Diagrama de flujo del proceso disciplinario laboral
Diagrama de flujo del proceso disciplinario: fase informal, instrucción, suspensión cautelar, audiencia, resolución desde sin sanción hasta despido, y recurso ante otra instancia.
Cómo funciona
Renombra los carriles con vuestros roles reales
Sustituye Responsable directo, RR. HH., Instructor, Empleado e Instancia de recurso por los roles que existen de verdad en tu organización. En empresas pequeñas el instructor suele estar dentro de RR. HH.; si lo unificas, deja escrito quién instruye cuando RR. HH. o el propio responsable son testigos. Mantén separado el carril de Instancia de recurso aunque casi siempre lo ocupe la misma persona, porque la única regla que no admite excepción es que el recurso lo resuelva alguien que no participó en la decisión original.
Escribe tu propio criterio en «¿Cabe una solución informal?»
Esta rama decide cómo se trata el caso entero, así que sustituye el comentario por tu propia redacción. El enfoque habitual es que los problemas menores, los primeros avisos y las cuestiones de desempeño empiecen de forma informal, mientras que una falta muy grave, el acoso, la discriminación o un riesgo para la seguridad de las personas van directos a la vía formal. Registra el motivo de la elección en ambas ramas, porque la pregunta que llega después es por qué este caso se trató distinto de otro.
Fija la regla de suspensión antes de necesitarla
En «¿Suspensión cautelar necesaria?», indica quién puede acordarla, qué alternativas hay que valorar primero —reubicación temporal, cambio de funciones, trabajo supervisado— y cada cuánto se revisa. Deja escrito en la política que la suspensión cautelar es una medida neutra y no una sanción, que se mantiene normalmente con salario, y que dura lo mínimo que permita la instrucción.
Define qué debe contener la carta de citación
«Citar por escrito a la audiencia» es donde nacen la mayoría de las resoluciones que luego decaen. Decide qué incluye una citación completa: los hechos imputados, las pruebas en las que se va a basar la decisión, plazo suficiente para que el empleado prepare su versión, las posibles resoluciones incluido el despido cuando esté sobre la mesa, y la confirmación del derecho a acudir acompañado. Nombra a quien preside, que no puede ser el instructor.
Enumera vuestros niveles de sanción y quién puede aplicarlos
Desarrolla «¿Resolución del expediente?» con los niveles que usa vuestro convenio y vuestra política —normalmente sin sanción, amonestación escrita, amonestación final o suspensión de empleo y sueldo, y despido— y registra durante cuánto tiempo cuenta cada amonestación como antecedente. No hay una cifra universal, así que elige una y aplícala igual a todos. Indica qué rol tiene autoridad para despedir, porque rara vez es el responsable directo en solitario.
Acuerda la conservación y publica la versión
Decide cuánto tiempo se guardan los expedientes disciplinarios, dónde vive el archivo restringido y quién puede consultarlo, y acuerda las tres cosas con quien lleve la protección de datos. Después aprueba y fecha el mapa como la versión a la que remite tu procedimiento escrito. Si una resolución se discute meses más tarde, lo que importa es qué versión estaba en vigor entonces, así que conserva el historial en lugar de editar encima.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un proceso disciplinario y una reclamación del empleado?
La dirección. El proceso disciplinario lo abre la empresa sobre la conducta o el desempeño de un empleado, que es el flujo de esta página: detección, instrucción, audiencia, resolución y recurso. Una reclamación la plantea el empleado sobre el trato que recibe en el trabajo, y recorre el camino contrario: la presenta él, la empresa investiga y resuelve, y el empleado recurre. Ese proceso está mapeado por separado en la plantilla de quejas de empleados. Los dos se cruzan: alguien inmerso en un expediente disciplinario a veces presenta una queja sobre cómo se le está tratando, y tu política debería decir si el expediente se suspende mientras se resuelve la queja, si se ven juntos, o quién decide eso.
¿Cuándo hay que usar un plan de mejora del desempeño en lugar de un expediente?
La prueba habitual es «no puede» frente a «no quiere». Una carencia de conocimiento, de habilidad o de capacidad es un problema de capacidad y normalmente corresponde a un plan de mejora del desempeño, con objetivos, apoyo y reuniones de seguimiento. Incumplir las normas, negarse a hacer algo o mentir es conducta, y corresponde a la vía disciplinaria de este diagrama. Tratar un problema de capacidad como una falta es injusto para la persona y rara vez aguanta una impugnación; tratar una falta como un plan de mejora simplemente retrasa el momento. El árbol de decisión de la plantilla de plan de mejora del desempeño recorre esa elección, incluidas las preguntas sobre salud, discapacidad y adaptaciones del puesto que cambian la ruta por completo, y entrega el caso a este diagrama cuando la respuesta es conducta.
¿Hay que suspender a alguien mientras se investiga?
No. La suspensión cautelar es una opción entre varias, y el diagrama la dibuja a propósito como una rama y no como un paso. Suele reservarse a imputaciones en las que la presencia de la persona pondría en riesgo a otros, a las pruebas o a la propia instrucción. Valora primero las alternativas —reubicación temporal, cambio de funciones, accesos restringidos, trabajo supervisado— y registra por qué se descartaron si acabas suspendiendo. Cuando se aplique, trátala como una medida neutra y no como una sanción, mantenla lo más corta posible, normalmente con salario, y revísala en un plazo fijado. Una suspensión larga y sin final a la vista es un riesgo en sí misma, para el empleado y para la empresa.
¿Quién debe resolver el recurso y puede empeorar la sanción?
El recurso debería resolverlo un responsable que no haya intervenido en la instrucción ni en la decisión original, e idealmente de mayor nivel. Por eso el diagrama coloca «¿Se estima el recurso?» y «Modificar o revocar la sanción» en un carril propio de Instancia de recurso. El empleado debería poder exponer sus motivos en una reunión de recurso y, igual que en la audiencia, acudir acompañado. Sobre si la sanción puede empeorar: muchas políticas establecen que no se agrava en vía de recurso, con el razonamiento de que el riesgo de salir peor disuade de recurrir. Sea cual sea vuestra postura, escríbela en la política para que nadie la descubra en plena reunión.
¿Cuánto debe durar un proceso disciplinario?
No hay un calendario único y no merece la pena inventarse una cifra. La expectativa aceptada es que cada fase se resuelva con diligencia y sin demoras injustificadas. Lo que en España sí está tasado es la prescripción de las faltas: el artículo 60.2 del Estatuto de los Trabajadores da 10 días para las leves, 20 para las graves y 60 para las muy graves desde que la empresa tiene conocimiento de ellas, y en todo caso seis meses desde que se cometieron, lo que convierte la demora en un riesgo real. En la práctica, escribe tus propios plazos junto a «Citar por escrito a la audiencia», la audiencia en sí, «Comunicar la resolución por escrito» y el recurso, y di dónde empieza a contar cada reloj. Anclarlo a una fecha registrada, y no a cuándo alguien abrió la carpeta, es lo que hace el compromiso medible, y una demora se defiende mucho mejor cuando su motivo consta en el expediente.