ausgabeliste und hängen Sie das vollständige Systemverzeichnis an den Entzugsschritt. Die meisten übersehenen Konten sind die, die über eine Teamkreditkarte gekauft und nie bei der IT registriert wurden. Nehmen Sie deshalb einen Schritt oder Hinweis auf, der die Führungskraft auffordert, jedes vom Ausscheidenden genutzte Werkzeug zu nennen, das die IT nicht verwaltet.

5. Stimmen Sie Schlusszahlung und Aufbewahrung mit der Entgeltabrechnung ab

   Zeitpunkt der Schlusszahlung, Auszahlung von Resturlaub, Ende der Zusatzleistungen und die Dauer der Aufbewahrung von Personalunterlagen hängen von Gesetzeslage und Verträgen ab. Prüfen Sie die Schritte „Schlussabrechnung und Leistungen berechnen“ und „Unterlagen gemäß Aufbewahrungsfrist archivieren“ vor der Veröffentlichung mit Entgeltabrechnung und Recht und notieren Sie die Frist im Knotenkommentar, damit sie niemand erneut nachschlagen muss.

6. Veröffentlichen, Verantwortliche zuweisen, nach echten Austritten prüfen

   Teilen Sie das Diagramm mit HR, IT, Entgeltabrechnung und den Führungskräften, damit alle mit einer Fassung arbeiten und nicht mit einer persönlichen Checkliste. Gehen Sie nach den nächsten Austritten das Diagramm durch und ergänzen Sie die vergessenen Schritte. Die Versionshistorie zeigt, was wann geändert wurde, das zählt, wenn der Prozess in einer Zugriffsprüfung als Nachweis dient.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Eigenkündigung und Arbeitgeberkündigung im Offboarding?

Bei einer Eigenkündigung ist die Kündigungsfrist bekannt, der Prozess lässt sich also in Ruhe takten: Die Führungskraft bestätigt den letzten Arbeitstag, die Übergabe läuft über mehrere Wochen, und die Zugriffe werden üblicherweise am letzten Tag entzogen. Eine Arbeitgeberkündigung (betriebsbedingt, verhaltensbedingt oder Vertragsende) braucht vor jeder Kommunikation eine Prüfung durch HR, oft unter Einbindung von Recht und Betriebsrat, und verlangt häufig, dass die Zugriffe unmittelbar nach dem Gespräch enden statt zum Ende der Frist. Im Diagramm sind das zwei Zweige einer einzigen Entscheidung, die sich an der gemeinsamen Offboarding-Checkliste wieder treffen, sodass der Rest des Prozesses gleich bleibt.

Wann sollten wir beim Offboarding die Systemzugriffe entziehen?

Legen Sie zwei Regeln fest und schreiben Sie sie in den Prozess. Bei normalen Eigenkündigungen erfolgt der Entzug am Ende des letzten Arbeitstags und umfasst SSO, E-Mail, VPN, Ausweis, Gruppenpostfächer und jedes außerhalb der IT beschaffte SaaS-Werkzeug. Bei Arbeitgeberkündigungen und bei allen Personen mit privilegierten Rechten (Administratoren, Zahlungsfreigeber, Produktionszugänge) erfolgt der Entzug am Tag der Kommunikation, idealerweise innerhalb einer Stunde. Übertragen Sie Dateien und Postfacheigentümerschaft, bevor Sie das Konto deaktivieren, sonst verwaisen Dokumente. Das Diagramm macht daraus eine ausdrückliche Entscheidung in der IT-Bahn, damit niemand raten muss, welche Regel gilt.

Wer verantwortet den Offboarding-Prozess?

HR verantwortet den Prozess normalerweise durchgängig, weil HR die Kündigung entgegennimmt, das Austrittsgespräch führt und die Unterlagen hält. Ausführen kann HR die meisten Schritte aber nicht. Die Führungskraft verantwortet den Übergabeplan und die Abnahme, dass die Arbeit wirklich übergeben wurde, die IT den Zugriffsentzug und die Datenübertragung, die Entgeltabrechnung Schlusszahlung und Leistungen, das Facility Management die physischen Arbeitsmittel und den Gebäudezugang. Der Sinn eines Swimlane-Diagramms ist, jede dieser Verantwortungen sichtbar zu machen, damit die Schritte, die regelmäßig durch die Lücke fallen (nicht zurückgegebene Laptops, verwaiste Konten, eine undokumentierte Routineaufgabe) eine benannte Verantwortung statt einer gemeinsamen Annahme haben.

Was gehört in ein Austrittsgespräch und wann sollte es stattfinden?

Führen Sie es drei bis fünf Tage vor dem letzten Arbeitstag: spät genug, dass die Person offen spricht, früh genug, dass ihr Genauigkeit noch wichtig ist und sie noch erreichbar ist. Sprechen Sie über die Gründe für den Weggang, das Angebot der anderen Seite, was sie gehalten hätte, was die tägliche Arbeit gebremst hat und alles Undokumentierte, das das Team wissen sollte. Halten Sie es vom Übergabetermin getrennt und berichten Sie den Führungskräften nur aggregierte Ergebnisse statt wörtlicher Aussagen, sonst geben Ihnen die nächsten fünf Personen höfliche Antworten. Im Diagramm liegt das Austrittsgespräch bewusst auf dem Hauptpfad und nicht als optionaler Nebenschritt, damit es in einer vollen letzten Woche nicht ausfällt.