Flowchart for indkøbsanmodninger og godkendelse

Hvad er flowchart for indkøbsanmodninger og godkendelse?

En indkøbsanmodning er en intern anmodning om at købe noget. Den forpligter ikke over for en leverandør: den findes, for at organisationen kan blive enig om, hvad der købes, hvem der betaler, og om pengene er der, før en indkøber binder sig. Anmodningsprocessen er alt mellem, at nogen erkender et behov, og at indkøb konverterer en godkendt anmodning til en indkøbsordre.

Anmodninger går sjældent i stå på selve godkendelsesbeslutningen. De går i stå, fordi specifikationen er for løs til at købe efter, fordi omkostningsstedet eller finanskontoen mangler, eller fordi ingen er sikker på, hvem der skriver under, når beløbet krydser en grænse. Hver af de ting sender anmodningen retur til rekvirenten, typisk flere dage senere og typisk på mail, så returrejsen aldrig dukker op i systemets rapport over gennemløbstid. Når anmodningsfasen tegnes op i baner, bliver de sløjfer synlige, og man kan se, hvem der holder anmodningen på ethvert tidspunkt.

Denne skabelon dækker udelukkende anmodningsfasen, til gengæld i detaljer, fordelt på fem baner: rekvirent, nærmeste leder, budgetansvarlig, indkøb og økonomi. Den indeholder kontrollen af budgettet, lederens beslutning, videreledning til en ekstra godkender over beløbsgrænsen, indkøbs gennemgang 'Er specifikationen fyldestgørende?' med en retursløjfe til afklaring, og et separat hastespor for hastende anmodninger, hvor begrundelsen for hastebehandlingen stadig bliver registreret.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Rekvirentbanen forrest i forløbet: indkøbsbehov identificeret, anmodning oprettet med en specifikation, nogen faktisk kan købe efter, og derefter omkostningssted og finanskonto tilføjet, før den flytter sig
• Forgreningen 'Haster anmodningen?' allerede ved oprettelsen, som sender standardanmodninger ind i det normale godkendelsesforløb og hastende anmodninger ind i hastesporet
• Kontrollen 'Er der budget på omkostningsstedet?' i den budgetansvarliges bane, hvis Nej-gren rammer beslutningen 'Genindsend med ændringer?', der enten vender tilbage til anmodningen eller ender i 'Anmodning afvist'
• To godkendelsesporte i rækkefølge: lederens beslutning og derefter 'Overstiger beløbet godkendelsesgrænsen?', som sender alt over grænsen videre til den budgetansvarlige som ekstra godkender. En afvisning ved begge porte løber tilbage til den samme genindsendelsesbeslutning i stedet for at dø i stilhed
• Indkøbs gennemgang 'Er specifikationen fyldestgørende?' med en retursløjfe til afklaring hos rekvirenten, så en uindkøbelig anmodning kommer retur, mens den stadig kun er en anmodning
• To afsluttende veje, der mødes ved oprettelsen af indkøbsordren: økonomi bekræfter kontering og midler på standardvejen, og på hastesporet giver den budgetansvarlige nødgodkendelse, hvorefter begrundelsen for hastebehandlingen dokumenteres

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skal dokumentere anmodningsfasen, før I konfigurerer godkendelsesregler i et ERP- eller purchase-to-pay-system, hvor vejen skal være aftalt, før nogen bygger den
• I vil ned i gennemløbstid, fordi anmodninger bliver ved med at ryge retur på grund af manglende kontering eller en ubrugelig specifikation
• I fastsætter eller gennemgår jeres beløbsgrænser for godkendelse og har brug for ét billede af, hvem der godkender hvad ved hvilket beløb
• Nye rekvirenter og godkendere skal kunne se, hvor deres trin sidder, og hvad der sker længere fremme, hvis de lader det ligge
• I vil have styr på hastekøb ved at definere et hastespor, der findes på papir, i stedet for telefonopkald, der går uden om processen

Sådan fungerer det

1. Navngiv de roller, I faktisk har

   Omdøb de fem swimlanes til jeres reelle funktioner. I mindre organisationer er nærmeste leder og den budgetansvarlige den samme person: slå de baner sammen frem for at tegne to godkendelser, som én person giver på én gang. Brug én bane pr. beslutningstager, ikke pr. navngiven medarbejder, så diagrammet overlever, at nogen skifter job.

2. Sæt jeres beløbsgrænser og den ekstra godkender ind

   Udskift den generiske beslutning 'Overstiger beløbet godkendelsesgrænsen?' med tallene fra jeres beføjelsesoversigt, og angiv valutaen. Skriv, hvem den ekstra godkender er i hvert interval. Tilføj kun et tredje interval, hvis I reelt har et, og hold øje med anmodninger, der splittes op lige under en grænse.

3. Beslut, hvad budgetkontrollen tester, og hvornår

   Ryk kontrollen tidligere, hvis jeres system blokerer en anmodning allerede ved indsendelse, eller lad den ligge før godkendelsesportene, hvis økonomi validerer bagefter. Skriv ned, om den også tester disponerede beløb (åbne anmodninger og åbne indkøbsordrer) og ikke kun bogførte posteringer, de to giver forskellige svar.

4. Skriv ned, hvad 'fyldestgørende specifikation' betyder

   Lav indkøbs gennemgang om til en nedskrevet tjekliste: antal og enhed, ønsket leveringsdato, vedhæftet specifikation eller tilbud, aftaleleverandør eller katalogvare og korrekt finanskonto. Uden den kører retursløjfen på individuelt skøn, og rekvirenterne kan ikke forudsige den.

5. Sæt rammer om hastesporet, før I udgiver det

   Definer, hvem der må aktivere en hastende anmodning, sæt et beløbsloft, kræv den samme kontering som ved enhver anden anmodning, og fastlæg hvornår begrundelserne for hastebehandling bliver gennemgået. Et hastespor uden rammer er blevet standardvejen inden for et kvartal.

6. Send diagrammet rundt, og hold én gældende version

   Del diagrammet med indkøb, økonomi og alle de godkendere, der står på det, registrer deres godkendelse på selve diagrammet, så der findes dokumentation for, hvem der tiltrådte hvilken version, og link til den gældende version fra jeres indkøbspolitik frem for at klistre et skærmbillede ind i et kursusmateriale.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på en indkøbsanmodning og en indkøbsordre?

En indkøbsanmodning er en intern anmodning om at købe. Den bærer specifikationen, omkostningsstedet og finanskontoen, sendes til budget- og ledelsesgodkendelse og skaber ingen forpligtelse over for en leverandør. En indkøbsordre er den eksterne forpligtelse, der udstedes, når anmodningen er godkendt, og som fastlægger vare, antal, pris og leveringsbetingelser. Alt i dette diagram sker, før indkøbsordren findes; sidste trin er, at indkøb opretter indkøbsordren ud fra den godkendte anmodning.

Hvem bør godkende en indkøbsanmodning?

To roller, som nogle gange er samme person. Nærmeste leder bekræfter, at behovet er reelt og rimeligt; den budgetansvarlige ejer pengene og bekræfter, at omkostningsstedet kan bære udgiften. Over et beløb hentet fra jeres beføjelsesoversigt skriver en ekstra godkender også under. Indkøb gennemgår anmodningen, men godkender ikke selve udgiften, hvilket holder den, der specificerer købet, adskilt fra den, der forpligter midlerne.

Hvad skal en indkøbsanmodning indeholde?

Nok til, at en anden kan købe varen uden at spørge dig om noget: en beskrivelse eller specifikation, antal og enhed, ønsket leveringsdato, anslået beløb og valuta, omkostningssted og finanskonto, eventuel aftale- eller foretrukken leverandør, et tilbud eller et link hvor det findes, og en kort forretningsmæssig begrundelse. Manglende kontering og løse specifikationer er de to ting, der sender anmodninger retur, derfor placerer skabelonen begge dele før den første godkendelsesport.

Hvordan skal hastende anmodninger og nødkøb håndteres?

Med en vej, der er defineret frem for improviseret. I dette diagram går et hastemarkeret ærinde til kontrollen 'Er hastesagen begrundet?', og alt, der ikke består den, falder tilbage i standardforløbet. Ægte hastesager får nødgodkendelse fra den budgetansvarlige alene, men får stadig registreret en begrundelse for hastebehandlingen og rammer stadig det samme trin, hvor indkøbsordren oprettes. Sæt et loft over det beløb, hastesporet må bære, og gennemgå begrundelserne med jævne mellemrum, ellers bliver undtagelsen stille og roligt til processen.