Bestandsmanagement: Flussdiagramm für den Prozess
Vorlage für das Prozessdiagramm Bestandsmanagement: Wareneingang, Einlagerung, Nachschub am Meldebestand, zyklische Inventur, Bestandskorrektur und Abschreibung über fünf Swimlanes.
So funktioniert es
Benennen Sie die Bahnen nach Ihren Rollen
Ersetzen Sie Lager, Bestandsführung, Produktion, Einkauf und Finanzen durch die Rollen, die es in Ihrer Organisation wirklich gibt. Ist dieselbe Person Bestandsführung und Einkäufer, führen Sie diese Bahnen zusammen, statt eine Übergabe vorzutäuschen, die nicht stattfindet.
Schreiben Sie Ihre Meldebestandsregel ins Diagramm
Ersetzen Sie die allgemeine Prüfung durch Ihre eigene Regel, zum Beispiel erwarteter Bedarf über die Wiederbeschaffungszeit plus Sicherheitsbestand. Halten Sie fest, ob sie im ERP automatisch neu berechnet oder manuell überprüft wird — und in welchem Rhythmus.
Legen Sie Zählrhythmus und Toleranz fest
Bestimmen Sie die ABC-Klassen und die Zählhäufigkeit (etwa A-Artikel monatlich, B quartalsweise, C jährlich) und geben Sie die Abweichungstoleranz sowohl in Menge als auch in Wert an. Genau diese Zahl trennt die Routinekorrektur von der Untersuchung.
Benennen Sie die Freigabegrenzen
Halten Sie fest, wer eine Bestandskorrektur buchen darf, ab welchem Wert eine zweite Unterschrift nötig ist und wer eine Abschreibung genehmigt. Die Entscheidung in der Bahn Finanzen ist der Ort, an dem diese delegierte Befugnis tatsächlich ausgeübt wird — dort gehört die Wertgrenze hin.
Verknüpfen Sie die Schritte mit echten Systemtransaktionen
Vermerken Sie an jedem Schritt die Transaktion, die die Mitarbeitenden in Ihrem ERP oder Lagerverwaltungssystem tatsächlich anklicken: Wareneingang, Einlagerungsbestätigung, Entnahmebuchung, Zählerfassung, Korrektur, Abschreibung. Ein Diagramm, das nicht zu den Masken passt, wird ignoriert.
Gehen Sie es an echten Bewegungen durch
Prüfen Sie das Diagramm gegen zwei bis drei aktuelle Wareneingänge und eine abgeschlossene Zählung. Jeder Schritt, den Mitarbeitende beschreiben und der im Diagramm fehlt — oder der gezeichnet ist, in der Praxis aber übersprungen wird — ist die Feststellung, die es zu bearbeiten lohnt.
Häufig gestellte Fragen
Was sind die wesentlichen Schritte im Bestandsmanagement?
Ware annehmen und gegen die Bestellung prüfen, auf einen Lagerplatz einlagern und den Bestandssatz aktualisieren. Anschließend wird der Bestand gegen den Bedarf verbraucht und die Entnahmen werden zurückgebucht, der ausgewiesene Bestand wird mit dem Meldebestand verglichen, und alles darunter löst eine Bestellanforderung aus, die der Einkauf in eine Bestellung überführt. Parallel läuft die zyklische Inventur: Abweichungen werden entweder korrigiert oder untersucht, und obsolete oder langsam drehende Bestände werden geprüft und nach Genehmigung abgeschrieben. Das Diagramm oben zeigt all das über fünf Bahnen.
Was ist ein Meldebestand, und wo sitzt er im Prozess?
Der Meldebestand ist die Bestandsmenge, bei der die Wiederbeschaffung starten muss, damit der Bestand nicht ausläuft, bevor die neue Lieferung eintrifft. Er entspricht in der Regel dem erwarteten Bedarf über die Wiederbeschaffungszeit plus Sicherheitsbestand. In diesem Prozess wird er unmittelbar nach der Buchung des Verbrauchs geprüft, denn die Prüfung gegen einen veralteten Bestandswert ist der häufigste Grund dafür, dass ein Artikel ausläuft, der rechnerisch schon vierzehn Tage im Nachbestellbereich lag.
Wie geht man mit einer Abweichung bei der Inventur um?
Vergleichen Sie die Zählmenge mit dem Systembestand und wenden Sie eine vorab vereinbarte Toleranz an. Innerhalb der Toleranz buchen Sie die Korrektur mit einem Grundschlüssel. Außerhalb der Toleranz untersuchen Sie zuerst: Die üblichen Ursachen sind eine Einlagerung auf den falschen Lagerplatz, nicht gebuchte Entnahmen, Fehler bei der Mengeneinheit, nicht erfasster Ausschuss oder schlicht ein Zählfehler — und mehrere davon werden durch ein Nachzählen behoben, nicht durch eine Korrektur. Erst das Festhalten der Ursache macht die Korrekturdaten später auswertbar.
Was unterscheidet die zyklische Inventur von einer Stichtagsinventur?
Die zyklische Inventur zählt fortlaufend eine Teilmenge der Artikel, üblicherweise nach ABC-Klasse priorisiert, sodass hochwertige oder schnell drehende Positionen häufiger gezählt werden, und sie läuft ohne Unterbrechung des Betriebs. Eine Stichtagsinventur zählt alles zu einem Zeitpunkt und erfordert in der Regel einen Bewegungsstopp. Manche Organisationen ersetzen die jährliche Vollzählung durch ein nachgewiesen wirksames Programm der permanenten Inventur — das hängt jedoch davon ab, welche Genauigkeit sie belegen können und ob ihr Abschlussprüfer zustimmt.