Flowchart for godkendelse af udlæg

Hvad er flowchart for godkendelse af udlæg?

En udlægsproces handler om penge, en medarbejder allerede har lagt ud. Nogen har betalt en togbillet, en kundemiddag eller et hotel (af egen lomme eller på firmakortet), og organisationen skal nu kontrollere, kontere og udligne beløbet. Det gør den til et andet problem end fakturagodkendelse, hvor det er en leverandørs krav mod en indkøbsordre, der behandles. Her er der ingen ordre at matche imod og ingen leverandørstamdata at kontrollere: dokumentationen er en kvittering, som kun medarbejderen har, modparten er en kollega, der står med pengene ude, indtil økonomi handler, og beløbet forlader huset via lønnen frem for kreditorbetalingskørslen.

Afregninger går i stå af en kort liste af grunde. Kvitteringen mangler eller kan ikke læses. Afregningen er konteret på en kategori eller et omkostningssted, der ikke bærer forbruget. Afregningen er uden for politikken og bliver behandlet som en datafejl og sendt retur til rettelse, selv om det i virkeligheden er en beslutning, nogen med bemyndigelse skal træffe og dokumentere. Godkendelsen gives af den, der er tættest på, frem for den, der har budgettet. Og ingen leder efter dubletter: hvilket i udlæg betyder noget helt andet end i fakturaer: en taxa, som begge passagerer afregner, en korttransaktion, der også afregnes som kontant, eller en kvittering, der fotograferes to gange og indsendes en måned senere.

Skabelonen tegner en afregning hen over fem baner (Medarbejder, Nærmeste leder, Økonomi/kreditor, Løn og Revisor) og syv faser fra registrering til revision. Den er bevidst tydelig omkring de tre punkter, teams altid diskuterer bagefter: politikkontrollen har separate udgange for en fejl, der kan rettes, og et reelt brud, godkendelsen rutes efter en nedskrevet beløbsgrænse frem for efter hvem der er ledig, og dubletkontrollen kører, før der bruges arbejde på kontering og betaling. Ret grænser, kategorier og rollenavne, så de passer til jeres egen udlægspolitik og fuldmagtsmatrix.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem swimlanes (Medarbejder, Nærmeste leder, Økonomi/kreditor, Løn og Revisor) fordelt på syv faser: Registrering, Indsendelse, Validering, Godkendelse, Økonomikontrol, Refusion og Revision.
• Én kontrol, "Kvittering vedhæftet og inden for politikken?", med tre udgange: en afregning, der overholder politikken, går videre til nærmeste leder, en mangelfuld sendes retur til medarbejderen, og et brud på politikken sendes til en dispensationsbeslutning i stedet for at blive returneret som en fejl.
• Brudgrenen "Er der givet dispensation?" i banen Økonomi/kreditor. En given dispensation føres tilbage til den normale godkendelsesvej, mens et afslag ender i "Afregning afvist og lukket", samme udgang som en afvisning fra nærmeste leder.
• To godkendelser i træk: "Godkender nærmeste leder afregningen?" og derefter "Er beløbet over godkendelsesgrænsen?", hvor en afregning over grænsen først skal gennem "Eskaler til ekstra godkender", før økonomi ser den.
• "Er afregningen en dublet?" som det allerførste i økonomikontrollen med udgangen "Sæt i bero og undersøg dubletten", efterfulgt af "Kontroller bilag og konter moms" og "Bogfør afregningen".
• To refusionsveje i "Refusion via løn eller betalingskørsel?", der mødes i "Medarbejderen refunderet og orienteret", plus en stikprøvegren fra bogføringen ind i revisorbanen: udtag afregninger til stikprøve, test om hver enkelt er dokumenteret, kræv beløbet tilbage og log fundet, hvis den ikke er, og rapporter fundene.

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skriver jeres rejse- og udlægspolitik om, og både rutningen og undtagelsesvejen er lettere at blive enige om som et billede end som afsnit i et dokument.
• I sætter et udlægssystem eller et ERP-modul op, hvor godkendelsesflow, beløbsgrænser og krav til kvitteringer skal være beskrevet, før noget bygges.
• I skal fastsætte eller revidere beløbet, hvor en ekstra godkender kommer på, så fuldmagtsmatricen bliver en synlig rutningsregel frem for en vane.
• I skal introducere nye ledere, der godkender afregninger, og nye medarbejdere, der har brug for at se, hvad der sker, når en kvittering mangler, eller forbruget ligger uden for politikken.
• I forbereder en gennemgang af udlæg eller en momskontrol, hvor I skal kunne vise, hvordan afregninger dokumenteres, konteres og kontrolleres med stikprøver efter udbetaling.

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til de roller, I faktisk har

   Erstat Medarbejder, Nærmeste leder, Økonomi/kreditor, Løn og Revisor med jeres egne funktioner. I mindre organisationer er økonomi og løn det samme skrivebord: slå de baner sammen frem for at tegne en overlevering, der aldrig sker. Hvis et shared service-center forkontrollerer afregninger, før lederen ser dem, så giv det sin egen bane i stedet for at gemme arbejdet i lederens.

2. Skriv ned, hvad "inden for politikken" betyder

   Kontrollen er kun så god som politikken bag den. List de kategorier, der kan afregnes, grænserne pr. deltager, beløbet hvor en kvittering ikke er påkrævet, samt jeres kilometer- og diætsatser. Hæng listen på trinnet "Kvittering vedhæftet og inden for politikken?", så alle godkendere anvender den samme test.

3. Sæt rigtige tal på beløbsgrænsen

   Erstat "Er beløbet over godkendelsesgrænsen?" med jeres egen grænse, skriv hvilken valuta den er i, og angiv hvem der skriver under i hvert interval. Beslut, om testen læser afregningens samlede beløb eller en enkelt linje, ellers ankommer én rejse som flere afregninger, der hver især ligger under grænsen.

4. Definer nøglerne i dubletkontrollen

   Beslut, hvad der gør to afregninger ens. Medarbejder, dato, beløb og forretningssted er den sædvanlige kombination, udvidet til at sammenligne på tværs af medarbejdere ved delte udgifter som en taxa eller en frokost for teamet. Skriv, at en mistænkt dublet sættes i bero og undersøges frem for at blive slettet: reelt gentaget forbrug på samme rute samme dag findes.

5. Vælg refusionsvejen, og offentliggør deadline

   Beslut, hvilke afregninger der går via lønnen, og hvilke der kommer med i en betalingskørsel, og meld deadline ud for begge. De fleste diskussioner om udlæg handler om tid frem for beløb: en medarbejder, der kender ugens deadline og den næste lønkørselsdato, holder op med at rykke økonomi.

6. Aftal stikprøvereglen, og hold én gældende version

   Skriv, hvor ofte stikprøven udtages, og hvordan den vægtes: for eksempel mod store beløb, givne dispensationer og godkendelser givet af en, der refererer til medarbejderen. Gå det færdige diagram igennem med en leder, økonomi og løn, ret det til det, de rent faktisk gør, og udgiv derefter den version og behold de tidligere, så enhver, der åbner diagrammet senere, kan se, hvilken udgave de læser.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin består godkendelse af udlæg af?

Et typisk forløb er: medarbejderen afholder udgiften og gemmer kvitteringen og indsender derefter en afregning konteret på en kategori i politikken og et omkostningssted. Afregningen kontrolleres for gyldig kvittering og for overholdelse af politikken, hvor mangelfulde afregninger sendes retur til medarbejderen, og afregninger uden for politikken går til en dispensationsbeslutning. Nærmeste leder godkender den forretningsmæssige begrundelse, en beløbsgrænse afgør, om der skal en ekstra godkender på, og økonomi kontrollerer derefter for dubletter, verificerer bilaget, konterer momsen og bogfører afregningen. Refusionen sker enten i næste lønkørsel eller i en betalingskørsel, og en stikprøve af de godkendte afregninger kontrolleres bagefter.

Hvad er forskellen på godkendelse af udlæg og fakturagodkendelse?

Et udlæg er et forbrug, en medarbejder har afholdt, og som refunderes til en person; en faktura er en leverandørs betalingskrav, typisk rejst mod en indkøbsordre. De praktiske forskelle følger deraf. Der er ingen indkøbsordre eller varemodtagelse at matche mod, så dokumentationen er kvitteringen plus det forretningsmæssige formål, medarbejderen angiver. Der er ingen betalingsbetingelser, så deadline er lønkørslen eller betalingskørslen frem for en forfaldsdato. Godkenderen vurderer, om forbruget var rimeligt og inden for politikken, ikke om et beløb stemmer med en ordre. Og dubletkontrollen skal fungere uden et fakturanummer, altså på medarbejder, dato, beløb og forretningssted.

Hvem bør godkende et udlæg, og hvordan virker beløbsgrænser?

Medarbejderens nærmeste leder bør godkende hver afregning, for det er lederen, der kan vurdere, om rejsen eller købet var nødvendigt, og om den angivne begrundelse holder. Ingen godkender sine egne udlæg, og en afregning bør ikke godkendes af en, der refererer til medarbejderen. Over et fastsat beløb kommer en ekstra godkender på (typisk en chef et niveau op eller økonomichefen), så de store afregninger får et ekstra sæt øjne uden at bremse de rutinemæssige. Den grænse hører hjemme i udlægspolitikken med rutningen sat op til at håndhæve den, så ingen godkender står og vurderer på dagen, om en afregning er stor nok til at sende videre.

Hvad skal der ske med et udlæg uden for politikken?

Behandl det som en beslutning frem for en fejl. Sender I det retur til rettelse, inviterer I medarbejderen til at kontere det samme forbrug på en kategori, der går igennem, og der er ingen dokumentation for, at bruddet skete. I dette diagram har bruddet sin egen udgang til "Er der givet dispensation?": en, der har bemyndigelse til at give en undtagelse, giver den (med begrundelsen noteret), hvorefter afregningen føres tilbage til den normale godkendelsesvej, eller giver afslag, og så afvises og lukkes afregningen. Gennemgå de givne dispensationer med jævne mellemrum, for en kategori, der kræver en dispensation hver måned, er en politik, der skal laves om.

Hvordan undgår I dobbelte udlæg?

Kør kontrollen som det første trin i økonomikontrollen, før der bruges kontering eller betalingsarbejde på afregningen. Udlæg har intet fakturanummer, så match på kombinationen af medarbejder, dato, beløb og forretningssted, og sammenlign på tværs af medarbejdere og ikke kun inden for én afregning: en delt taxa eller en frokost for teamet bliver ofte indsendt af to, der begge deltog. Hold øje med korttransaktioner, der også afregnes som kontant, og med kvitteringer, der fotograferes igen og indsendes uger senere. Sæt en mistænkt dublet i bero og undersøg den frem for at slette den: reelt gentaget forbrug, som den samme tur samme ugedag, forekommer.