Diagrama de flujo del proceso de gestión de inventarios
Plantilla de diagrama de flujo de gestión de inventarios: recepción de mercancía, ubicación, reposición por punto de pedido, inventario cíclico, ajuste de existencias y baja de stock.
Cómo funciona
Cambia los carriles por tus roles
Sustituye Almacén, Control de inventario, Producción, Compras y Finanzas por los roles que existen de verdad en tu organización. Si la misma persona es responsable de inventario y comprador, fusiona esos carriles en vez de fingir que hay una entrega entre ellos.
Escribe tu regla de punto de pedido en el diagrama
Sustituye la comprobación genérica por tu propia regla, por ejemplo la demanda prevista durante el plazo de reposición más el stock de seguridad. Indica si se recalcula automáticamente en el ERP o se revisa a mano, y con qué frecuencia.
Define el ciclo de recuento y la tolerancia
Fija las clases ABC y la frecuencia de recuento (por ejemplo, artículos A mensual, B trimestral y C anual) y declara la tolerancia de desviación tanto en unidades como en importe. Ese número es lo que separa un ajuste rutinario de una investigación.
Nombra los umbrales de aprobación
Registra quién puede contabilizar un ajuste de existencias, a partir de qué importe hace falta una segunda firma y quién autoriza una baja. La decisión de Finanzas es donde se ejerce de verdad esa autoridad delegada, así que debe llevar el umbral escrito.
Asocia los pasos a transacciones reales del sistema
Anota en cada paso la transacción que la gente pulsa en tu ERP o SGA: entrada de mercancía, confirmación de ubicación, registro de salida, entrada de recuento, ajuste, baja. Un diagrama que no coincide con las pantallas acaba ignorándose.
Recórrelo con movimientos reales
Contrasta el diagrama con dos o tres recepciones recientes y un recuento cerrado. Cualquier paso que la gente describa y no esté en el diagrama, o que esté dibujado pero se salte en la práctica, es el hallazgo que merece la pena atender.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los pasos principales del proceso de gestión de inventarios?
Recibir y comprobar la mercancía contra el pedido, ubicarla en su posición de almacén y actualizar el registro de existencias. Después el stock se consume contra la demanda y las salidas se registran, se comparan las existencias con el punto de pedido y todo lo que quede por debajo dispara una solicitud de reposición que Compras convierte en pedido. En paralelo se hace inventario cíclico, las desviaciones se ajustan o se investigan, y el stock obsoleto o de baja rotación se revisa y se da de baja previa aprobación. El diagrama de arriba muestra todo esto repartido en cinco carriles.
¿Qué es el punto de pedido y dónde encaja en el proceso?
El punto de pedido es la cantidad disponible a partir de la cual hay que iniciar la reposición para que el stock no se agote antes de que llegue el pedido nuevo. Normalmente es la demanda prevista durante el plazo de reposición más el stock de seguridad. En este proceso se comprueba justo después de registrar el consumo, porque compararlo con una cifra de existencias desactualizada es la causa más frecuente de que se rompa el stock de un artículo que técnicamente llevaba quince días en punto de pedido.
¿Cómo se debe tratar una desviación en un recuento de existencias?
Compara el recuento con la cantidad del sistema y aplica una tolerancia acordada de antemano. Dentro de tolerancia, contabiliza el ajuste con un código de motivo. Fuera de tolerancia, investiga antes de ajustar: las causas habituales son una ubicación registrada en la posición equivocada, salidas no contabilizadas, errores de unidad de medida, mermas no registradas o un simple error de conteo, y varias de ellas se resuelven con un recuento nuevo y no con un ajuste. Registrar la causa es lo que hace útiles después los datos de ajustes.
¿Qué diferencia hay entre el inventario cíclico y un inventario general?
El inventario cíclico cuenta de forma continua un subconjunto de artículos, normalmente priorizados por clase ABC para que las referencias de más valor o más rotación se cuenten con más frecuencia, y se hace sin parar la operación. Un inventario general cuenta todo en un mismo momento y suele exigir congelar los movimientos. Algunas organizaciones sustituyen el recuento anual completo por un programa de inventario cíclico demostrado, pero eso depende de la exactitud que puedan evidenciar y de que su auditor lo acepte.