Rechnungsfreigabe: Flussdiagramm für Eingangsrechnungen
Vorlage für die Rechnungsfreigabe als Swimlane-Diagramm: Erfassung, Dublettenprüfung, Drei-Wege-Abgleich mit Bestellung und Wareneingang, Kontierung, Freigabe nach Wertgrenze, Klärfälle, Buchung und Zahlung.
So funktioniert es
Benennen Sie die Bahnen nach Ihren echten Rollen
Ersetzen Sie Lieferant, Kreditorenbuchhaltung, Budgetverantwortlicher und Finanzleitung durch die Rollen in Ihrem Haus. Übernimmt ein Shared Service Center Erfassung und Abgleich, während ein lokaler Controller kontiert, teilen Sie die Bahn der Kreditorenbuchhaltung in zwei, damit die Übergabe sichtbar wird.
Legen Sie die Schlüssel der Dublettenprüfung fest
Entscheiden Sie, wann zwei Rechnungen dieselbe sind. Lieferantennummer plus Rechnungsnummer ist der Primärschlüssel; Bruttobetrag plus Rechnungsdatum fängt Lieferanten ab, die mit neuer Nummer erneut stellen. Schreiben Sie die Schlüssel in die Notiz am Schritt „Doppelte Rechnung?“, damit niemand raten muss.
Halten Sie Ihre Bestellpflicht schriftlich fest
Legen Sie fest, für welche Ausgaben eine Bestellung zwingend ist und was passiert, wenn eine gefehlt hat. Sind Rechnungen ohne Bestellbezug oberhalb eines Betrags nicht zulässig, ergänzen Sie das als Ausgang an der Verzweigung „Bestellbezug auf der Rechnung?“, statt sie stillschweigend in die Kontierung laufen zu lassen.
Setzen Sie Toleranz und Wertgrenze als Zahlen ein
Tragen Sie an den Entscheidungen „Abgleich innerhalb der Toleranz?“ und „Über der Wertgrenze?“ echte Werte ein, etwa eine Preistoleranz von 5 Prozent oder einen festen Betrag sowie ein Limit des Budgetverantwortlichen, oberhalb dessen die Finanzleitung gegenzeichnet. Unbestimmte Grenzen sind der häufigste Grund, warum ein dokumentierter Prozess ignoriert wird.
Entscheiden Sie, was mit liegengebliebenen Klärfällen passiert
Die Vorlage beendet ungelöste Klärfälle bei „Rechnung an den Lieferanten zurücksenden“. Die meisten Teams wollen zusätzlich eine Fristenregel, etwa eine Erinnerung nach sieben und eine Eskalation nach vierzehn Tagen. Ergänzen Sie diese als terminierte Schritte oder als Notizen an der Klärschleife, damit Ausnahmen nicht unbegrenzt liegen bleiben.
Geben Sie das Diagramm in Umlauf und halten Sie die freigegebene Fassung
Gehen Sie den Ablauf mit der Kreditorenbuchhaltung, einem Budgetverantwortlichen und der Finanzleitung durch, korrigieren Sie ihn auf das, was tatsächlich getan wird statt auf den Richtlinientext, und führen Sie die abgestimmte Fassung unter Versionskontrolle, damit spätere Änderungen nachvollziehbar sind und die aktuell freigegebene Darstellung eindeutig ist.
Häufig gestellte Fragen
Welche Schritte umfasst eine Rechnungsfreigabe?
Der typische Ablauf lautet: Rechnung vom Lieferanten erhalten, im System erfassen mit Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Umsatzsteuer und etwaigem Bestellbezug, auf Dubletten prüfen, entscheiden, ob es eine Rechnung mit oder ohne Bestellung ist, Rechnungen mit Bestellung gegen Bestellung und Wareneingangsbeleg abgleichen beziehungsweise Rechnungen ohne Bestellung dem Budgetverantwortlichen zur Kontierung auf Kostenstelle und Sachkonto vorlegen, nach Wert zur Freigabe steuern, die Freigabe des Budgetverantwortlichen einholen und oberhalb der Wertgrenze zusätzlich die Gegenzeichnung der Finanzleitung, die Rechnung im Hauptbuch buchen und in den nächsten Zahllauf einplanen. Ausnahmen zweigen in einen Klärfall beim Lieferanten ab und kehren nach der Korrektur in den Ablauf zurück.
Wie verhindert man Doppelzahlungen von Rechnungen?
Führen Sie die Dublettenprüfung vor jedem Abgleich und jeder Freigabe durch, also so früh wie möglich bei der Erfassung. Prüfen Sie primär auf Lieferantennummer plus Rechnungsnummer und ergänzen Sie eine zweite Prüfung auf Bruttobetrag plus Rechnungsdatum, um neu ausgestellte Rechnungen mit geänderter Nummer zu erwischen. Verdachtsfälle sollten gesperrt und zur Prüfung gekennzeichnet werden, statt still gelöscht zu werden, denn eine echte zweite Rechnung über denselben Betrag kommt vor, etwa bei wiederkehrenden monatlichen Belastungen. Dubletten rutschen am häufigsten durch, wenn dieselbe Rechnung über zwei Kanäle eingeht, etwa per E-Mail und über ein Lieferantenportal — die Prüfung muss deshalb hinter jedem Eingangskanal liegen.
Worin unterscheidet sich die Freigabe mit und ohne Bestellbezug?
Eine Rechnung mit Bestellbezug trägt die kaufmännische Vereinbarung bereits in sich, die Freigabe ist daher im Wesentlichen ein Abgleich: Die Rechnung wird gegen Bestellung und Wareneingangsbeleg geprüft, und liegen Preis und Menge in der Toleranz, ist die Ausgabe faktisch vorab genehmigt. Eine Rechnung ohne Bestellbezug hat keinen Referenzpunkt, deshalb muss ein Mensch bestätigen, dass die Ausgabe berechtigt ist, und Kostenstelle, Sachkonto und Steuerschlüssel zuordnen, bevor sie zur Freigabe gesteuert werden kann. Dieser zusätzliche Kontierungsschritt ist der Grund, warum Rechnungen ohne Bestellung länger brauchen — und warum viele Organisationen eine Wertgrenze setzen, oberhalb derer eine Bestellung zwingend ist.
Wer sollte eine Rechnung freigeben, und wie funktionieren Wertgrenzen?
Freigeben sollte der Budgetverantwortliche, dessen Kostenstelle die Belastung trägt, denn nur er kann bestätigen, dass Ware oder Leistung empfangen wurde und ihm zuzurechnen ist. Eine Wertgrenze ergänzt oberhalb eines festgelegten Betrags einen zweiten Freigebenden, meist die Finanzleitung oder das Controlling, sodass höhere Ausgaben ein Vier-Augen-Prinzip erhalten, ohne den Regelfall zu verzögern. Wertgrenzen sollten aus einer schriftlichen Unterschriftenregelung stammen und über die Routing-Regel angewendet werden statt von Fall zu Fall gewählt, und eine Ablehnung auf jeder Stufe sollte zurück in die Klärschleife beim Lieferanten führen, statt den Vorgang einfach anzuhalten.