Purchase-to-Pay Prozessvorlagen (6 verknüpfte Flussdiagramme)

Inhalt des Pakets

1. 1. Prozessdiagramm für die Bestellanforderung (BANF)

   Der Bedarf und seine Freigaben, bevor irgendeine Bindung gegenüber einem Lieferanten besteht.

2. 2. Lieferanten-Onboarding: Vorlage für das Prozessdiagramm

   Der Zweig für neue Lieferanten — und für geänderte Bankdaten bestehender Lieferanten.

3. 3. Flussdiagramm für den Bestellprozess (P2P)

   Die Bindung selbst: die Bestellung, ihre Freigabe und ihr Versand an den Lieferanten.

4. 4. Flussdiagramm Wareneingangsprozess: von der Anlieferung zum Beleg

   Die Wareneingangshälfte des Drei-Wege-Abgleichs: was wirklich ankam und in welchem Zustand.

5. 5. Rechnungsfreigabe: Flussdiagramm für Eingangsrechnungen

   Der Abgleich selbst, samt der Ausnahmepfade für den Fall, dass die drei Belege abweichen.

6. 6. Kreditorenbuchhaltung: Flussdiagramm des gesamten Prozesses

   Der Zahllauf, die Bankdatenkontrollen und die Zahlungsavis zurück an den Lieferanten.

Wie sie zusammenhängen

Prozessdiagramm für die Bestellanforderung (BANF) → Lieferanten-Onboarding: Vorlage für das Prozessdiagramm

Bei „Einkauf prüft Anforderung“ stellt sich heraus, ob dieser Lieferant überhaupt schon existiert. Wenn nicht, bleibt die Anforderung hier liegen, bis das Onboarding abgeschlossen ist — deshalb ist das eine Verknüpfung zu einem anderen Prozess und kein Schritt in diesem.

Prozessdiagramm für die Bestellanforderung (BANF) → Flussdiagramm für den Bestellprozess (P2P)

„Bestellung aus Anforderung erzeugen“ ist der Moment, in dem aus einem internen Wunsch eine externe Verpflichtung wird. Alles davor lässt sich still zurückziehen; alles danach betrifft einen Lieferanten.

Flussdiagramm für den Bestellprozess (P2P) → Flussdiagramm Wareneingangsprozess: von der Anlieferung zum Beleg

„Wareneingang buchen“ ist der erste der drei Abgleichsbelege, der nach der Bestellung entsteht. Das Wareneingangsteam erzeugt ihn, und die Verknüpfung zeigt auf den Prozess, der ihm sagt, wie.

Flussdiagramm Wareneingangsprozess: von der Anlieferung zum Beleg → Rechnungsfreigabe: Flussdiagramm für Eingangsrechnungen

„Wareneingang für Rechnungsprüfung gebucht“ ist die Stelle, an der die Arbeit des Wareneingangs endet und die der Kreditorenbuchhaltung beginnt. Der Beleg ist der Nachweis; der Abgleich ist das, was ihn verbraucht.

Flussdiagramm für den Bestellprozess (P2P) → Rechnungsfreigabe: Flussdiagramm für Eingangsrechnungen

„Rechnung in der Kreditorenbuchhaltung erfassen“ ist der dritte Beleg, der eintrifft. Er verweist auf den Prüfprozess, statt ihn zu beschreiben, denn die Ausnahmepfade — Mengenabweichung, Preisabweichung, gar keine Bestellung — sind ein eigenes Diagramm.

Rechnungsfreigabe: Flussdiagramm für Eingangsrechnungen → Kreditorenbuchhaltung: Flussdiagramm des gesamten Prozesses

„In den nächsten Zahllauf einplanen“ übergibt eine abgeglichene, freigegebene Rechnung an den Zahlungszyklus. Das ist der letzte Punkt, an dem ein Fehler noch billig zu beheben ist.

Kreditorenbuchhaltung: Flussdiagramm des gesamten Prozesses → Lieferanten-Onboarding: Vorlage für das Prozessdiagramm

„Bankdatenänderung per Rückruf bestätigen“ führt bewusst rückwärts ins Lieferanten-Onboarding: Geänderte Bankdaten eines bestehenden Lieferanten verdienen dieselbe Prüfung wie ein neu angelegter, und genau daran, dass sie als geringere Kontrolle behandelt werden, hat Rechnungsumleitungsbetrug Erfolg.

So funktioniert es

1. Zuerst die Freigabegrenzen setzen

   Sowohl das Anforderungs- als auch das Bestelldiagramm verzweigen nach Wert. Ersetzen Sie die Platzhaltergrenzen durch Ihre eigene Unterschriftenregelung, bevor jemand die Diagramme liest, sonst werden sie als Vorgabe zitiert.

2. Eine echte Beschaffung von Anfang bis Ende durchgehen

   Nehmen Sie eine kürzliche Bestellung und verfolgen Sie sie über die Verknüpfungen durch alle sechs Diagramme. Jede Stelle, an der der Belegweg von der Zeichnung abweicht, ist eine Feststellung, die Sie sonst von einem Prüfer bekommen.

3. Im Rechnungsdiagramm die Verantwortlichen für Ausnahmen benennen

   Die Abweichungszweige des Prüfdiagramms sind das, wofür P2P in der Praxis die meiste Zeit aufwendet. Setzen Sie auf jeden Zweig eine benannte Rolle — ein Prozessbild ohne Verantwortliche für Ausnahmen leitet alles an den weiter, der zuerst antwortet.

4. Die rückwärts laufende Bankdaten-Verknüpfung behalten

   Sie sieht in der Zeichnung aus wie ein Fehler und ist die wertvollste Verknüpfung des Pakets. Wenn Ihre Rückrufprüfung in einer separaten Richtlinie steht, holen Sie sie ins Lieferantendiagramm, damit beide Einstiegspunkte dieselbe Kontrolle erreichen.

5. Freigaben auf den beiden Diagrammen der Finanzabteilung aktivieren

   Rechnungsfreigabe und Kreditorenbuchhaltung sind das Paar mit einer Geschichte zur Funktionstrennung. Erst eine Freigabehistorie auf diesen beiden macht aus dem Ordner einen Nachweis.

Häufig gestellte Fragen

Bildet das ein bestimmtes P2P-Modul eines ERP ab?

Nein, und das mit Absicht. Die sechs Diagramme beschreiben den Zyklus so, wie er in den meisten mittelgroßen Organisationen läuft — nah genug an SAP, NetSuite, Dynamics und Coupa, um für jedes davon ein Ausgangspunkt zu sein. Schrittnamen und Freigabegrenzen ändern Sie selbst.

Brauche ich dafür einen kostenpflichtigen Tarif?

Ja — Vorlagenpakete sind in Plus enthalten. Ein Paket erstellt sechs Diagramme auf einmal, und der kostenlose Tarif fasst drei. Jede der sechs Vorlagen gibt es außerdem einzeln und kostenlos.

Warum verweist die Kreditorenbuchhaltung zurück auf das Lieferanten-Onboarding?

Weil geänderte Bankdaten eines bestehenden Lieferanten dasselbe Risiko tragen wie ein neuer Lieferant und meist deutlich lockerer kontrolliert werden. Als Verknüpfung in die Onboarding-Prüfung gezeichnet, lässt sich das nicht mehr als beiläufige Stammdatenänderung abtun.

Taugt das für einen SOX- oder IKS-Walkthrough?

Es liefert die Prozessdokumentation und, mit aktivierten Freigaben, einen Nachweis, wer welche Version wann freigegeben hat. Für Kontrolltests brauchen Sie weiterhin Belegstichproben aus Ihrem ERP — diese Diagramme beschreiben die Kontrollen, sie belegen keine einzelnen Vorgänge.