Diagrama de flujo del proceso de salida de empleados

Cómo funciona

1. Renombra los carriles con los responsables reales

   La plantilla viene con RR. HH., responsable, TI, nóminas y finanzas, y servicios generales. Sustitúyelos por los equipos que existen de verdad en tu organización. Si TI y seguridad están separados, divide el carril. Si un único office manager se ocupa tanto del material como del acceso al edificio, fusiona servicios generales con RR. HH. y borra el carril vacío.

2. Ajusta las columnas de fase a tu periodo de preaviso

   Las columnas van de Preaviso y decisión a Plan de salida, Traspaso de conocimiento, Última semana, Día de salida y Después de la salida. Si vuestro preaviso habitual es de tres meses, añade una columna entre el plan y el traspaso para ese periodo intermedio largo. Si la mayoría de las salidas son de dos semanas, junta el plan y el traspaso en una sola columna.

3. Escribe vuestra regla de retirada de accesos

   Decide qué activa la rama «¿Hay que cortar los accesos de inmediato?»: salidas forzosas, cualquier persona con credenciales de administrador o de producción, cualquiera con capacidad de aprobar pagos. Pon el criterio real en el comentario del nodo y añade tu objetivo de tiempo, por ejemplo dentro de la hora siguiente a la notificación, para que el diagrama exprese un compromiso y no una preferencia.

4. Enumera el material y los sistemas que entregáis de verdad

   Sustituye «Recoger equipo, teléfono y tarjeta» por vuestra lista real de entregas y adjunta el inventario completo de sistemas al paso de retirada de accesos. Las cuentas que se escapan suelen ser las contratadas con la tarjeta del equipo y nunca registradas en TI, así que incluye un paso o una nota que pida al responsable nombrar cualquier herramienta que usara la persona y que TI no gestione.

5. Confirma el finiquito y la conservación con nóminas

   El momento del finiquito, el pago de vacaciones pendientes, la fecha de fin de los beneficios y cuánto tiempo hay que conservar el expediente dependen de tu país y de los contratos. Revisa los pasos «Calcular el finiquito y los beneficios» y «Archivar según la política de conservación» con nóminas y con el área legal antes de publicar, y anota el plazo de conservación en el comentario del nodo para que nadie tenga que volver a buscarlo.

6. Publícalo, asigna responsables y revísalo tras salidas reales

   Comparte el diagrama con RR. HH., TI, nóminas y los responsables para que todos trabajen sobre una única versión y no sobre su lista personal. Después de las próximas salidas, recorre otra vez el diagrama y añade los pasos que se olvidaron. El historial de versiones permite ver qué cambió y cuándo, algo que importa cuando el proceso se usa como evidencia en una revisión de accesos.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre una salida voluntaria y una forzosa?

Una salida voluntaria empieza con una dimisión, así que el preaviso se conoce y el proceso puede secuenciarse con calma: el responsable confirma el último día de trabajo, el traspaso se reparte a lo largo de varias semanas y los accesos se retiran normalmente el último día. Una salida forzosa (despido, amortización del puesto, fin de contrato) exige una revisión de RR. HH. antes de comunicar nada, suele implicar al área legal o a la representación de los trabajadores y muchas veces obliga a cortar los accesos en cuanto termina la conversación, no al final del preaviso. En el diagrama son dos ramas de una única decisión y se reencuentran en la lista de comprobación común, de modo que el resto del proceso no cambia.

¿Cuándo hay que retirar los accesos a los sistemas en una salida?

Fija dos reglas y escríbelas en el proceso. Para salidas voluntarias normales, la retirada se hace al terminar el último día de trabajo y cubre el SSO, el correo, la VPN, la tarjeta de acceso, los buzones compartidos y cualquier SaaS de terceros contratado fuera de TI. Para salidas forzosas y para cualquier persona con accesos privilegiados (administradores, aprobadores financieros, credenciales de producción), la retirada se hace el mismo día en que se comunica la decisión, idealmente dentro de la hora. Traspasa la propiedad de los documentos y del buzón antes de desactivar la cuenta; si no, los archivos pueden quedar huérfanos. El diagrama convierte esto en una decisión explícita del carril de TI para que nadie tenga que adivinar qué regla aplica.

¿Quién es responsable del proceso de salida de empleados?

RR. HH. suele ser dueño del proceso de extremo a extremo, porque recibe la notificación, hace la entrevista de salida y custodia el expediente. Pero RR. HH. no puede ejecutar la mayoría de los pasos. El responsable directo es dueño del plan de traspaso y de validar que el trabajo se ha transferido de verdad, TI de la retirada de accesos y del traspaso de datos, nóminas del finiquito y los beneficios, y servicios generales del material físico y del acceso al edificio. La gracia de un diagrama con carriles es hacer visible a cada uno de esos responsables, para que lo que se cae siempre por el hueco (ordenadores sin devolver, cuentas huérfanas, una tarea recurrente sin documentar) tenga un dueño con nombre y no una suposición compartida.

¿Qué debe cubrir una entrevista de salida y cuándo conviene hacerla?

Hazla entre tres y cinco días antes del último día de trabajo: lo bastante tarde para que la persona hable con franqueza y lo bastante pronto para que aún le importe ser precisa y siga localizable. Cubre por qué se va, qué le han ofrecido fuera, qué la habría retenido, qué le frenaba en el día a día y cualquier cosa sin documentar que el equipo deba saber. Mantenla separada de la reunión de traspaso y comunica los resultados a los responsables de forma agregada y no literal; si no, las cinco personas siguientes te darán respuestas de compromiso. Anota en el diagrama que la entrevista de salida está en el camino principal y no como un paso opcional al margen, para que no se salte cuando la última semana se complica.