发票审批流程图
发票审批泳道模板：发票录入、重复检查、与采购订单和收货单的三方匹配、记账编码、按金额审批、供应商问询、过账与付款批次。
运作方式
把泳道改成你们真实的角色
把供应商、应付账款、预算责任人和财务经理换成你们组织中的角色。如果录入和匹配由共享服务中心做，而记账编码由本地控制员做，就把应付账款泳道拆成两条，让这次交接看得见。
定义你们重复检查的键
确定两张发票在什么条件下算同一张。供应商编号加发票号是主键；总金额加发票日期能抓住那些换了新号重开的供应商。把这些键写进“是否重复发票？”步骤的备注里，省得谁去猜。
写明你们的采购订单政策
定下哪些支出必须有采购订单，以及本该有却没有时怎么办。如果超过一定金额的无订单发票不被允许，就把它作为“发票上是否引用了采购订单？”分支的一个出口加进去，而不是让它悄悄溜进编码环节。
设定容差和审批限额
在“匹配是否在容差之内？”和“是否超过审批限额？”这两个决策上填真实的数字，例如 5% 或某个固定金额的价格容差，以及预算责任人的限额、超过之后由财务经理会签。门槛含糊，是一张已经画好的流程图被忽视的最常见原因。
决定卡住的问询怎么办
模板把未解决的问询终止在“将发票退回供应商”。多数团队还会想要一条账龄规则，例如七天催办、十四天升级。把它们作为定时步骤，或者作为问询回路上的备注加进去，让异常不能无限期地躺着。
把图发出去讨论，并保留获批的版本
带着应付账款、一位预算责任人和财务经理把这张图走一遍，按他们真正在做的事去改，而不是按制度写的去改，然后把谈定的版本置于版本控制之下，使后续修改可追溯，当前获批的图也不会有歧义。
常见问题
发票审批流程包含哪些步骤？
典型的顺序是：从供应商处收到发票，把它连同供应商、发票号、日期、净额、税额和可能的采购订单引用一起录入应付账款系统，检查它不是重复发票，判定它属于有订单还是无订单发票，把有订单的发票与采购订单和收货单相匹配、或把无订单的发票送交预算责任人做成本中心和总账科目编码，按金额路由审批，取得预算责任人的批准以及超过门槛时财务经理的会签，把发票过账到总账，并排入下一个付款批次。异常会分岔到与供应商的问询，更正之后再回到流程中。
怎样防止同一张发票被付两次？
在花费任何匹配或审批工夫之前，也就是早在录入环节，就跑重复检查。以供应商编号加发票号作为主键匹配，并加上总金额加发票日期的辅助检查，以抓住换了新号重开的发票。疑似重复的发票应当被拦截并标记待复核，而不是被悄悄删除，因为同一金额的第二张真实发票确实会出现，例如按月固定收费的情形。重复最常在同一张发票经由两个渠道（例如邮件和供应商门户）到达时溜过去，所以这项检查必须位于每一条接收路径的下游。
有采购订单和无采购订单的发票，审批上有什么区别？
有采购订单的发票已经承载了商务约定，所以审批在很大程度上是一次匹配作业：把发票与采购订单和收货单比对，如果价格和数量落在容差之内，这笔支出实际上已经被事先批准过。无采购订单的发票没有参照点，所以必须由人来确认这笔支出成立，并在送去审批之前指定成本中心、总账科目和税码。多出来的这一步编码，正是无订单发票更慢的原因，也是许多组织设定一个金额门槛、超过就必须有采购订单的原因。
发票应当由谁审批，金额门槛是怎么起作用的？
成本中心承担这笔费用的预算责任人应当审批每一张发票，因为只有他们能确认货物或服务确实收到并且归属于自己。金额门槛在超过某个数额时加入第二位审批人，通常是财务经理或控制员，让较大额的支出多一双眼睛，同时不给日常发票增加延迟。门槛应当来自成文的授权审批矩阵，并由路由规则来执行，而不是逐笔临时决定；而在任何一级的否决，都应当回到与供应商的问询回路，而不是就此停住。