Rechnungsfreigabe: Flussdiagramm für Eingangsrechnungen

Was ist rechnungsfreigabe: flussdiagramm für eingangsrechnungen?

Die Rechnungsfreigabe ist die Kontrollstrecke zwischen dem Eingang einer Lieferantenrechnung und dem Abfluss von Geld vom Bankkonto. In den meisten Finanzabteilungen sind daran vier Parteien beteiligt, die selten zusammensitzen: der Lieferant, der die Rechnung stellt und korrigiert, die Kreditorenbuchhaltung, die sie erfasst und prüft, der Budgetverantwortliche, der bestätigt, dass die Ausgabe seine ist, und sie kontiert, sowie die Finanzleitung, die größere Beträge gegenzeichnet und den Zahllauf freigibt. Als einfache Schrittliste gezeichnet wirkt der Prozess trivial. Erst wenn die Übergaben sichtbar sind, zeigt sich der tatsächliche Aufwand: Jeder Pfeil, der eine Bahn kreuzt, ist eine Warteschlange, ein E-Mail-Verlauf oder eine Rechnung, die im Postfach über das Fälligkeitsdatum hinaus liegen bleibt.

Drei Dinge verursachen den größten Teil der Reibung. Erstens Dubletten: Dieselbe Rechnung kommt per E-Mail und per Post, oder ein Lieferant mahnt und schickt sie erneut: ohne harte Prüfung auf Lieferant plus Rechnungsnummer wird sie zweimal bezahlt. Zweitens die Weiche beim Bestellbezug: Rechnungen mit Bestellung lassen sich automatisch gegen Bestellung und Wareneingangsbeleg abgleichen, während Rechnungen ohne Bestellbezug keinen Referenzpunkt haben und ein Mensch entscheiden muss, auf welche Kostenstelle und welches Sachkonto sie gehören. Drittens Ausnahmen: Eine Preis- oder Mengenabweichung oder ein Budgetverantwortlicher, der die Belastung bestreitet, muss zu einem Klärfall beim Lieferanten werden und anschließend wieder in den Ablauf zurückkehren, statt in einem Postfach zu versanden.

Diese Vorlage bildet all das als bereichsübergreifendes Flussdiagramm mit vier Bahnen und sechs Phasen ab, sodass sichtbar wird, wer welchen Schritt verantwortet und wo eine Rechnung liegen bleiben kann. Sie ist bewusst konkret bei den Kontrollen, an denen die Kreditorenbuchhaltung gemessen wird: Die Dublettenprüfung läuft, bevor Aufwand in Abgleich oder Freigabe fließt, die Toleranzprüfung des Drei-Wege-Abgleichs hat einen ausdrücklichen Fehlerzweig, und die Freigabe wird über eine Wertgrenze gesteuert statt danach, wer gerade verfügbar ist. Nutzen Sie sie als Ausgangspunkt und passen Sie Wertgrenzen, Toleranzen und Rollenbezeichnungen an Ihre eigene Unterschriftenregelung an.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Vier Swimlanes für die Rollen, die eine Rechnung tatsächlich anfassen (Lieferant, Kreditorenbuchhaltung, Budgetverantwortlicher und Finanzleitung), damit jeder Schritt einen benannten Verantwortlichen hat und nicht pauschal bei „den Finanzen“ liegt
• Sechs Phasen über der Zeitachse: Erfassung, Prüfung, Abgleich und Kontierung, Klärung, Freigabe sowie Buchung und Zahlung
• Die Dublettenprüfung „Doppelte Rechnung?“ direkt nach der Erfassung mit dem Ausgang „Sperren und als Dublette kennzeichnen“, sodass Verdachtsfälle gestoppt werden, bevor Aufwand in Abgleich oder Freigabe fließt
• Die Weiche „Bestellbezug auf der Rechnung?“: Rechnungen mit Bestellung durchlaufen den Drei-Wege-Abgleich mit Bestellung und Wareneingang und anschließend die Toleranzprüfung, Rechnungen ohne Bestellung gehen zum Budgetverantwortlichen zur Kontierung auf Kostenstelle und Sachkonto
• Eine Klärschleife beim Lieferanten, in die beide Ausnahmepfade münden: Sowohl ein Abgleich außerhalb der Toleranz als auch eine Ablehnung durch den Budgetverantwortlichen führen zu „Klärfall beim Lieferanten eröffnen“; der Lieferant korrigiert oder erteilt eine Gutschrift, und der Ablauf kehrt an der Weiche zum Bestellbezug zurück, damit jede Rechnungsart auf ihrem eigenen Weg erneut geprüft wird, oder endet bei „Rechnung an den Lieferanten zurücksenden“
• Wertabhängige Freigabesteuerung: Der Budgetverantwortliche gibt jede Rechnung frei, die Entscheidung „Über der Wertgrenze?“ schickt größere Beträge zur Gegenzeichnung an die Finanzleitung, und freigegebene Rechnungen werden im Hauptbuch gebucht und in den nächsten Zahllauf eingeplant

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie schreiben oder überarbeiten eine Verfahrensanweisung für die Kreditorenbuchhaltung und wollen ein einseitiges Bild, das tatsächlich gelesen wird, statt eines sechsseitigen Verfahrenstexts
• Sie schulen neue Mitarbeitende in der Kreditorenbuchhaltung oder ein Shared Service Center, die sehen müssen, wohin eine Rechnung läuft, wenn der Abgleich scheitert oder der Budgetverantwortliche widerspricht
• Sie führen eine Wertgrenze ein oder ändern sie und wollen die Unterschriftenregelung als sichtbare Routing-Regel abbilden statt als Erfahrungswissen einzelner Personen
• Sie konfigurieren eine Rechnungsautomatisierung oder einen Purchase-to-Pay-Workflow im ERP und brauchen einen abgestimmten Ist-Prozess, bevor der Soll-Prozess gebaut wird
• Sie bereiten einen Purchase-to-Pay-Walkthrough vor, in dem ein Prüfer fragt, wer was freigibt und wie Doppelzahlungen verhindert werden

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren echten Rollen

   Ersetzen Sie Lieferant, Kreditorenbuchhaltung, Budgetverantwortlicher und Finanzleitung durch die Rollen in Ihrem Haus. Übernimmt ein Shared Service Center Erfassung und Abgleich, während ein lokaler Controller kontiert, teilen Sie die Bahn der Kreditorenbuchhaltung in zwei, damit die Übergabe sichtbar wird.

2. Legen Sie die Schlüssel der Dublettenprüfung fest

   Entscheiden Sie, wann zwei Rechnungen dieselbe sind. Lieferantennummer plus Rechnungsnummer ist der Primärschlüssel; Bruttobetrag plus Rechnungsdatum fängt Lieferanten ab, die mit neuer Nummer erneut stellen. Schreiben Sie die Schlüssel in die Notiz am Schritt „Doppelte Rechnung?“, damit niemand raten muss.

3. Halten Sie Ihre Bestellpflicht schriftlich fest

   Legen Sie fest, für welche Ausgaben eine Bestellung zwingend ist und was passiert, wenn eine gefehlt hat. Sind Rechnungen ohne Bestellbezug oberhalb eines Betrags nicht zulässig, ergänzen Sie das als Ausgang an der Verzweigung „Bestellbezug auf der Rechnung?“, statt sie stillschweigend in die Kontierung laufen zu lassen.

4. Setzen Sie Toleranz und Wertgrenze als Zahlen ein

   Tragen Sie an den Entscheidungen „Abgleich innerhalb der Toleranz?“ und „Über der Wertgrenze?“ echte Werte ein, etwa eine Preistoleranz von 5 Prozent oder einen festen Betrag sowie ein Limit des Budgetverantwortlichen, oberhalb dessen die Finanzleitung gegenzeichnet. Unbestimmte Grenzen sind der häufigste Grund, warum ein dokumentierter Prozess ignoriert wird.

5. Entscheiden Sie, was mit liegengebliebenen Klärfällen passiert

   Die Vorlage beendet ungelöste Klärfälle bei „Rechnung an den Lieferanten zurücksenden“. Die meisten Teams wollen zusätzlich eine Fristenregel, etwa eine Erinnerung nach sieben und eine Eskalation nach vierzehn Tagen. Ergänzen Sie diese als terminierte Schritte oder als Notizen an der Klärschleife, damit Ausnahmen nicht unbegrenzt liegen bleiben.

6. Geben Sie das Diagramm in Umlauf und halten Sie die freigegebene Fassung

   Gehen Sie den Ablauf mit der Kreditorenbuchhaltung, einem Budgetverantwortlichen und der Finanzleitung durch, korrigieren Sie ihn auf das, was tatsächlich getan wird statt auf den Richtlinientext, und führen Sie die abgestimmte Fassung unter Versionskontrolle, damit spätere Änderungen nachvollziehbar sind und die aktuell freigegebene Darstellung eindeutig ist.

Häufig gestellte Fragen

Welche Schritte umfasst eine Rechnungsfreigabe?

Der typische Ablauf lautet: Rechnung vom Lieferanten erhalten, im System erfassen mit Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Umsatzsteuer und etwaigem Bestellbezug, auf Dubletten prüfen, entscheiden, ob es eine Rechnung mit oder ohne Bestellung ist, Rechnungen mit Bestellung gegen Bestellung und Wareneingangsbeleg abgleichen beziehungsweise Rechnungen ohne Bestellung dem Budgetverantwortlichen zur Kontierung auf Kostenstelle und Sachkonto vorlegen, nach Wert zur Freigabe steuern, die Freigabe des Budgetverantwortlichen einholen und oberhalb der Wertgrenze zusätzlich die Gegenzeichnung der Finanzleitung, die Rechnung im Hauptbuch buchen und in den nächsten Zahllauf einplanen. Ausnahmen zweigen in einen Klärfall beim Lieferanten ab und kehren nach der Korrektur in den Ablauf zurück.

Wie verhindert man Doppelzahlungen von Rechnungen?

Führen Sie die Dublettenprüfung vor jedem Abgleich und jeder Freigabe durch, also so früh wie möglich bei der Erfassung. Prüfen Sie primär auf Lieferantennummer plus Rechnungsnummer und ergänzen Sie eine zweite Prüfung auf Bruttobetrag plus Rechnungsdatum, um neu ausgestellte Rechnungen mit geänderter Nummer zu erwischen. Verdachtsfälle sollten gesperrt und zur Prüfung gekennzeichnet werden, statt still gelöscht zu werden, denn eine echte zweite Rechnung über denselben Betrag kommt vor, etwa bei wiederkehrenden monatlichen Belastungen. Dubletten rutschen am häufigsten durch, wenn dieselbe Rechnung über zwei Kanäle eingeht, etwa per E-Mail und über ein Lieferantenportal, die Prüfung muss deshalb hinter jedem Eingangskanal liegen.

Worin unterscheidet sich die Freigabe mit und ohne Bestellbezug?

Eine Rechnung mit Bestellbezug trägt die kaufmännische Vereinbarung bereits in sich, die Freigabe ist daher im Wesentlichen ein Abgleich: Die Rechnung wird gegen Bestellung und Wareneingangsbeleg geprüft, und liegen Preis und Menge in der Toleranz, ist die Ausgabe faktisch vorab genehmigt. Eine Rechnung ohne Bestellbezug hat keinen Referenzpunkt, deshalb muss ein Mensch bestätigen, dass die Ausgabe berechtigt ist, und Kostenstelle, Sachkonto und Steuerschlüssel zuordnen, bevor sie zur Freigabe gesteuert werden kann. Dieser zusätzliche Kontierungsschritt ist der Grund, warum Rechnungen ohne Bestellung länger brauchen, und warum viele Organisationen eine Wertgrenze setzen, oberhalb derer eine Bestellung zwingend ist.

Wer sollte eine Rechnung freigeben, und wie funktionieren Wertgrenzen?

Freigeben sollte der Budgetverantwortliche, dessen Kostenstelle die Belastung trägt, denn nur er kann bestätigen, dass Ware oder Leistung empfangen wurde und ihm zuzurechnen ist. Eine Wertgrenze ergänzt oberhalb eines festgelegten Betrags einen zweiten Freigebenden, meist die Finanzleitung oder das Controlling, sodass höhere Ausgaben ein Vier-Augen-Prinzip erhalten, ohne den Regelfall zu verzögern. Wertgrenzen sollten aus einer schriftlichen Unterschriftenregelung stammen und über die Routing-Regel angewendet werden statt von Fall zu Fall gewählt, und eine Ablehnung auf jeder Stufe sollte zurück in die Klärschleife beim Lieferanten führen, statt den Vorgang einfach anzuhalten.