Diagrama de flujo del proceso de recepción de mercancías

¿Qué es diagrama de flujo del proceso de recepción de mercancías?

La recepción de mercancías es el proceso del muelle. Cubre lo que hace una zona de entrada entre la llegada del vehículo y el momento en que la mercancía queda en una ubicación con un registro detrás: la franja de descarga reservada, el cotejo documental contra la orden de compra, el recuento físico y la revisión de daños, la nota de recepción, la ubicación en almacén, la actualización del stock y el envío de la GRN a Finanzas. Es un tramo corto, repetitivo y casi enteramente probatorio, y por eso merece la pena dibujarlo bien.

No es, deliberadamente, un proceso de inspección. Comprobar que ha llegado la cantidad correcta de los artículos correctos en aparente buen estado es un trabajo distinto de comprobar que cumplen la especificación, y normalmente lo hacen personas distintas con evidencias distintas. Donde empiezan el muestreo, los ensayos y la decisión sobre el producto no conforme toma el relevo la inspección de calidad en recepción, habitualmente registrando la entrada en una ubicación de bloqueo de calidad para que el stock exista en el sistema mientras espera. El diagrama también se detiene en el traspaso a Finanzas: la conciliación a tres vías entre orden de compra, GRN y factura pertenece a la aprobación de facturas, y el bucle más amplio de reaprovisionamiento, inventario cíclico y regularizaciones pertenece a la gestión de inventario. Las devoluciones de clientes entran por las mismas puertas, pero siguen el proceso de devoluciones, porque el documento que hay detrás es un RMA y no una orden de compra.

Dos decisiones sostienen el diagrama. «¿La orden coincide con la entrega?» decide si la mercancía llega a registrarse siquiera, y es el punto en el que un palé no pedido o entregado de más se deriva a Compras o se absorbe en silencio en el stock. «¿Hay daños o faltantes?» decide si algo queda por escrito mientras el conductor sigue en las instalaciones, que es el único momento en el que una reclamación al transportista resulta fácil de sustentar. La mayoría de las disputas de recepción se remontan a uno de esos dos momentos que pasó sin dejar registro.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• Cinco calles (Transportista / proveedor, Administrativo de recepción, Almacén, Compras y Finanzas) repartidas en cinco fases: Cita y llegada, Verificación documental, Recuento y estado, Registro de recepción, y Ubicación y traspaso
• Control de llegada: el transportista reserva la franja de entrega y llega al muelle de recepción, y la decisión «¿Llega en la franja reservada?» libera el vehículo para descargar y situar la mercancía en la zona de recepción o lo hace esperar a la siguiente franja libre y vuelve al mismo control
• El cotejo del albarán de entrega contra la orden de compra abierta, y una decisión «¿La orden coincide con la entrega?» que traslada las discrepancias a Compras en lugar de resolverlas en el muelle
• Una decisión de Compras, «¿Aceptar la entrega?», con tres salidas: aceptar y continuar, consultar y resolver la discrepancia con el proveedor antes de volver a la misma decisión, o rechazar la entrega y devolverla al transportista
• La decisión «¿Hay daños o faltantes?», cuya rama de daños anota los daños en el albarán, pone en cuarentena la mercancía afectada y presenta una reclamación al transportista antes de registrar ninguna recepción
• La parte de sistema: la nota de recepción (GRN) emitida como paso documental por la cantidad aceptada, la ubicación en una posición de stock, la actualización del registro de stock y el envío de la GRN a Finanzas para conciliarla con la factura

Cuándo usar esta plantilla

• Estás redactando un SOP de recepción o una instrucción de trabajo de muelle que el personal de turno o de ETT tiene que seguir sin que nadie se lo explique de palabra
• Estás configurando la recepción en un ERP o un SGA y hay que acordar los traspasos entre el muelle, Compras y Finanzas antes de parametrizar ninguna transacción
• Las facturas fallan una y otra vez en la conciliación a tres vías y la causa está antes: recepciones registradas contra la orden equivocada, registradas con días de retraso o registradas por la cantidad del albarán en lugar de por la aceptada
• Se firman como conformes palés dañados, así que las reclamaciones al transportista se rechazan por falta de evidencia y el coste acaba en tu propio stock
• Un auditor o un cliente ha pedido una descripción documentada de cómo se recibe, se registra y se ubica la mercancía entrante

Cómo funciona

1. Renombra las calles con tus propios roles

   Sustituye Transportista / proveedor, Administrativo de recepción, Almacén, Compras y Finanzas por los roles que existen de verdad en tu centro. En un muelle pequeño, el administrativo y el operario de almacén son la misma persona: fusiona esas calles en lugar de dibujar un traspaso que nunca ocurre.

2. Escribe tu regla de citas de descarga

   Indica cómo se reservan las franjas, cuánto tiempo puede esperar un vehículo y qué pasa con una entrega sin cita que aparece igualmente. Si la respuesta honesta es que se acepta todo a cualquier hora, dibújalo: una regla que nadie aplica queda peor en un diagrama que la ausencia de regla.

3. Define qué significa «coincide con la orden»

   Enumera los campos que deben cuadrar antes de aceptar la mercancía: número de orden, código de artículo, cantidad, unidad de medida y fecha de entrega. Añade tu tolerancia de cantidad e indica quién puede aceptar una entrega de más, para que la rama de discrepancia tenga un responsable y un umbral en vez de depender del criterio del momento.

4. Decide dónde aterriza el stock recepcionado

   Si la mercancía entrante se inspecciona, elige si la recepción la registra en una ubicación de bloqueo de calidad o espera a que la inspección sea favorable. Registrarla en una ubicación de bloqueo mantiene el registro y el stock físico sincronizados. Marca esa ubicación en el paso de ubicación y señala dónde toma el relevo el proceso de inspección.

5. Fija la regla de evidencia de daños

   Escribe qué debe hacer el administrativo antes de que el conductor se marche: anotar el albarán, fotografiar el palé, conservar el embalaje. Añade el plazo de notificación de las condiciones de transporte con las que realmente operas e indica quién presenta la reclamación, porque rara vez es quien encontró el daño.

6. Acuerda con Finanzas el cierre de la GRN

   Establece cuándo deben registrarse las recepciones, idealmente antes de terminar el turno, y cómo llega la GRN a cuentas a pagar. Una recepción registrada con tres días de retraso le parece a Finanzas una factura sin entrega detrás, y la tratan como tal.

7. Recórrelo con entregas reales

   Contrasta el diagrama con dos o tres entregas de la semana pasada, incluida alguna que saliera mal. Cualquier paso que la gente describa y no esté dibujado, o que esté dibujado y en la práctica se salte, es el hallazgo sobre el que merece la pena actuar.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los pasos del proceso de recepción de mercancías?

El transportista reserva una franja de entrega y llega al muelle, y el administrativo comprueba la cita antes de descargar y situar la mercancía. El albarán se coteja contra la orden de compra abierta; todo lo que no cuadra se deriva a Compras, que acepta, consulta o rechaza la entrega. La mercancía aceptada se cuenta y se revisa por daños. Los daños o faltantes se anotan en el albarán, la mercancía afectada se pone en cuarentena y se presenta una reclamación al transportista. Después se emite la nota de recepción por la cantidad aceptada, se ubica la mercancía en una posición de stock, se actualiza el registro de stock y se envía la GRN a Finanzas para conciliarla con la factura.

¿Qué es una nota de recepción (GRN) y en qué se diferencia del albarán?

El albarán es el documento del proveedor o del transportista: dice lo que ellos afirman haber enviado. La GRN es tu propio registro de lo que realmente aceptaste: cantidad, fecha, estado y la línea de la orden contra la que se registró. No son intercambiables, y registrar la GRN por la cantidad del albarán en lugar de por la cantidad contada es una de las causas más frecuentes de sobrepago, porque la GRN es la pata de recepción contra la que después se concilia la factura.

¿La recepción de mercancías es lo mismo que la inspección de calidad en recepción?

No. La recepción establece identidad, cantidad y estado aparente, y registra el stock. La inspección establece la conformidad con la especificación mediante muestreo y ensayos, y decide qué hacer con lo que no la cumple. Suelen ser pasos separados con registros separados, y muchas organizaciones registran la entrada en una ubicación de bloqueo o cuarentena para que el stock exista en el sistema mientras se inspecciona. Este diagrama cubre la mitad de recepción y traspasa el testigo en ese punto.

¿Qué hacer cuando una entrega no coincide con la orden de compra?

No registres lo que no puedes sustentar. Detente en la verificación documental y derívalo a Compras, que decide si lo acepta, lo consulta con el proveedor o lo rechaza y lo devuelve con el transportista. Sea cual sea la salida, deja constancia de la decisión contra la orden y no en un hilo de correo, y registra solo la cantidad realmente aceptada. Las entregas de más, las anticipadas y las líneas no pedidas merecen cada una su propia regla, acordada de antemano, para que el muelle no tenga que tomar decisiones comerciales con prisa y con un conductor esperando.

¿La reclamación por daños va al transportista o al proveedor?

Va a quien haya contratado el transporte según tus condiciones de entrega. Si el proveedor organizó y pagó el envío, la reclamación suele ir al proveedor; si tú organizaste la recogida, va al transportista. En cualquier caso, la parte práctica ocurre en el muelle: anota el albarán como dañado o pendiente de examen en lugar de firmarlo conforme, fotografía el palé antes de desmontarlo y conserva el embalaje. Las condiciones de transporte solo conceden un plazo corto para notificar pérdidas o daños, y suele ser más corto para el daño visible que para el oculto, así que consulta el plazo de las condiciones con las que realmente operas.