员工离职流程图
跨部门的员工离职流程图，含人力资源、经理、IT、薪酬与行政泳道：提出离职、工作交接、离职面谈、关闭权限、结清工资。
什么是员工离职流程
员工离职流程，就是把一份离职通知变成一次干净收尾的那些步骤：议定最后工作日、交接工作、关闭权限、收回公司财物、发放最后一笔工资、把人事档案归档。它与其说是一份任务清单，不如说是一个协同问题。人力资源接到通知，但交接归经理管，账号归 IT 管，钱归薪酬管，电脑和门禁卡归行政管。没有人看得见全貌，所以掉在部门之间的那些部分，正是会出问题的部分。
有两种失败很常见，而且都很贵。第一种是残留权限：一个在人已经走了几个星期之后仍然有效的账号，它会在下一次权限审查中变成审计发现，偶尔还会变成一起安全事件。第二种是知识流失：一项没有写下来的周期性任务，或者一个别人都登不进去的系统，一个月后它坏掉时才被发现。一份写下来的流程同时解决这两件事：给每一步指定一位负责人和一个期限，并且强制交接必须被确认签收，而不是被默认完成。
主动辞职与被动离职在纸面上很像，实际走起来却分道扬镳。辞职给了你们一个可以利用的通知期，因此权限在最后一天关闭，交接也可以从容安排。解雇通常需要人力资源在对外宣布之前先做一次评估，而且权限往往必须在谈话当天就切断。这张流程图在很早的位置就按这个判断分岔，然后把两条路径带回同一份清单，让你们维护一条流程而不是两条。
本流程图涵盖的内容
本模板包含
- 在收到离职通知之后立刻出现的主动辞职与被动离职分支：辞职交给经理确认最后工作日，被动离职则先经过一次人力资源评估。两条路径在共用的离职清单处重新汇合，因此后面的流程完全相同。
- 为真正在做这些事的团队设置的五条泳道——人力资源、经理、IT、薪酬与财务、行政——横跨六个阶段：通知与决定、离职计划、知识交接、最后一周、离职当天，以及离职之后。
- IT 泳道中一个独立的“是否需要立即切断权限？”判断，让被动离职以及持有特权权限的人当天就被关闭，而不是等到最后工作日。这一步还带有一条备注，写明关闭什么、按什么顺序关闭。
- 一个交接循环，而不是一个方框：起草交接计划、移交项目与账号、更新操作手册与文档，然后是“交接是否已确认签收？”这道关卡，它把没做完的工作退回给经理，而不是任由它滑到离职当天。
- 离职当天的资产归还，配上“资产是否全部归还？”这道检查：没有交回的电脑、手机与门禁卡会转给薪酬后续跟进，然后 IT 才关闭所有剩余权限。
- 大多数清单都会忘掉的收尾步骤：发放最后一笔工资与离职证明文件，并按你们的留存政策把人事档案归档，然后才把流程标记为完成。
何时使用本模板
- 你们正在编写或重写离职 SOP，需要一个已经涵盖跨部门交接的起点结构，而不只是人力资源那几步。
- 权限审查一次又一次翻出已离职人员的账号，你们需要说明流程中权限在哪里关闭、由谁触发。
- 离职全靠一两个人凭记忆处理，这些人一休假或者自己也走了，流程就崩掉。
- 一位新来的人力资源专员、行政主管或团队负责人，需要在没有资深同事带一遍的情况下独立跑完第一次离职。
- 你们正在准备一份安全问卷、一次认证审计，或者一位客户的尽职调查，其中问到员工权限在离职时是如何关闭的。
运作方式
把泳道改名为你们真实的负责人
模板自带人力资源、经理、IT、薪酬与财务、行政。把它们换成你们组织中实际存在的团队。如果 IT 与安全是分开的，就把那条泳道拆成两条。如果一位行政主管同时管资产和楼宇门禁，就把行政并入人力资源，并删掉空出来的泳道。
按你们的通知期调整阶段列
各列依次是通知与决定、离职计划、知识交接、最后一周、离职当天、离职之后。如果你们的标准通知期是三个月，就在计划与交接之间加一列，用于中间那段长时间。如果多数离职只有两周，就把计划与知识交接合并成一列。
把你们关闭权限的规则写下来
确定什么会触发“是否需要立即切断权限？”这条分支：被动离职、所有持有管理员或生产环境凭据的人、所有拥有付款审批权的人。把真实的触发条件写进节点备注，并加上你们的目标时限，例如通知发出后一小时以内，让这张图表达的是一项承诺而不是一种倾向。
列出你们实际发放的资产与系统
把“收回电脑、手机与门禁卡”换成你们真实的发放清单，并把完整的系统清单附到关闭权限那一步上。最常被遗漏的账号，是那些用团队信用卡买下、从来没有在 IT 登记过的账号，所以要加一步或一条备注，让经理说出离职者用过、而 IT 并不管理的所有工具。
与薪酬确认最后一笔工资与留存期限
最后一笔工资的时点、未休年假的折算、福利的终止日期，以及人事档案必须保存多久，都取决于你们所在司法管辖区与合同。在发布之前，把“核算最后一笔工资与福利”和“按留存政策归档”这两步与薪酬和法务过一遍，并把留存期限记在节点备注里，让谁都不必再去查一次。
发布它、指定负责人，并在真实离职之后复盘
把这张图分享给人力资源、IT、薪酬和各位经理，让所有人用同一个版本，而不是各自的私人清单。在接下来几次离职之后，把图重新走一遍，补上被漏掉的步骤。版本历史让人容易看出什么在什么时候被改动过——当这条流程被当作权限审查的证据使用时，这一点很要紧。
常见问题
离职流程中主动辞职与被动离职有什么区别？
主动辞职从一份辞职申请开始，通知期是已知的，因此流程可以从容排序：经理确认最后工作日，交接铺开在几个星期里，权限通常在最后一天关闭。被动离职（解雇、岗位撤销、合同到期）在对外宣布之前需要一次人力资源评估，往往还要法务或职工代表参与，并且经常要求在谈话结束的那一刻就切断权限，而不是等到通知期结束。在图中，这两者是同一个判断下的两条分支，并在共用的离职清单处重新汇合，因此后面的流程完全一样。
离职过程中应该在什么时候关闭系统权限？
定两条规则，并把它们写进流程。对于普通的主动辞职，权限在最后工作日结束时关闭，覆盖单点登录、邮箱、VPN、门禁卡、共享邮箱，以及任何绕过 IT 采购的第三方 SaaS。对于被动离职以及所有持有特权权限的人（管理员、财务审批人、生产环境凭据），权限在决定被传达的当天关闭，最好在一小时之内。在停用账号之前先转移文档与邮箱的归属权，否则文件会变成无主状态。这张图把它做成 IT 泳道中一个明确的判断，因此没有人需要猜哪一条规则适用。
员工离职流程归谁负责？
人力资源通常端到端地负责这条流程，因为通知交到人力资源、离职面谈由人力资源做、档案也在人力资源手上。但人力资源执行不了其中大多数步骤。经理负责交接计划，以及“工作确实已经移交”这项确认；IT 负责关闭账号与转移数据；薪酬负责最后一笔工资与福利；行政负责实物资产与楼宇门禁。泳道图的意义就在于让这些负责人一个个可见，让那些经常掉进缝隙里的步骤——一台从未交回的电脑、一个残留账号、一项没有文档的周期性任务——有一位指名的负责人，而不是一个共同的默认假设。
离职面谈应该谈什么，什么时候谈？
放在最后工作日之前三到五天：晚到本人愿意坦率，早到他还在意讲得准确、也还找得到人。谈他为什么离开、别处给了什么条件、什么本来能留住他、日常工作中什么在拖慢他，以及有哪些没写下来、团队应该知道的事情。把它与交接会议分开，并把结果以汇总主题而非逐字原话的形式反馈给管理者，否则接下来五个人只会给你客套的答案。请注意，在图中离职面谈位于主路径上，而不是一个可选的旁支，这样它就不会在忙乱的最后一周被跳过。