请购与审批流程图
请购流程图：规格说明与科目填写、预算检查、直属经理与门槛以上审批、采购复核，以及一条定义清楚的紧急快速通道。
什么是请购与审批流程
请购单是一份内部的采购请求。它不对供应商构成任何义务：它之所以存在，是为了让组织在采购人员作出承诺之前，先就买什么、谁付钱、钱在不在这几件事达成一致。请购流程就是从有人识别出需求，到采购把一份已获批准的请购单转为采购订单之间的全部内容。
请购单很少卡在审批决策本身。它们卡住，是因为规格说明太含糊、没法照着去买，因为成本中心或总账科目没填，或者因为金额越过某个门槛之后没有人确定该由谁签字。这些情况都会把请购单退回给申请人——通常已经过了好几天，而且通常走的是邮件，于是这段返程从来不会出现在系统的周期时长报表里。把请购阶段铺在泳道上，这些回路就会变得可见，也能看出此刻是谁手上拿着这份请购单。
本模板只覆盖请购阶段，但覆盖得很细，分布在五条泳道上：申请人、直属经理、预算责任人、采购与财务。它包含预算是否可用的检查、直属经理的决策、金额超过审批权限时向第二审批人的分流、采购的“规格是否填写正确？”复核及其退回澄清的回路，以及一条独立的紧急快速通道——即便走这条通道，动用快速通道的理由仍然会被记录下来。
本流程图涵盖的内容
本模板包含
- 位于流程最前端的申请人泳道：识别出采购需求，提交一份别人真的能照着去买的规格说明，然后在请购单往下走之前先填上成本中心与总账科目。
- 在提交时就出现的“是否为紧急请购？”分支，把常规请购送入正常的审批序列，把紧急请购送入快速通道。
- 预算责任人泳道中的“成本中心是否有预算？”检查，其“否”分支通向“是否修改后重新提交？”决策，要么退回请购单，要么终止于“请购单被驳回”。
- 两道依次进行的审批关口：直属经理的决策，然后是“金额是否超过审批权限？”，把超过限额的一切送往预算责任人作为第二审批人。任一关口的驳回都汇入同一个重新提交决策，而不是无声无息地消失。
- 采购的“规格是否填写正确？”复核，带一条退回申请人澄清的回路，让一份买不了的请购单在它还只是请购单的时候就被退回来。
- 在开立采购订单处汇合的两条收尾路径：常规路径上由财务确认科目与资金，快速通道上由预算责任人做紧急授权，随后记录快速通道的理由。
何时使用本模板
- 你们要在 ERP 或采购到付款系统中配置审批规则之前记录请购阶段，而这条路径必须在有人动手搭建之前先达成一致。
- 你们想压缩周期时长，因为请购单总是因为科目没填或规格没法用而被退回来。
- 你们在设定或复核审批金额门槛，需要一张图说清楚在哪个金额上由谁审批。
- 新的申请人和审批人需要看到自己的步骤位于哪里，以及如果他们压着不动，下游会发生什么。
- 你们想把紧急采购管起来：与其让人打电话完全绕开流程，不如定义一条写在纸面上的快速通道。
运作方式
写上你们真实存在的角色
把五条泳道改成你们自己的职能。在较小的组织里，直属经理和预算责任人是同一个人——那就把这两条泳道合并，而不是画出一个人一次给出的两道审批。按决策者划分泳道，而不是按具体某个人，这样有人换岗时这张图仍然成立。
填入你们的金额门槛和第二审批人
把通用的“金额是否超过审批权限？”换成你们授权审批表上的数字，并写明币种。写清每个区间的第二审批人是谁。只有在确实存在第三档时才增加，并留意那些被拆分到刚好低于限额的请购单。
决定预算检查测什么、在什么时候测
如果你们的系统在提交时就会拦下请购单，就把这道检查前移；如果财务是在事后校验，就把它留在审批关口之前。同时记录它除了已入账的实际发生额之外，是否也核查已承诺支出（未结请购单与未结采购订单）——这两种口径给出的答案并不一样。
写下“规格填写正确”到底指什么
把采购的复核变成一份成文的检查清单：数量与计量单位、需求日期、随附的规格说明或报价、合同供应商或目录商品，以及正确的总账科目。没有这份清单，退回澄清的回路就只能靠个人判断，申请人无从预期。
在发布快速通道之前先给它划定边界
定义谁可以启用紧急请购、设一个金额上限、要求与其他请购单一样填好成本中心和总账科目，并确定何时复核这些快速通道的理由。一条没有边界的快速通道，一个季度之内就会变成默认路径。
把图发出去，并只保留一个现行版本
把这张图发给采购、财务和图中列出的每一位审批人，把他们的确认直接记录在图上，这样就留下了谁认可了哪一版的凭证；再从你们的采购政策链接到现行版本，而不是把一张截图贴进培训材料。
常见问题
请购单与采购订单有什么区别？
请购单是一份内部的采购请求。它带有规格说明、成本中心和总账科目，被送去做预算和管理层审批，且不对供应商产生任何义务。采购订单是请购获批之后开立的对外承诺，它确定物品、数量、价格和交付条款。本图中的一切都发生在采购订单出现之前；最后一步才是采购依据已获批准的请购单开立采购订单。
谁应该审批一份请购单？
两个角色，有时由同一个人担任。直属经理确认这项需求真实且合理；预算责任人掌管这笔钱，确认成本中心承担得起。超过取自授权审批表的某个金额之后，还要由第二审批人签字。采购会复核请购单，但不审批这笔支出——这就把提出采购规格的人与承诺动用资金的人分开了。
一份请购单应该包含什么？
足以让别人不用再问你任何问题就能把东西买下来：一段描述或规格说明、数量与计量单位、需求日期、预估金额与币种、成本中心与总账科目、任何合同供应商或优先供应商、已有报价时附上报价或链接，以及一段简短的业务理由。科目没填和规格含糊，是把请购单退回来的两大原因——所以本模板把这两件事都放在第一道审批关口之前。
紧急请购和应急采购应该怎么处理？
用一条被定义出来的路径，而不是临场发挥。在本图中，标记为紧急的请购会走到“紧急需求是否有正当理由？”这道检查，没有通过的退回常规序列。真正的紧急情况可以由预算责任人单人授权，但仍然要记录快速通道的理由，并且仍然走到同一个开立采购订单的步骤。给快速通道能承载的金额设上限，并定期复核这些理由——否则例外会悄悄变成流程本身。