Processkabeloner til indkøb-til-betaling (6 forbundne flowcharts)

Hvad pakken indeholder

1. 1. Flowchart for indkøbsanmodninger og godkendelse

   Behovet og dets godkendelser, før der findes nogen forpligtelse over for en leverandør.

2. 2. Flowchart for onboarding af leverandører

   Den gren, der tages, når leverandøren er ny — eller når en eksisterende leverandørs bankoplysninger ændres.

3. 3. Flowchart for indkøbsordreprocessen (P2P)

   Selve forpligtelsen: indkøbsordren, dens godkendelse og afsendelsen til leverandøren.

4. 4. Flowchart for varemodtagelse (fra rampe til varemodtagelsesnota)

   Modtagelsessiden af trevejsmatchet — hvad der faktisk kom ind, og i hvilken stand.

5. 5. Flowchart for fakturagodkendelse

   Selve matchet, plus undtagelsesvejene for, når de tre dokumenter ikke stemmer.

6. 6. Flowchart for kreditorprocessen (hele forløbet)

   Betalingskørslen, kontrollen med bankoplysninger og betalingsadviset tilbage til leverandøren.

Sådan hænger de sammen

Flowchart for indkøbsanmodninger og godkendelse → Flowchart for onboarding af leverandører

Ved "Indkøb gennemgår anmodningen" finder indkøberen ud af, om leverandøren allerede findes. Gør den ikke det, står anmodningen stille her, indtil onboarding er gennemført — og derfor er det et link til en anden proces og ikke et trin i denne.

Flowchart for indkøbsanmodninger og godkendelse → Flowchart for indkøbsordreprocessen (P2P)

"Opret indkøbsordre ud fra anmodningen" er det øjeblik, hvor en intern anmodning bliver til en ekstern forpligtelse. Alt før det kan trækkes tilbage i stilhed; alt efter det involverer en leverandør.

Flowchart for indkøbsordreprocessen (P2P) → Flowchart for varemodtagelse (fra rampe til varemodtagelsesnota)

"Registrér varemodtagelse" er det første af de tre matchdokumenter, der opstår efter indkøbsordren. Varemodtagelsen producerer det, og linket peger på den proces, der fortæller dem hvordan.

Flowchart for varemodtagelse (fra rampe til varemodtagelsesnota) → Flowchart for fakturagodkendelse

"Nota bogført til fakturamatch" er dér, hvor varemodtagelsens opgave slutter og kreditors begynder. Notaen er dokumentationen; matchet er det, der forbruger den.

Flowchart for indkøbsordreprocessen (P2P) → Flowchart for fakturagodkendelse

"Bogfør faktura i kreditor" er det tredje dokument, der lander. Det peger på matchprocessen frem for at beskrive den, fordi undtagelsesvejene — mængdeafvigelse, prisafvigelse, slet ingen ordre — er et diagram for sig.

Flowchart for fakturagodkendelse → Flowchart for kreditorprocessen (hele forløbet)

"Læg i næste betalingskørsel" overdrager en matchet og godkendt faktura til betalingsforløbet. Det er sidste punkt, hvor en fejl stadig er billig at rette.

Flowchart for kreditorprocessen (hele forløbet) → Flowchart for onboarding af leverandører

"Bekræft bankændring ved opkald" peger med vilje baglæns ind i leverandøronboarding: at ændre en eksisterende leverandørs bankoplysninger fortjener samme verifikation som at oprette en helt ny leverandør, og at behandle det som en mindre kontrol er præcis dét, der får omdirigeringssvindel til at lykkes.

Sådan fungerer det

1. Sæt jeres godkendelsesgrænser først

   Både anmodnings- og indkøbsordrediagrammet forgrener sig på beløb. Erstat pladsholdergrænserne med jeres egne fuldmagtsgrænser, før nogen læser diagrammerne, ellers bliver de citeret som gældende politik.

2. Følg ét rigtigt indkøb hele vejen igennem

   Tag en indkøbsordre fra den seneste tid, og følg den gennem alle seks diagrammer via linkene. Hvert sted, hvor papirsporet afviger fra tegningen, er et fund, I ellers ville få af en revisor.

3. Sæt navn på undtagelsesejerne i fakturadiagrammet

   Matchdiagrammets afvigelsesgrene er dér, hvor P2P reelt bruger sin tid. Sæt en navngiven rolle på hver gren — et procesdiagram, hvis undtagelsesveje ingen ejer har, sender alt videre til den, der svarer først.

4. Behold det baglæns link om bankændringer

   Det ligner en fejl i tegningen, og det er pakkens mest værdifulde link. Ligger jeres opkaldsverifikation i en separat politik, så flyt den ind i leverandørdiagrammet, så begge indgange rammer den samme kontrol.

5. Slå godkendelser til på de to diagrammer, økonomi ejer

   Fakturagodkendelse og kreditor er det par, der har en historie at fortælle om funktionsadskillelse. Godkendelseshistorik på netop de to er dét, der gør mappen til dokumentation.

Ofte stillede spørgsmål

Passer det til et bestemt ERP-systems P2P-modul?

Nej, og det er med vilje. De seks diagrammer beskriver forløbet, som det fungerer i de fleste mellemstore organisationer, hvilket ligger tæt nok på SAP, NetSuite, Dynamics og Coupa til at være et udgangspunkt for dem alle. Trinnavne og godkendelsesgrænser er jeres egne at ændre.

Kræver det et betalt abonnement?

Ja — skabelonpakker indgår i Plus. En pakke opretter seks diagrammer på én gang, og gratisplanen rummer tre. Hver af de seks skabeloner findes også enkeltvis og gratis.

Hvorfor peger kreditor tilbage på leverandøronboarding?

Fordi en ændring af bankoplysninger hos en eksisterende leverandør bærer samme risiko som en ny leverandør og som regel kontrolleres langt løsere. At tegne det som et link ind i onboardingens verifikation er dét, der forhindrer, at det bliver håndteret som en rutinemæssig rettelse af stamdata.

Kan vi bruge det til en SOX- eller intern kontrolgennemgang?

Det giver jer procesdokumentationen og, med godkendelser slået til, en registrering af, hvem der har godkendt hvilken version og hvornår. Kontroltest kræver stadig transaktionsstikprøver fra jeres ERP — diagrammerne beskriver kontrollerne, de dokumenterer ikke den enkelte udførelse.