Diagrama de flujo del proceso de gestión de inventarios

¿Qué es diagrama de flujo del proceso de gestión de inventarios?

La gestión de inventarios es un bucle, no una línea. La mercancía llega, se ubica y se registra, la consumen la producción o la demanda de clientes, y el registro tiene que seguir el ritmo de cada uno de esos movimientos. Esta plantilla cubre el bucle completo: recepción y ubicación, actualización del registro de existencias, consumo, comprobación del punto de pedido que dispara la reposición, inventario cíclico, y revisión y baja del stock que ya no merece la pena mantener.

Casi todos los problemas de inventario son problemas de registro. Las existencias del sistema se separan del stock físico porque la ubicación se registra tarde, porque las salidas se contabilizan en bloque a final de semana o porque una recepción se imputa al pedido equivocado. Una vez que el registro se desvía, el punto de pedido salta en el momento equivocado: o inmoviliza dinero en material que nadie necesita, o para una línea por una pieza que el sistema cree que está en la estantería.

Dos decisiones sostienen el proceso. «¿Por debajo del punto de pedido?» decide si sale una solicitud de reposición hacia Compras. «¿Desviación dentro de tolerancia?» decide si una diferencia de recuento se registra como ajuste rutinario o se investiga antes. Ambos umbrales necesitan un número y un responsable con nombre. Sin ellos, el diagrama describe una intención y no un control.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• Cinco carriles (Almacén, Control de inventario, Producción, Compras y Finanzas) repartidos en cinco fases: Recepción de mercancía, Registro de existencias, Reposición, Inventario cíclico, y Revisión y baja
• El flujo de entrada en el carril Almacén: recibir la entrega en recepción, comprobarla contra el pedido y ubicarla en su posición, con la actualización posterior de existencias y ubicación como paso documental
• El consumo de la demanda: Producción consume material en la orden de trabajo y Control de inventario registra las salidas, de modo que las existencias estén al día antes de comprobar el punto de pedido
• Una decisión «¿Por debajo del punto de pedido?» que crea una solicitud de reposición para que Compras la lance a un proveedor homologado, o pasa directamente al recuento; la recepción se registra contra el pedido abierto y vuelve al paso de ubicación, cerrando el ciclo de reposición
• Inventario cíclico programado por clase ABC y contado en las ubicaciones asignadas, con una decisión «¿Desviación dentro de tolerancia?» que envía los resultados fuera de tolerancia a una investigación en Almacén que termina en un recuento nuevo o en un ajuste de existencias confirmado
• La revisión de stock obsoleto y de baja rotación, que acaba en la decisión de Finanzas «¿Baja aprobada?», con la baja contabilizada si se aprueba y el stock manteniéndose en libros si se rechaza

Cuándo usar esta plantilla

• Estás documentando el control de existencias para implantar un ERP o un SGA y hay que acordar las entregas entre almacén, control de inventario y compras antes de configurar nada
• La exactitud de las existencias es mala y necesitas ver dónde se queda atrás el registro respecto al movimiento físico, que suele ser un punto de contabilización y no un problema de recuento
• Estás escribiendo un procedimiento de inventario y necesitas una sola imagen de recepción, ubicación, reposición, recuento y ajuste en lugar de cinco instrucciones de trabajo sueltas
• Quieres acordar con finanzas las tolerancias de recuento y la autoridad para dar de baja, de modo que los ajustes por encima de un umbral se enruten a firma en vez de contabilizarse sin más
• Un auditor o un organismo de certificación ha pedido una descripción documentada y vigente de cómo se recibe, cuenta y ajusta el stock

Cómo funciona

1. Cambia los carriles por tus roles

   Sustituye Almacén, Control de inventario, Producción, Compras y Finanzas por los roles que existen de verdad en tu organización. Si la misma persona es responsable de inventario y comprador, fusiona esos carriles en vez de fingir que hay una entrega entre ellos.

2. Escribe tu regla de punto de pedido en el diagrama

   Sustituye la comprobación genérica por tu propia regla, por ejemplo la demanda prevista durante el plazo de reposición más el stock de seguridad. Indica si se recalcula automáticamente en el ERP o se revisa a mano, y con qué frecuencia.

3. Define el ciclo de recuento y la tolerancia

   Fija las clases ABC y la frecuencia de recuento (por ejemplo, artículos A mensual, B trimestral y C anual) y declara la tolerancia de desviación tanto en unidades como en importe. Ese número es lo que separa un ajuste rutinario de una investigación.

4. Nombra los umbrales de aprobación

   Registra quién puede contabilizar un ajuste de existencias, a partir de qué importe hace falta una segunda firma y quién autoriza una baja. La decisión de Finanzas es donde se ejerce de verdad esa autoridad delegada, así que debe llevar el umbral escrito.

5. Asocia los pasos a transacciones reales del sistema

   Anota en cada paso la transacción que la gente pulsa en tu ERP o SGA: entrada de mercancía, confirmación de ubicación, registro de salida, entrada de recuento, ajuste, baja. Un diagrama que no coincide con las pantallas acaba ignorándose.

6. Recórrelo con movimientos reales

   Contrasta el diagrama con dos o tres recepciones recientes y un recuento cerrado. Cualquier paso que la gente describa y no esté en el diagrama, o que esté dibujado pero se salte en la práctica, es el hallazgo que merece la pena atender.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los pasos principales del proceso de gestión de inventarios?

Recibir y comprobar la mercancía contra el pedido, ubicarla en su posición de almacén y actualizar el registro de existencias. Después el stock se consume contra la demanda y las salidas se registran, se comparan las existencias con el punto de pedido y todo lo que quede por debajo dispara una solicitud de reposición que Compras convierte en pedido. En paralelo se hace inventario cíclico, las desviaciones se ajustan o se investigan, y el stock obsoleto o de baja rotación se revisa y se da de baja previa aprobación. El diagrama de arriba muestra todo esto repartido en cinco carriles.

¿Qué es el punto de pedido y dónde encaja en el proceso?

El punto de pedido es la cantidad disponible a partir de la cual hay que iniciar la reposición para que el stock no se agote antes de que llegue el pedido nuevo. Normalmente es la demanda prevista durante el plazo de reposición más el stock de seguridad. En este proceso se comprueba justo después de registrar el consumo, porque compararlo con una cifra de existencias desactualizada es la causa más frecuente de que se rompa el stock de un artículo que técnicamente llevaba quince días en punto de pedido.

¿Cómo se debe tratar una desviación en un recuento de existencias?

Compara el recuento con la cantidad del sistema y aplica una tolerancia acordada de antemano. Dentro de tolerancia, contabiliza el ajuste con un código de motivo. Fuera de tolerancia, investiga antes de ajustar: las causas habituales son una ubicación registrada en la posición equivocada, salidas no contabilizadas, errores de unidad de medida, mermas no registradas o un simple error de conteo, y varias de ellas se resuelven con un recuento nuevo y no con un ajuste. Registrar la causa es lo que hace útiles después los datos de ajustes.

¿Qué diferencia hay entre el inventario cíclico y un inventario general?

El inventario cíclico cuenta de forma continua un subconjunto de artículos, normalmente priorizados por clase ABC para que las referencias de más valor o más rotación se cuenten con más frecuencia, y se hace sin parar la operación. Un inventario general cuenta todo en un mismo momento y suele exigir congelar los movimientos. Algunas organizaciones sustituyen el recuento anual completo por un programa de inventario cíclico demostrado, pero eso depende de la exactitud que puedan evidenciar y de que su auditor lo acepte.