Flowchart for lagerstyringsprocessen

Hvad er flowchart for lagerstyrings?

Lagerstyring er en løkke og ikke en lige linje. Varer ankommer, bliver placeret og registreret, bliver trukket ned af produktionen eller kundernes efterspørgsel, og lagerkartoteket skal følge med hver eneste af de bevægelser. Skabelonen dækker hele løkken: varemodtagelse og placering på lagerplads, opdatering af lagerkartoteket, forbrug, en kontrol mod genbestillingspunktet der udløser genbestilling, cyklustælling samt gennemgang og nedskrivning af de varer, det ikke længere kan betale sig at have liggende.

De fleste lagerproblemer er registreringsproblemer. Beholdningen på papiret driver væk fra den fysiske beholdning, fordi placeringen bogføres for sent, forbrug posteres samlet i slutningen af ugen, eller en modtagelse matches på den forkerte ordre. Så snart registreringen driver, udløses genbestillingspunktet på det forkerte tidspunkt: enten binder I likviditet i varer, ingen har brug for, eller I stopper en linje for en del, systemet tror ligger på hylden.

To beslutninger bærer processen. "Under genbestillingspunktet?" afgør, om der går en genbestillingsanmodning videre til indkøb. "Afvigelse inden for tolerancen?" afgør, om en tælleforskel bogføres som en rutinemæssig regulering, eller om den skal undersøges først. Begge grænser skal have et tal og en navngiven ejer. Uden dem beskriver diagrammet en hensigt frem for en kontrol.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem swimlanes (Lager, Lageransvarlig, Produktion, Indkøb og Økonomi) fordelt på fem faser: Varemodtagelse, Lagerregistrering, Genbestilling, Cyklustælling samt Gennemgang og nedskrivning
• Det indgående forløb i banen Lager: modtag leveringen på varemodtagelsen, kontrollér den mod ordren, og placér varerne på en lagerplads, hvorefter lagerkartotek og lagerplads opdateres som et dokumenttrin
• Forbruget: Produktionen forbruger varer på produktionsordren, og den lageransvarlige bogfører forbruget tilbage i lagerkartoteket, så beholdningen er aktuel, inden genbestillingspunktet kontrolleres
• Beslutningen "Under genbestillingspunktet?", som enten opretter en genbestillingsanmodning, Indkøb lægger hos en godkendt leverandør, eller går direkte videre til tælling; modtagelsen bogføres på den åbne ordre og løber tilbage til placeringen, så genbestillingscyklussen lukkes
• Cyklustælling planlagt efter ABC-klasse og talt op på de udpegede lagerpladser, hvor beslutningen "Afvigelse inden for tolerancen?" sender resultater uden for tolerance videre til en undersøgelse på lageret, der enten udløser en omtælling eller en bekræftet lagerregulering
• Gennemgang af ukurante og langsomt omsættelige varer, der ender i Økonomis beslutning "Er nedskrivningen godkendt?", hvor en godkendt nedskrivning bogføres i finans, mens en afvist lader varerne blive stående i regnskabet

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I dokumenterer lagerstyringen før en ERP- eller WMS-implementering, hvor overleveringerne mellem lager, lagerstyring og indkøb skal være aftalt, før noget bliver konfigureret
• Lagernøjagtigheden er dårlig, og I har brug for at se, hvor registreringen sakker bagud i forhold til den fysiske bevægelse: som regel er det et bogføringspunkt og ikke et tælleproblem
• I skriver en forretningsgang for lageret og har brug for ét billede af modtagelse, placering, genbestilling, tælling og regulering i stedet for fem adskilte arbejdsinstruktioner
• I vil aftale tælletolerancer og bemyndigelse til nedskrivning med økonomi, så reguleringer over en grænse sendes til godkendelse frem for at blive bogført i stilhed
• En revisor eller et certificeringsorgan har bedt om en aktuel, dokumenteret beskrivelse af, hvordan varer modtages, tælles og reguleres

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres roller

   Erstat Lager, Lageransvarlig, Produktion, Indkøb og Økonomi med de roller, der reelt findes hos jer. Hvis én person både er lageransvarlig og indkøber, så læg de baner sammen i stedet for at lade som om overleveringen finder sted.

2. Skriv jeres egen regel for genbestillingspunktet ind

   Erstat den generiske kontrol med jeres egen regel, for eksempel forventet forbrug i genanskaffelsestiden plus sikkerhedslager. Notér, om den genberegnes automatisk i ERP-systemet eller vurderes manuelt, og hvor ofte.

3. Fastlæg tællecyklus og tolerance

   Sæt ABC-klasserne og tællefrekvensen (for eksempel A-varer månedligt, B kvartalsvist og C årligt), og angiv afvigelsestolerancen i både antal og værdi. Det tal er præcis det, der skiller en rutinemæssig regulering fra en undersøgelse.

4. Sæt navn på godkendelsesgrænserne

   Notér, hvem der må bogføre en lagerregulering, over hvilken værdi den kræver en ekstra underskrift, og hvem der godkender en nedskrivning. Økonomis beslutning er der, hvor den delegerede bemyndigelse faktisk bruges, så grænsen hører hjemme dér.

5. Knyt trinnene til rigtige systemtransaktioner

   Skriv på hvert trin, hvad folk konkret klikker på i jeres ERP eller WMS: varemodtagelse, bekræftelse af placering, forbrugsbogføring, tælleregistrering, regulering, nedskrivning. Et diagram, der ikke svarer til skærmbillederne, bliver ignoreret.

6. Prøv det af på rigtige bevægelser

   Kør diagrammet igennem med to-tre nylige modtagelser og én gennemført tælling. Hvert trin, folk beskriver, men som mangler i diagrammet, eller som er tegnet, men springes over i praksis, er den observation, der er værd at handle på.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke hovedtrin består lagerstyringsprocessen af?

Modtag varerne og kontrollér dem mod ordren, placér dem på en lagerplads, og opdatér lagerkartoteket. Derefter forbruges varerne mod efterspørgslen, forbruget bogføres tilbage, beholdningen holdes op mod genbestillingspunktet, og alt under punktet udløser en genbestillingsanmodning, som indkøb laver om til en ordre. Sideløbende cyklustælles lageret, afvigelser bliver enten reguleret eller undersøgt, og ukurante eller langsomt omsættelige varer gennemgås og nedskrives efter godkendelse. Diagrammet ovenfor viser det hele fordelt på fem baner.

Hvad er et genbestillingspunkt, og hvor ligger det i processen?

Genbestillingspunktet er den beholdning, hvor genanskaffelsen skal sættes i gang, for at varen ikke slipper op, før den nye ordre er kommet hjem. Det er normalt forventet forbrug i genanskaffelsestiden plus sikkerhedslager. I denne proces kontrolleres det umiddelbart efter, at forbruget er bogført, fordi det at måle mod en forældet beholdning er den hyppigste grund til, at en vare løber tør, selvom den teknisk set havde ligget under genbestillingspunktet i fjorten dage.

Hvordan skal en afvigelse ved en lageroptælling håndteres?

Sammenlign det talte antal med systemets antal, og brug en tolerance, der er aftalt på forhånd. Inden for tolerancen: bogfør reguleringen med en årsagskode. Uden for tolerancen: undersøg, før I regulerer. De typiske årsager er en placering bogført på den forkerte lagerplads, forbrug der ikke er bogført, fejl i enhedsangivelsen, uregistreret spild eller en fejltælling, og flere af dem løses med en omtælling frem for en regulering. Det er registreringen af årsagen, der gør reguleringsdataene brugbare senere.

Hvad er forskellen på cyklustælling og en fuld statusoptælling?

Cyklustælling tæller løbende en delmængde af varerne, som regel prioriteret efter ABC-klasse, så varer med høj værdi eller høj omsætningshastighed tælles oftere, og den kører uden at stoppe driften. En fuld statusoptælling tæller alt på ét tidspunkt og kræver normalt, at bevægelser fryses. Nogle virksomheder kører et dokumenteret cyklustællingsprogram i stedet for en årlig totaloptælling, men det afhænger af den nøjagtighed, de kan dokumentere, og af at revisor er med på det.