请购与审批流程图
请购流程图：规格说明与科目填写、预算检查、直属经理与门槛以上审批、采购复核，以及一条定义清楚的紧急快速通道。
运作方式
写上你们真实存在的角色
把五条泳道改成你们自己的职能。在较小的组织里，直属经理和预算责任人是同一个人——那就把这两条泳道合并，而不是画出一个人一次给出的两道审批。按决策者划分泳道，而不是按具体某个人，这样有人换岗时这张图仍然成立。
填入你们的金额门槛和第二审批人
把通用的“金额是否超过审批权限？”换成你们授权审批表上的数字，并写明币种。写清每个区间的第二审批人是谁。只有在确实存在第三档时才增加，并留意那些被拆分到刚好低于限额的请购单。
决定预算检查测什么、在什么时候测
如果你们的系统在提交时就会拦下请购单，就把这道检查前移；如果财务是在事后校验，就把它留在审批关口之前。同时记录它除了已入账的实际发生额之外，是否也核查已承诺支出（未结请购单与未结采购订单）——这两种口径给出的答案并不一样。
写下“规格填写正确”到底指什么
把采购的复核变成一份成文的检查清单：数量与计量单位、需求日期、随附的规格说明或报价、合同供应商或目录商品，以及正确的总账科目。没有这份清单，退回澄清的回路就只能靠个人判断，申请人无从预期。
在发布快速通道之前先给它划定边界
定义谁可以启用紧急请购、设一个金额上限、要求与其他请购单一样填好成本中心和总账科目，并确定何时复核这些快速通道的理由。一条没有边界的快速通道，一个季度之内就会变成默认路径。
把图发出去，并只保留一个现行版本
把这张图发给采购、财务和图中列出的每一位审批人，把他们的确认直接记录在图上，这样就留下了谁认可了哪一版的凭证；再从你们的采购政策链接到现行版本，而不是把一张截图贴进培训材料。
常见问题
请购单与采购订单有什么区别？
请购单是一份内部的采购请求。它带有规格说明、成本中心和总账科目，被送去做预算和管理层审批，且不对供应商产生任何义务。采购订单是请购获批之后开立的对外承诺，它确定物品、数量、价格和交付条款。本图中的一切都发生在采购订单出现之前；最后一步才是采购依据已获批准的请购单开立采购订单。
谁应该审批一份请购单？
两个角色，有时由同一个人担任。直属经理确认这项需求真实且合理；预算责任人掌管这笔钱，确认成本中心承担得起。超过取自授权审批表的某个金额之后，还要由第二审批人签字。采购会复核请购单，但不审批这笔支出——这就把提出采购规格的人与承诺动用资金的人分开了。
一份请购单应该包含什么？
足以让别人不用再问你任何问题就能把东西买下来：一段描述或规格说明、数量与计量单位、需求日期、预估金额与币种、成本中心与总账科目、任何合同供应商或优先供应商、已有报价时附上报价或链接，以及一段简短的业务理由。科目没填和规格含糊，是把请购单退回来的两大原因——所以本模板把这两件事都放在第一道审批关口之前。
紧急请购和应急采购应该怎么处理？
用一条被定义出来的路径，而不是临场发挥。在本图中，标记为紧急的请购会走到“紧急需求是否有正当理由？”这道检查，没有通过的退回常规序列。真正的紧急情况可以由预算责任人单人授权，但仍然要记录快速通道的理由，并且仍然走到同一个开立采购订单的步骤。给快速通道能承载的金额设上限，并定期复核这些理由——否则例外会悄悄变成流程本身。